Оскільки музейним фондам необхідна як фізична, так і юридична збереження, то одним з найбільш важливих напрямків діяльності музею є облік музейних цінностей.
Оскільки музейним фондам необхідна як фізична, так і юридична збереження, то одним з найбільш важливих напрямків діяльності музею є облік музейних цінностей.
Функції облікової документації та вимоги до її відання
Юридична збереження фонду музею забезпечується за допомогою ведення облікової документації, яка має величезне значення в вивченні та експлуатації музейних предметів. Основними функціями облікових документів є встановлення і реєстрація експонатів, які зібрані в музеї і є загальнонародним надбанням.
Документація, яка використовується для обліку музейних зібрань, відноситься до розряду документації суворої звітності. В обов'язковому порядку її ведуть на паперовому носії. Наприклад, такі документи, як акти прийому і видачі видаються в друкованому вигляді, а книги надходжень і інвентаризації заповнюються «від руки». Обов'язковою вимогою є і те, що всі ці документи повинні подаватися в оригіналі. І хоча всі документи можна дублювати на електронних носіях, юридичної значимості вони не мають.
Які документи використовуються для державного обліку фондів музеїв
Основними документами, за допомогою яких забезпечується облік і зберігання музейних цінностей, є:
- акт прийому;
- акт видачі;
- книга надходження;
- інвентарна книга.
Заповнення даних документів проводиться відповідно до Інструкції з обліку та зберігання музейних цінностей, що знаходяться в державних музеях СРСР 1985 року. З того часу і до сьогоднішнього будь-яких змін або доповнень щодо облікової документації не вносилося. Тому кожен окремий музей має право займатися самостійною розробкою внутрішньої інструкції, що накопичується на основі інструкції з обліку та зберігання музейних цінностей.
У кожному музеї є відділ обліку, який веде облік експонатів і займається складанням всієї необхідної документації. Контроль за веденням обліку забезпечує завідувач даним сектором і головний хранитель музею.
Про ведення облікових документів
Первинними юридичними документами обліку є акти прийому і видачі музейних експонатів. Які б дії не проводилися з предметами, розміщеними в музеї, вони обов'язково фіксуються в актах.
Акти прийому і видачі складаються в наступних випадках:
- при передачі цінностей на реставрацію;
- при передачі від одного зберігача до іншого;
- при передачі зберігачу музею від куратора виставки;
- при передачі на виставки в інші музеї;
- при передачі на експертизу і так далі.
Не менш важливими документами, за допомогою яких забезпечується облік і зберігання музейних цінностей, вважаються книги надходжень і інвентарні книги. Наприклад, що потрапили в музей експонати реєструються в книзі надходжень під певним реєстраційним номером, тут же ведеться їх короткий опис. Завдяки таким записам, в разі втрати або пропажі даний предмет можна буде розшукати або впізнати.
Цінності, що надійшли на зберігання в будь-якої музей, активуються і розглядаються фондово-закупівельної комісією, після чого вносяться в книгу надходжень. Першою сходинкою обліку музейних цінностей є їх фіксація в даному документі. Крім того, що в книгу заноситься назва предмета, сюди ж записується і його короткий опис. На кожному надійшов експонаті проставляється номер книги надходжень, який також вказується і в акті прийому.
Такий документ, як інвентарна книга заповнюють під час проведення інвентаризації, яка є основною формою вивчення, опису та наукового визначення музейних цінностей. Будь-який предмет, що надійшов в постійне користування музею, в обов'язковому порядку підлягає інвентаризації.
Як відомо, до складу основного фонду входять кілька інших фондів, наприклад, фонд «Письмові джерела», «Живопис» і так далі. Тому з самого початку музейні предмети розподіляють по фондам, а потім вже записують в інвентарну книгу, що має певний шифр.
Перш ніж занести дані в інвентарну книгу, співробітники закладу займаються вивченням і описом надійшов предмета, після цього «естафета» передається зберігачу певного фонду, який також досліджує, вивчає і описує даний експонат
Читайте безкоштовно в системі Культура:
- На цифрах: як розрахувати премію працівнику культури
- Як проінструктувати новачка з цивільної оборони
- Як працювати з персональними даними в Інтернеті
- Чи вправі співробітник вибрати час початку і закінчення робочого дня
- Що написати в техзавданні на проведення Спецоцінка
- Які заходи допоможуть захистити від терактів установа культури
Прейскурант цін на платні послуги
скачати / подивитися >>
Як правильно складати і заповнювати облікову документацію
Якщо говорити про складання таких документів, як акти прийому і видачі музейних цінностей, то варто зауважити, що складаються вони з допомогою комп'ютерного пристрою відповідно до визначеного шаблоном.
Головними відомостями, які мають місце в даному документі, є:
- дата;
- від кого або кому передається предмет;
- за чиїм розпорядженням виконується дана дія;
- для якої мети і на який термін прийнятий або переданий предмет.
Також в акті зазначаються прийняті або видані предмети, їх розмір, матеріал, техніка, збереження предмета, монтування (в рамі або під склом) і дається короткий опис. Якщо музейний експонат вже був оцінений, то в акті означається його ціна.
Дані документи в обов'язковому порядку повинні затверджуватися директором музею або особою, яка виконує обов'язки директора (в разі його відсутності). Після того як акт буде підписаний і затверджений, на ньому ставиться печатка музею.
Варто пам'ятати, що акти прийому і видачі повинні складатися в декількох примірниках, один з яких передається головному зберігачу, другий передається до відділу видачі або прийому і останній акт знаходиться у того, хто здав або прийняв предмет. Всі видані акти реєструються в спеціальних книгах реєстрації актів.
Стовідсотковий облік музейних цінностей не може проводитися без ведення таких облікових документів, як книга надходжень і інвентарна книга, які ще до заповнення підлягають нумерації, прошнуровані, підписання представником музею і запевненням печаткою вищестоящої організації. Нерозбірливі записи, помарки, підчистки і виправлення записів ні в якому разі не повинні бути присутніми в даних документах.
Якщо все ж виникає необхідність виправити якийсь запис, то всі зміни виробляються червоною ручкою, а запис про виправлення записується на тій же сторінці і завіряється підписом директора і головного хранителя, завідувача відділом обліку, матеріально відповідальною особою, а також скріплюється печаткою музею.
Відповідальність за ведення документації несе завідувач відділом обліку. Також деяка частка відповідальності покладається і на інших співробітників музею, що встановлено посадовими інструкціями та іншими документами. Облік і зберігання музейних цінностей - справа дуже важливе. Тому до вирішення цього питання потрібно підходити з усією серйозністю.
Читайте в найближчих номерах журналу «Довідник керівника установи культури»
