Ні для кого не секрет, що саме склад є одним з найбільш проблемних процесів в ланцюжку поставок. Втрата товару, помилкова відправка вантажу, недолік - все це і навіть більше може звалитися на голови керівництва. Щоб уникнути таких курйозів проводиться інвентаризація. Але чи завжди вона працює? Наскільки ефективно? І якщо, все ж, неефективно, то як оптимізувати цей процес? Які ж чинники впливають на якість інвентаризації? Експерт з побудови та оптимізації процесів складської логістики «BGS Solutions» Ірина Настаченко дає вичерпні відповіді на ці та інші питання.
Річна інвентаризація - це процес, коли фізичні залишки на складі зустрічаються з даними в системі обліку і, в ідеалі, збігаються на 100%. Міф чи реальність? В першу чергу важлива специфіка складу, так як навіть подібний момент впливає на збіг річної інвентаризації.
Всі процеси на складі повинні бути прозоро фіксовані в СОП, особливо, учасники процесу. Потрібно розуміти, що для досягнення якісної інвентаризації важливий кожен з представників вищих чинників. «Правильна побудова всіх процесів на складі - головне,» - говорить Ірина Настаченко.
Буває, що до інвентаризації починають готуватися за 1-2 місяці або навіть пізніше (маються на увазі склади до 1000 місць). Це відбувається так, що складу доручають перерахувати весь товар, а це вимагає додаткової роботи на вихідних і найму нових співробітників, яких потрібно навчати. Але найчастіше в кінці року не буває адекватного результату. Звичайно ж відповідність з результатами буває, але тільки якщо проводити інвентаризацію протягом року, а не в останній місяць.
Щоб отримати 100% збіг досить в кожен робочий день складу включити 3 завдання:
- звірку залишків системи складу і клієнтів;
- циклічну інвентаризацію;
- зону відбору.
Також можна при наявності сучасних засобів інвентаризації та регламенту провести контрольну інвентаризацію.
Тепер, грунтовніше розглянемо перераховані вище завдання:
Звірка залишків. Найкраще проводити звірку залишків з WMS-системою кожен день. Ця вправа допоможе вивести помилки минулого дня, стимулювати своєчасне і якісне введення даних в систему WMS. Відповідно, заявки на склад формуються якісно, що впливає на збільшення збору замовлень, мінімізує час збирання залишків при річній інвентаризації.
Ірина Настаченко радить робити звірку залишків за допомогою автоматичного обміну даними або системи.
Циклічна інвентаризація має на увазі, що в перебігу невеликого часу, по порівняння з роком, склад необхідно повністю перераховувати, поділивши цю задачу на етапи.
У підсумку, циклічна інвентаризація вплине на:
- якість збірки товарів;
- якісне розміщення;
- виявлення помилок і їх виправлення;
- знаходження і встановлення причин цих помилок.
«Для того, хто не практикує щоденну циклічну інвентаризацію, може здатися, що на це йде дуже багато часу. Але в результаті склад буде витрачати на це все менше зусиль і часу через стабільного поліпшення стану Вашого складу, »- стверджує Ірина Настаченко.
Інвентаризацію зони відбору варто проводити щодня, після закінчення складання замовивши, але до підтвердження відвантаження (якщо існує подібний регламент).
Це не представляє складності, якщо в системі звіту WMS передбачена функція, яка за номерами і списку замовлень формує інвентаризаційні завдання для складу і місць, з яких був проведений відбір. Тобто, поки люди упаковують замовлення, інші перевіряють місця, з яких був зібраний товар. В такому випадку, шансів на те, що помилковий товар не буде відвантажено, дуже багато. Таке завдання може формуватися за допомогою декількох кліків в WMS. Час на фізичний прорахунок зони відбору не є проблемою, а лише додає точність в процес інвентаризації!
Інструменти системи обліку WMS:
Проблема впровадження СОП в WMS
Що відбувається, коли бізнес-процес потрібно відобразити за допомогою WMS? Найчастіше необізнані співробітники компаній намагаються сформувати завдання, не маючи повного уявлення про можливості системи. Ті, хто не залучений в бізнес-процеси, не здатні повністю відобразити ці процеси в системі. Для цього з боку замовника виділяється співробітник, який верифікує систему на предмет відповідності стандартним операційним процедурам. Але проблема полягає в тому, що різні сторони можуть представляти процеси і цілі впровадження по-різному.
Для цього BGS Solutions пропонує нову послугу - консультацію по систематизації бізнес-процесів. Таким чином ви зможете мінімізувати відволікання ваших співробітників від їх основних обов'язків, а спеціальний консультант буде залучений як в бізнес-процеси, так і в процес розробки технічного завдання по максимуму.
- Система буде близько наближена до ваших СОП, мінімізує доопрацювання і зміни на етапі впровадження і запуску системи.
- Під час формулювання СОП будуть виявлені недоліки існуючих процесів та виправлені до написання технічного завдання.
Ірина додає, що звичайному співробітнику на перевірку СОП потрібно 12 годин, a консультанту - 5 годин. Таким чином, можна помітити, що автоматизоване рішення проблем інвентаризації, а також своєчасне і регулярне її проведення - запорука успішності Вашого складу.
ТЕКСТ: Олена Лук'янченко