Підприємці та фірми, що реалізують продукцію або надають послуги, зобов'язані проводити готівкові та безготівкові платежі через касу. Законодавством визначено перелік ситуацій, коли касу можна не використовувати. Один з пунктів цього переліку - надання послуг громадянам. Підприємці та фірми можуть при цьому заповнювати бланки суворої звітності.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Деякі з цих документів мають затверджені форми, в інших випадках установа може скласти свою форму з внесенням обов'язкових реквізитів. Це не є єдиною вимогою. Бланк повинен бути виготовлений в друкарні на апараті, який робить безперервну нумерацію.
Фірми та підприємці повинні вести облік типових або самостійно розроблених форм. Для цих цілей зводиться спеціальна облікова книга.
Навіщо потрібна книга обліку?
Призначення облікової книги зрозуміло з назви: вона необхідна для реєстрації «суворих» бланків. Нормативно-правовими актами не встановлена певна форма книги. Деякі фірми закуповують готові екземпляри, видрукувані в друкарні, але їх не завжди можна знайти в продажу. Облік можна вести в будь-який «амбарний книзі» і навіть у звичайній шкільній зошиті.
Облікова книга дозволяє зареєструвати надходження і витрачання бланків, що підлягають обов'язковій звітності.
У лівій частині відображається прибуття бланків, які замовляються в друкарні, обов'язково вказуються їх номери. У правій частині відображається видача бланків.
Бланки можуть бути списані не тільки з огляду на їх використання, але також і внаслідок псування. В останньому випадку вноситься відповідна позначка. Допускається списування невикористаних бланків, які з яких-небудь причин не будуть більше застосовуватися.
Перевірка книги БСО контролюючою організацією дає можливість з'ясувати цілі використання кожного врахованого бланка.
Книга обліку бланків суворої звітності за формою 0504045 - приклад заповнення:
Дізнатися в якому порядку ведеться журнал наказів по основній діяльності підприємства і завантажити його зразок, ви можете в цій статті.
Хто веде книгу обліку БСО?
Порядок ведення і оформлення книги встановлюється місцевим нормативно-правовим актом фірми. У документі прописується ПІБ особи, відповідальної за приймання, належне зберігання, реєстрацію та видачу бланків. З таким співробітником підписується договір про матеріальну відповідальність.
Даний співробітник вносить до книги обліку записи в міру потреби, а саме - по мірі прибуття і витрачання бланків. Терміни зберігання журналу ні в яких нормативно-правових актах не відображені. Проте, термін зберігання корінців, зіпсованих і списаних бланків складає п'ять років, отже, книгу потрібно тримати як мінімум стільки ж, скільки і останні форми, відомості про яких в неї внесені.
Наказ про реєстрацію та витрачання бланків може встановлювати термін зберігання книги протягом п'яти років з моменту внесення останньої позначки. Після закінчення даного періоду книга разом з усіма корінцями і списаними формами повинна бути знищена.
Потрібно також враховувати, що книги не можна знищувати, якщо ще не закінчився місяць з моменту останньої інвентаризації.
Правила ведення книги обліку бланків суворої звітності
Додаткову інформацію про облікову книзі можна знайти в ряді нормативно-правових актів:
У цих джерелах міститься досить мало інформації. У законодавстві зроблений упор на правила оформлення, а також в загальних рисах зазначено, що саме повинен містити документ. Чітких рекомендацій стосовно форми для ведення книги господарюючими суб'єктами немає.
Слід також зазначити, що деякі фірми використовують таке найменування, як «журнал обліку БСО», що цілком допускається. Однак в законодавстві мова йде саме про книгу, форму якої організація може скласти сама.
Важливо дотримуватися таких умов, які вимагає законодавство:
- Прошивка, скріплення печаткою та розписами керівника і головбуха (якщо такий числиться в штаті);
- Нумерація сторінок.
Книгу обліку можна вести в будь-який зошити або журналі, які вже є в фірмі. В такому випадку в зошиті доведеться робити колонки, також потрібно буде витратити час на прошивку і проставлення номерів.
Якщо цього робити не хочеться, можна замовити журнал в друкарні. При цьому слід завчасно озвучити потрібні колонки і графи, а також розміри і формат, з огляду на потреби фірми.
При самостійній розробці форми журналу можна орієнтуватися на бланк 0504045. затверджений для бюджетних установ Наказом Міністерства фінансів №173н.
