Головна | Про нас | Зворотній зв'язок
1.1. Копії документів, що приймаються на зберігання, повинні бути контрастно віддруковані і мати рівний фон без різнобарвності, що утрудняє читання документа. На копіях повинні бути відтворені (без пропусків) всі наявні на оригіналі, дублікаті або оригіналі лінії, літери, цифри тощо
При прийманні копій перевіряють наявність всіх аркушів і комплектність документації відповідно до супровідних документів.
1.2. На підприємстві можуть зберігати такі копії конструкторських і технологічних документів:
1.3. Архівні копії відображають стан конструкції або технології вироби в періоди затвердження їх замовником, передачі оригіналів підприємствам-виробникам, припинення виробництва даної конструкції і т.п.
У архівні копії зміни не вносять і абонентам не видають, їх зберігають окремо від інших копій.
На видному місці папки (альбому) і на лицьовій стороні кожної архівної копії ставлять штамп ²АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР ". Нижче штампа вказують причину і дату прийняття на зберігання архівної копії. Допускається зберігання архівних копій у вигляді мікрофільмів.
1.4. Контрольні копії служать для довідок або звірки документації, зберігають їх окремо від інших копій і абонентам не видають.
На лицьовій стороні кожного аркуша контрольних копій на видному місці ставлять штамп ²КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР "(за винятком контрольних копій друкарських видань і зброшурованих текстових документів, на яких штамп ставлять тільки на обкладинці і на титульному або першому аркуші).
1.5. На лицьовій стороні кожного аркуша копій документів, виділених Державній приймання для контролю виробництва і приймання виробів, на видному місці ставлять штамп ²ЕКЗЕМПЛЯР держриймання ".
1.6. Облік видачі (надсилання) і повернення копій внутрішнім і зовнішнім абонентам виробляють за картками обліку документів форми 2, 2а згідно з додатком 3.
Видачу і облік повернення копій внутрішнім абонентам можуть виробляти по абонентським картками форми 3, 3а згідно з додатком 3.
1.7. Копії документів зберігають як розсипом (полистно), так і вкладеними в папки або, при необхідності, зброшурованими в альбоми.
При зберіганні розсипом (полистно) копії складають на формат А4. Копії, що поміщаються в альбоми і папки, складають на формати А4 або A3 згідно з додатком 1.
1.8. Копії конструкторських документів на виріб укладають в папки (альбоми) в межах виробу або в межах раціонально обраних складових частин вироби.
1.9. Копії конструкторських документів на вироби укладають в папки (альбоми) в наступній послідовності:
1) специфікація вироби;
2) документи основного комплекту вироби (в порядку запису їх в специфікації);
3) специфікації складових частин вироби і документи основного комплекту складових частин вироби (впорядке зростання позначень). Документи основного комплекту складових частин вироби поміщають після специфікації в порядку їх запису в специфікації;
4) креслення деталей, записані в специфікації основного вироби, і всіх його складових частин (в порядку зростання позначень).
Якщо на деталь (крім креслення) випущені інші документи, то їх поміщають після креслення деталей (в порядку запису їх в специфікації).
1.10. Комплект копій технологічних документів укладають в папки або брошурують в альбоми, при цьому в одну папку (альбом) поміщають всі технологічні документи, розроблені на один виріб або кілька виробів, або раціонально обрану складову частину виробу.
При необхідності, в одну папку (альбом) допускається розміщувати технологічні документи по окремим методам обробки і складання виробу.
1.11. В одну папку (альбом) вкладають лише 200 аркушів документів, приведених до формату А4.
1.12. При великій кількості документів їх поділяють на частини і укладають в декілька папок (альбомів). На етикетках папок (альбомів) або на їх обкладинках вказують номер цієї частини, загальна кількість частин і номер примірника папки (альбому).
1.13. Допускається в одній папці (альбомі) передбачати опис, в якій перераховують, в послідовності їх розташування, все що знаходяться в ній документи.
1.14. Для поточної роботи підрозділу, видало оригінали документів або ведучому спостереження за виготовленням вироби у виробництві, виділяють екземпляр копій відповідних документів. На лицьовій стороні кожного аркуша копій (при зберіганні їх розсипом) або на видному місці папки (альбому) ставлять штамп ²ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА "або ²ЕКЗЕМПЛЯР технологій".
1.15. На копіях документів, про зміни яких після висилки абонентів не сповіщають, ставлять штамп ²ОБ ЗМІНУ не повідомляється ".
1.16. У запитах про висилку документації від інших підприємств вказують, чи потрібно брати на облік запитувану документацію для висилки в подальшому повідомлень про зміни чи ні.
1.17. Копії документів, вилучені з обігу внаслідок припинення виробництва виробів, а також копії документів, анульованих або замінених в зв'язку з внесенням змін, знищують після складання акту про знищення або опису копій.
2. ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА
2.1. Копії документів, що надійшли від інших підприємств, зберігають покладеними в папки або переплетеними в альбоми окремо по кожному підприємству, яким вони були видані або окремо по кожному виробу.
Допускається копії зберігати розсипом (полистно) складеними на формат А4 або A3.
2.2. В одній папці (альбомі) повинен бути опис, в якій перераховують, в послідовності їх розташування, все що знаходяться в ній документи.
2.3. Копії реєструють в окремій інвентарній книзі. На кожну регистрируемую копію (або комплект копії) наносять штамп із зазначенням інвентарного номера, номера примірника (при наявності декількох екземплярів) і дати реєстрації.
Зазначений штамп в папках (альбомах) ставлять на видному місці опису, а також на етикетці або в лівому верхньому кутку обкладинки.
На копіях, що зберігаються розсипом (полистно), штамп ставлять в лівому верхньому кутку кожного аркуша документа формату А4 або листа документа, складеного на формат А4.
2.4. Копії враховують в картках обліку за формами 2, 2а, 2б, 2в згідно з додатком 3.
2.5. Копії інших підприємств зберігають в порядку зростання позначень по кожному коду підприємства.
2.6. У разі припинення вживаності облікованих копій на даному підприємстві держателя оригіналів доводять до відома для зняття їх з обліку.