Зберігати 5 років ЕК.
Оформлення справ в папках файлах має свої особливості. Така папка призначена для багаторазового використання, тому всі необхідні відомості про документи справи в короткій формі фіксуються на змінювалися листку-вкладиші, який поміщається в спеціальний "кишеню" на корінці обкладинки. Такі "кишені" можуть мати різні розміри: від невеликої комірки у верхній частині корінця до повного формату корінця папки.
Оперативне зберігання документів і справ
До здачі справ в архів їх облік ведеться за номенклатурою справ; наявність і складання справ повинно відображатися в актах прийому-здачі при зміні керівництва структурних підрозділів.
Розміщуватися справи повинні в замикаються канцелярських шафах. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розташовують в порядку їх номерів по номенклатурі справ, вертикально, зліва направо і зверху вниз, корінцями назовні. На корінцях для зручності користування вказують цифрові позначення справ. До шафі прикріплюється копія номенклатури справ підрозділу.
При службової необхідності з дозволу керівництва справи можуть видаватися у тимчасове користування іншим структурним підрозділам підприємства і стороннім організаціям. На видану справу оформляється карта - заступник справи.
Стороннім організаціям справи видаються за актами.
Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу керівника підприємства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.
Документний інформація. використовувана в умовах автоматизованого документаційного забезпечення у формі,, повинна зберігатися на жорсткому машинному диску 365 днів після введення в ПЕОМ. Після закінчення цього терміну дані переносяться на дискету або магнітну стрічку.
Термін зберігання даних на дискеті встановлюється на підприємстві відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (М. 1989). Якщо термін зберігання перевищує 5 років. доцільно переводити інформацію на паперовий носій.
Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження що знаходяться у них службових документів.