Вільне поле означає, що воно не пов'язане ні з одним полем. У вільний поле можна вводити поле таблиці БД або Вираз. Мітка використовується для введення імені поля. При введенні у вільний поле "Вирази", яке обчислює необхідне значення, воно стає обчислюваним. В обчислюваних полях можна використовувати функції, наприклад функцію дата або час, а можна ввести вираз, що використовує в якості вхідних даних значення полів таблиці БД Access. На форму можна також вставити автономну текстову мітку, тобто мітку не пов'язану з текстовим полем, для цього треба використовувати кнопку "Aa" (Напис) на панелі інструментів.
Розглянемо створення обчислюваного поля в формі Студенти на прикладі бази даних Training_students_VP. Постановка завдання: в формі БД Access Студенти_конструктор створити одне поле, в якому повинна виводитися поточна дата, і інше поле, яке об'єднує прізвище, ім'я та по батькові студента. Для вирішення цього завдання відкриємо форму Студенти_конструктор в режимі конструктора (рис. 1).
Для створення обчислюваного поля в формі БД Access, що відображає поточні дату, необхідно виконати наступні операції:
- змінити довжину мітки і текстового поля так, щоб в них помістилося вміст;
- відформатувати обчислюване поле (при необхідності), для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на обчислюване поле і в контекстному меню вибрати команду Властивості, відкриється діалогове вікно "Поле". Форматування здійснюється у вікні "Поле" на вкладці "Все" в рядку "Формат поля" (рис. 3);
Для створення ще одного обчислюваного поля в формі БД Access, що відображає вираз, що використовує в якості вхідних даних значення полів таблиці (Прізвище, Ім'я, По батькові), треба виконати наступні дії:
- додати вільне поле на форму (рисунок 5);
- змінити назву мітки текстового поля на ПІБ;
- викликати будівник виразів, для цього клацнути на панелі інструментів на піктограмі "Будівник", відкриється вікно Будівник, в якому треба виділити "вираз" (рисунок 6) і клацнути ОК;
- відкриється вікно "Будівник виразів", в якому треба ввести = [Прізвище] "" [Ім'я] "" [батькові] (Малюнок 7), потім виділити формулу і зберегти її в буфері обміну, натиснувши клавіші Ctrl + C;
- закрити вікно "Будівник виразів", встановити курсор в поле "Вільний" і вставити формулу, натиснувши клавіші Ctrl + V (малюнок 8);
- видалити раніше створені поля і мітки Прізвище, Ім'я, По батькові;
- змінити довжину мітки ПІБ і пов'язану з нею довжину текстового поля так, щоб в них помістилося вміст;