Організація будь-якого заходу дозволяє відволіктися від рутинної роботи і познайомитися з новими цікавими людьми, а працівник, який знає життя колективу, здатний організувати дозвілля своїх колег набагато цікавіше, ніж співробітники агентства.
Якщо ваш колектив налічує від 80 до 1000 чоловік, то цей матеріал для вас. Ми розповімо про те, як зробити корпоративне новорічний захід дійсно веселим і незабутнім.
Перш за все, треба пам'ятати, що будь-який захід в рамках роботи - це процедура, за допомогою якої можна познайомитися, поспілкуватися, разом відпочити і, можливо, вирішити будь-які питання.
При самостійної організації святкового вечора ви зможете заощадити до 20% від всієї витраченої суми за захід, не включивши в програму виступу артистів (особливо дорогих), вибравши легке меню, відмовившись від елітних спиртних напоїв, залишивши тільки найосновніше: ведучого, діджея, їжу і алкоголь.
1. Визначаємося з часом і місцем проведення
Необхідно, щоб в місці проведення були; гардероб, столи, стільці (важко весь вечір проводити на ногах), місця для відпочинку (диванна зона), великий танцпол, сцена, парковка (хоча б для службових машин керівництва), апаратура, необхідна діджею, світломузика, мікрофон, місце для куріння. Звичайно ж, майданчик повинен сподобатися вам.
Підберіть два-три варіанти і обов'язково разом з керуючим менеджером огляньте майданчик заздалегідь. На фото завжди все дуже красиво, на ділі ж може бути інакше.
Вибирайте диско-клуби / ресторани, готові закритися для вашої вечірки. Так ви заощадите на апаратурі, світломузики, отримаєте майданчик для танців, сцену, а якщо це Новий рік або інше свято, то і на прикрасу залу витрачатися не доведеться.
У клубів може бути своя родзинка: караоке, більярдна зона або навіть каток. Сміливо задійте їх в своєму заході, особливо якщо вони входять у вартість при оренді всього клубу (якщо немає, завжди можна домовитися або про включення їх до вартості, або про вигідні умови оплати).
Оренда клубу може коштувати до 300 000 руб. плюс оплата за напої та закуски.
Іноді дешевше привезти свій алкоголь або, якщо це піца-вечірка, замовити піцу в іншому місці. Обговоріть це питання з менеджером клубу, відповідальним за ваш захід.
Шукайте, як то кажуть, консенсус, спілкуйтеся, домовляйтеся, щоб і клуб не образити, і себе порадувати.
Орендна плата за приміщення ресторану, як правило, не береться, але є мінімальний бюджет (близько 400 000-500 000 руб.), На який ви повинні будете «набрати» страв / закусок і щось з бару.
Якщо колектив понад 250 чоловік, можна зупинити свій вибір на конференц-залі в готелі (місткість до 1000 чоловік). На ваше прохання відповідальний менеджер покаже варіанти розміщення столів і стільців, розповість про можливості установки сцени, прикраси залу.
Краще організувати розсадження за столами як для банкету.
Якщо ресторан знаходиться далеко від офісу і від метро, можна організувати трансфер до місця проведення свята, замовивши в транспортній службі один або кілька автобусів. Час виїзду автобуса необхідно буде відобразити в запрошенні.
2. Укладаємо договір
Місце вибрано? Тоді укладаємо договір. З цим вам допоможуть юристи та бухгалтерія. Дізнайтеся, які необхідно надати документи, щоб потім повністю відзвітувати за витрачені кошти.
Будь-який договір повинен бути завізований юридичною службою і пройти всі необхідні етапи погодження перед підписанням у керівництва.
У додатках договору можна знайти: меню, план розсадження за столами, схеми залу, проїзду, паркування, кількість виділених паркувальних місць, підсумковий рахунок, акт про проведену оплату та виконані роботи / умовах, а також інші документи, необхідні для звіту.
І.Р. Ярцева, помічник керівника