Оформлення особової справи та терміни зберігання
Особиста справа на кожного працівника формується в окремій папці-швидкозшивачі. Оформлення її обкладинки включає:
- найменування організації;
- номер справи;
- прізвище, ім'я, по батькові співробітника;
- дату прийому на роботу (дата, проставлена в наказі про прийом на роботу);
- дату закінчення особової справи (дата звільнення);
- кількість аркушів (проставляється при обробці справи для здачі в архів);
- термін зберігання справи.
У кадровій службі ведеться журнал обліку особистих справ. Він включає шість граф, куди записують порядковий номер особової справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника, його табельний номер, посада і структурний підрозділ.
Порядковий номер особової справи в журналі обліку вказується на лицьовій стороні обкладинки особової справи і на особистій картці форми Т-2.
Щорічно в кадровій службі проводять перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в доповненні до особового листка по обліку кадрів. Внизу зворотного боку аркуша передбачений реквізит "відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ", де пишуть "особиста справа перевірено", вказують дату перевірки, посада та підпис працівника, її проводив. У разі виявлення недоліків у оформленні і веденні особистих справ складають акт. Результати перевірки доводяться до керівника організації.
Особові справи зберігаються в сейфах або в спеціальних шафах, що замикаються. Розташовують їх в алфавітному порядку (в невеликих організаціях) або по порядку номерів. При переході працівника в іншу організацію особиста справа залишається на колишньому місці, за працівником воно не передається.
Особиста справа може бути видано у тимчасове користування за запитом державних органів з дозволу керівника організації. На видану справу заводять картку-заступник. На ній вказують: коли, куди і кому видано особиста справа. Особи, які отримали особиста справа, розписуються в картці-заступнику. При поверненні справи в ній проставляють дату повернення. Картку-заступник вкладають в справу. Якщо з особової справи вилучають окремий документ (документи), на його місце поміщають довідку, підписану працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства. У довідці вказують, з якою метою, на якому документальному підставі вилучено документ з особової справи та кому переданий. В документи справи, видані в тимчасове користування, заборонено вносити виправлення, нові записи, також заборонено замінювати документи, розголошувати містяться в них відомості.
Зберігають особисті справи в кадровій службі. Відповідальність за їх зберігання покладається на керівника організації і керівника кадрової служби. У кадровій службі зберігаються тільки особисті справи працюючих співробітників. При звільненні в особову справу поміщають заява працівника про звільнення і наказ про припинення трудового договору (звільнення).
Особові справи працівників зберігаються в кадровій службі. Справи звільнених співробітників передаються з кадрової служби в архів організації. Якщо архіву немає, особисті справи звільнених працівників оформляють відповідно до встановлених правил і переставляють на полицю, відведену для зберігання особистих справ звільнених.
Оформляється особова справа звільненого працівника при передачі в архів організації наступним чином. Перший документ, що поміщається до особової справи, - внутрішній опис документів, поміщених до особової справи. Вона містить відомості про найменування, кількості та нумерації аркушів, порядкові номери документів справи, їх індекси. Листи внутрішнього опису нумеруються окремо від аркушів документів, включених до справи.
Внутрішній опис підписується її упорядником. Підпис включає найменування посади упорядника відповідно до штатного розкладу, особистий підпис, його розшифрування з ініціалами імені та по батькові, які проставляються перед прізвищем. Обов'язково вказується дата складання опису.
В кінці справи поміщають лист-засвідчувач. Він складається з метою обліку кількості аркушів у справі та особливостей їх нумерації. Лист-засвідчувач має форму. встановлену "Основними правилами роботи архівів організацій" (див. приклад 4).
Лист-засвідчувач складається на окремому аркуші, який поміщається за останнім документом справи. Забороняється виносити заверительную напис на обкладинку справи або чисту зворотний бік останнього листа документа. Якщо забули підшити в справу лист-засвідчувач, його дозволяється приклеїти на внутрішню сторону обкладинки справи.
Кількість листів вказується цифрами і прописом, причому спочатку пишуть кількість аркушів справи, потім ставлять знак "+" і кількість аркушів внутрішнього опису.
Якщо є особливості в нумерації листів, вони обов'язково описуються в засвідчувального напису. Це можуть бути:
- літерні і пропущені номери;
- наклеєні листи (якщо їх немає, ставиться прочерк);
- номера конвертів з вкладеними документами і кількість вкладених в них аркушів.
Засвідчувальний напис підписується співробітником, який її складав.
У тих випадках, коли в оформлене справа вносять будь-які зміни (до складу або стан справи, в разі пошкодження, заміни оригіналів документів копіями і т.д.), складається акт, зміни вносять до листа-засвідчувач з посиланням на акт.
Практика кадрового діловодства використовує об'єднання невеликих за обсягом особистих справ звільнених співробітників в одну справу. Головна умова - справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Окремі особисті справи зшиваються разом на поточний рік звільнення, розташовуються в алфавітному порядку і розділяються чистим аркушем паперу, на якому вказуються прізвище, ім'я, по батькові звільненого працівника. На документи об'єднаного особової справи складається внутрішній опис, де перераховуються в алфавітному порядку прізвища, імена та по батькові із зазначенням відповідних сторінок в об'єднаній справі.