5.9. Архівна довідка та архівна виписка складаються з позначенням назви інформаційного документа "Архівна довідка", "Архівна виписка".
5.9.1. Текст в архівній довідці (додаток N 13) дається в хронологічній послідовності подій із зазначенням видів архівних документів і їх дат. В архівній довідці допускається цитування архівних документів.
Розбіжність окремих даних архівних документів з відомостями, викладеними в запиті, не є перешкодою для включення їх в архівну довідку за умови, якщо збіг всіх інших відомостей не викликає сумнівів у тотожності особи або фактів, про які йдеться в архівних документах. В архівній довідці ці дані відтворюються так, як вони викладені в архівних документах, а розбіжності, розбіжності і неточні назви, відсутність імені, по батькові, ініціалів або наявність одного з них обумовлюються в тексті довідки у дужках ( "Так в документі", "Так в тексті оригіналу ").
Відомості про роботу, навчання в кількох організаціях, навчальних закладах включаються в одну архівну довідку.
В кінці архівної довідки наводяться архівні шифри і номери аркушів одиниць зберігання архівних документів, друковані видання, що використовувалися для складання архівної довідки. У тексті архівної довідки допускається проставлення архівних шифрів і номерів аркушів одиниць зберігання архівних документів відразу після викладу кожного факту або події.
В архівній довідці, обсяг якої перевищує один лист, листи повинні бути прошиті, пронумеровані і скріплені печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування).
Архівна довідка, призначена для використання на території Російської Федерації, підписується керівництвом архіву, і засвідчується печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування). Архівна довідка, призначена для спрямування за кордон, підписується керівництвом архіву та засвідчується гербовою печаткою (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування).
При необхідності до архівної довідки додаються копії архівних документів або виписки з них, що підтверджують відомості, викладені в архівній довідці.
Архівні довідки, що направляються в держави, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 р відповідно до якої не потрібно консульська легалізація офіційних документів, завіряються проставленням і заповненням спеціального штампа - "апостиля". На архівних довідках проставляється і заповнюється належним чином апостиль керівництвом вищого уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи. Апостиль непроставляється на архівних довідках, призначених для направлення в держави, з якими Російська Федерація уклала Договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, а також до держав - учасниць СНД, які підписали Угоду про принципи і форми взаємодії в області використання архівної інформації, або з якими є двосторонні угоди про співпрацю.
При відсутності в архіві архівних документів, необхідних для виконання запиту, на бланку архіву складається відповідь, що підтверджує неповноту складу архівних документів по темі запиту. При необхідності відповідь може бути завірений гербовою печаткою.
У разі документально підтверджених фактів втрати архівних документів, що містять запитувані відомості, архів видає довідку з даного питання, при необхідності завірену печаткою архіву.
5.9.2. В архівній виписці назва архівного документа, його номер і дата відтворюються повністю. Витягами з текстів архівних документів повинні бути вичерпані всі наявні дані за запитом. Початок і кінець кожного витягу, а також пропуски в тексті архівного документа окремих слів позначаються трьома крапками.
Автентичність виданих за запитами архівних виписок засвідчується підписом керівника архіву або уповноваженої посадової особи та печаткою архіву (для муніципального архіву, який не є юридичною особою, - печаткою органу місцевого самоврядування).
5.9.3. На звороті кожного аркуша архівної копії проставляються архівні шифри і номери аркушів одиниць зберігання архівного документа. Всі листи архівної копії скріплюються і на місці скріплення завіряються печаткою архіву і підписом його керівника або уповноваженої посадової особи. Архівна копія, призначена для спрямування за кордон, завіряється гербовою печаткою і підписом керівника архіву.
5.10. Архівна довідка (додаток N 13), архівна виписка, архівна копія і відповіді на запити надсилаються поштою простими листами.
Архівна довідка, архівна виписка і архівна копія, призначені для направлення в держави, які не є учасниками СНД, включаючи відповіді про відсутність запитуваних відомостей, оформляються і разом із запитами (анкетами, особистими заявами і т.п.) направляються архівом в відповідний федеральний орган виконавчої влади в установленому порядку.
Архівна довідка, архівна виписка і архівна копія в разі особистого звернення громадянина або його довіреної особи в архів видаються йому під розписку при пред'явленні паспорта або іншого засвідчує документа; довіреній особі - при пред'явленні доручення, оформленої в установленому порядку. Одержувач архівної довідки та архівної виписки розписується на їх копіях або на звороті супровідного листа до них, вказуючи дату їх отримання.
Завірена апостилем архівна довідка, архівна виписка і архівна копія в разі особистого звернення громадянина або його довіреної особи в архів видається йому на руки при пред'явленні квитанції про сплату державного мита за проставлення апостиля.