Багато організацій використовують саме таку форму як основу, після чого вносять в неї свої корективи: додають додаткові графи або видаляють зайві. Деякі фірми взагалі нічого не змінюють у формі і використовують її в початковому вигляді.
Облікову книгу заводять безпосередньо перед її отриманням і ведуть, поки не закінчаться пошиті і пронумеровані сторінки. Оновлення книги не потрібно.
Точні терміни зберігання не визначені, але Положення №359 встановлює, що період зберігання дублікатів і корінців становить п'ять років. тому і мінімальний термін зберігання журналу з дати внесення останньої позначки також становить п'ять років.
Зразок заповнення книги обліку бланків суворої звітності
У журналі відображаються всі відомості, що стосуються «суворої» документації:
- отримання;
- надання;
- повернення;
- списування;
- Висновок залишилися документів.
Приклад заповнення книги обліку БСО:
Поетапне заповнення книги обліку бланків суворої звітності
Основні етапи заповнення:
Спочатку необхідно вказати дані, що відображають надходження. В обліковій книзі прописується кількість, видане матеріально відповідального співробітника.
Порада: Зіпсовані або невірно заповнені форми закреслюються і вкладаються в журнал в день, коли вони заповнювалися, але додаткові записи стосовно повернення робити не треба. Проте, позначку про анулювання можна і зробити, це не буде вважатися помилкою. Якщо сталася псування документів, потрібен повний комплект (т. Е. Дві копії: оригінал і дублікат, або оригінал з корінцем).
Що стосується приходу незадіяних документів, то при видачі бланків підзвітним особам потрібно витребувати у них звітність про використання з певною періодичністю. Якщо спеціально обладнане місце в офісі одне, повернення здійснюється після закінчення робочого дня. Після повернення незадіяних документів відображається їх прихід.
Порада: Як показує практика, повернення незадіяних бланків від матеріально зобов'язаного особи варто вимагати, тільки якщо найближчим часом даний працівник не буде працювати з ними (наприклад, якщо направляється у відрядження або йде у відпустку).
В інших випадках доцільно видавати наступну партію бланків з урахуванням незадіяних примірників. але тільки якщо є обладнане відповідним чином місце для зберігання (наприклад, якщо є кілька точок обслуговування або філій, а також, якщо офіс оснащений сейфами, і у підзвітних осіб до них є доступ).
Чому книга обліку потрібна не всім?
Книга обліку необхідна для контролю над використанням «суворої» документації, отриманої платником податку у інших осіб. Законодавством передбачена можливість використання таких паперів не за призначенням, тобто. Е. З метою приховування доходів. Господарюючий суб'єкт враховує кожен окремо взятий задіяний або незадіяний бланк, і таким чином відображаються всі відомості.
Слід звернути увагу на те, що пунктом 13 Положення №359 передбачено обов'язкове ведення облікової книги тільки для документів, виготовлених у друкарні. Якщо в фірмі використовується автоматизована система (наприклад, Blanksomat), відомості про застосування «суворої» документації фіксуються самою системою.
Довіреність на отримання трудової книжки при звільненні: в яких випадках потрібно і як скласти відповідно до вимог закону - дізнайтеся тут.
Відображати при цьому інформацію в будь-яких журналах, що представляють собою паперові носії, не потрібно. Завжди можна вивести необхідні відомості і скласти звітність, оскільки в системі зафіксований електронний журнал, який заповнюється автоматично.
Використання автоматизованої системи ведення бланків передбачено законодавством і позначено в Положенні №359. Всі вимоги стосовно даного ресурсу перераховані в пунктах 11 і 12.
Щоб не виникало ніяких сумнівів стосовно ведення журналу обліку бланків суворої звітності, при його заповненні потрібно звернути увагу на наступне:
- правильність оформлення;
- заповнення від руки;
- внесення будь-яких відомостей, що стосуються використання бланків (від оприбуткування до їх вибуття);
- обов'язкове виведення залишилися бланків з кожного конкретного виду.
Якщо всі перераховані вимоги дотримані, отже, при заповненні проблем виникнути не повинно. При цьому потрібно не забувати, що обліковий процес завжди можна автоматизувати. Це не тільки істотно скоротить документообіг, але вивільнить додатковий робочий час у співробітників.