При відправленні вантажу шляхом залізничних перевезень, все стикаються з такими двома серйозними проблемами, як вибір відправника вантажу і підготовка всієї необхідної документації. Варто зазначити, що сьогодні відправка вантажів залізницею має величезну кількість переваг в порівнянні з дорожніми і авіаційними перевезеннями.
З яким вантажовідправником краще починати співпрацю?
Якщо підприємство вперше відправляє вантаж залізницею, то до вибору транспортної компанії потрібно підійти максимально відповідально і уважно. В іншому випадку може вийти так, що вантаж буде йти до місця призначення дуже довго або ж зовсім не дійде до одержувача.
При виборі слід звертати увагу на кілька ключових факторів, першим з яких є тривалість перебування транспортної компанії на відповідному ринку. Якщо вона там знаходиться досить довго, то, відповідно, у неї є вже напрацьовані канали, за якими доставити вантаж в точку призначення дуже легко і швидко.
Наступним фактором, який впливає на вибір транспортної компанії, є відгуки її клієнтів. Сьогодні в інтернеті можна знайти безліч майданчиків, де споживачі послуг обмінюються думками про роботу того чи іншого підприємства. Наприклад, буде дуже просто визначити, яка компанія добре і швидко доставляє вантажі, а яка перевозить їх з запізненням і так далі.
Які документи необхідні при відправленні вантажу залізницею?
Двома головними документами, які підтверджують, що договір на відправку вантажу був дійсно підписаний, є транспортна накладна і залізнична квитанція. Остання папір найбільш важлива, так як вона являє собою доказ в разі повної втрати або пошкодження вантажу. Якщо вантаж необхідно відправити за кордон, то вантажовідправнику буде видана на руки не квитанція, а екземпляр накладної.
При цьому транспортна накладна є іменний документ, так як її складають на конкретного одержувача вантажу.
Всі бланки при відправці вантажу залізницею є стандартними і знаходяться в бухгалтерії РЖД. Там же можна отримати заявку на перевезення і копії самих різних супровідних документів, наприклад, облікових карток і так далі.
Документи на вантаж допустимо оформляти як в електронній формі, так і заповнювати всі графи рукописно, причому все має бути записано без помарок і виправлень. Якщо необхідно змінити відомості, то відправнику вантажу доведеться переписувати такий бланк повністю. Крім того, він несе всю відповідальність за достовірність інформації, тих відомостей, які він надав. Якщо ж в накладній вказана неточність або ж дані не все, то за це відповідальність теж несе відправник вантажу. Накладна супроводжує вантаж аж до станції призначення. Її видають на руки одержувачу вантажу під розписку - він повинен поставити свій підпис в дорожній відомості.
В якості підтвердження доставки вантажу транспортна компанія проставляє в накладній штемпель станції з обов'язковим зазначенням дати.
Як оформляти супровід вантажів?
Згідно залізничного статуту, чинного на території нашої країни, з супроводом обов'язково слід відправляти такі вантажі: тварин, бджіл, птахів, рослини і квіти, риба, продовольство і швидкопсувні продукти, алкогольні напої різного роду, в тому числі коньяк і горілку, цінності і цілий ряд інших вантажів.
У транспортній накладній в обов'язковому порядку зазначається, що вантаж слід до місця призначення в супроводі провідників. Тут же наводяться їх дані, в тому числі серія і номер паспорта і посвідчення про відрядження.
Якщо в процесі перевезення виникнуть якісь перешкоди, то деякі функції відправника вантажу бере на себе провідник. Це він може зробити тільки, якщо у нього на руках є довіреність від представника юридичної особи. Накладну і посвідчення про відрядження провідник зобов'язаний пред'являти на першу вимогу працівників залізниці.
Варто відзначити, що всі документи друкуються в трьох примірниках - один залишається у митників, інший передається стороні-одержувачу, третій комплект документації залишається у відправника.
Працівники митної служби проштамповувати паперу після проведення огляду багажу і всіх вантажів, переправлялися з однієї точки країни в іншу. Якщо при огляді були виявлені деякі невідповідності, то всі ці моменти вказуються в спеціальних комерційних актах. Вони також складаються в трьох примірниках. У разі, якщо таких невідповідностей багато, митна служба має право затримати вантаж. Тому при відправленні вантажу необхідно максимально уважно заповнювати всю супровідну документацію. Провідникові вантажу потрібно в обов'язковому порядку бути присутнім при заповненні цих паперів, щоб не допустити фальсифікації документів.