І Н С Т Р У К Ц І Я
Оформлення акта на вибуття видань з бібліотечного фонду.
Вибуття видань з бібліотечного фонду оформляється актами в установленому існуючими інструкціями порядку.
Акт складається в 3-х примірниках. Перший примірник акта разом зі списком підлягає зберіганню в ОК і Про центральної бібліотеки, другий примірник акта разом з квитанцією за прийом макулатури передається під розписку до бухгалтерії, третій примірник акта зі списком залишається в бібліотеці.
У кожному акті фіксуються відомості про документи, що виключаються з однієї причини: ветхість (фізичний знос), дефектність, застарілість за змістом, втрата (із зазначенням конкретних обставин втрати: пропажа з фондів відкритого доступу, втрата читачами, в результаті стихійного лиха, з невстановлених причин (недостача)).
До акта додається список документів, що підлягають виключенню.
Акти на списання видань, втрачених в результаті втрати, псування, розкрадання, стихійного лиха, при відкритому доступі до фонду затверджуються на підставі відповідних документів, що підтверджують втрату (протокол, акт і т.п.).
Документи, прийняті від користувачів замість загублених, фіксуються в зошиті обліку книг, прийнятих від користувачів замість загублених ». На підставі зроблених в ній записів складаються акти на надходження і вибуття.
Відомості про вибулих з діючих фондів бібліотеки документах реєструються у відповідних графах другої частини «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду». Інформація про вибулих документах відбивається в усіх облікових формах (Інвентарна книга), каталогах, картотеках, про що робиться відповідний запис в акті на списання.
Списання документів, що складаються на бухгалтерському обліку, проводиться із застосуванням переоціночний коефіцієнтів, якщо фонд був переоцінений.
Терміни зберігання облікових документів:
Книги та відомості обліку бібліотечного фонду - постійно;
Книги (зошити) обліку видань, прийнятих від користувачів замість загублених - постійно;
Акти на списання, акти перевірки бібліотечного фонду - постійно.
Оформлення акта на списання книг (З досвіду роботи)
Відбір літератури на списання.
З нормативів:
Списання - 3,8% від розміру книговидачі.