Шановні читачі! Протягом всього періоду нашого з вами спілкування на сторінках журналу було розглянуто порядок створення, обліку, узгодження, передачі документів, які не містять інформації з обмеженим доступом (несекретних документів). Однак існують матеріальні носії інформації з обмеженим доступом. Доступ до цієї інформації має лише обмежене коло осіб, і оприлюднення її заборонено законом. Це здійснюється виключно в інтересах національної безпеки або охорони прав людини. До інформації з обмеженим доступом відноситься конфіденційна, службова і секретна інформація. Будь-яка інша інформація вважається відкритою, і отримати доступ до неї мають право всі громадяни України, незалежно від того, стосується їх вона безпосередньо чи ні.
У цій статті розглянемо порядок оформлення та направлення документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію (далі - документи).
У статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» наведено таке визначення службової інформації: «Службова інформація - інформація, що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та / або прийнятий ію рішень; інформація, зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці ».
Відповідно до цієї Постанови, міністерства та інші центральні органи виконавчої влади можуть затвердити відомчі інструкції (за умови їх погодження з СБУ і Державною архівною службою).
Інструкція № 1893 визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, що містять службову інформацію .
Співробітники організації, допущені до роботи з документами, що містять службову інформацію, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку до Інструкції № тисяча вісімсот дев'яносто три і відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення проводять служби діловодства (канцелярії) організацій.
Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» (ДСК) визначається на підставі затверджених переліків:
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він повинен бути зазначений в супровідному документі.
За випуск документів «Для службового користування», які тиражуються, несуть відповідальність керівники організацій (структурних підрозділів). Друк документів здійснюється в друкованому бюро організації або в структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
Однак використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друку документів з грифом «ДСК» можливо тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації.
Після роздруківки на звороті останньої сторінки кожного примірника документа «ДСК» виконавець повинен вказати кількість надрукованих примірників, своє прізвище і дату друкування документа.
Прийом і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюються службою діловодства (канцелярією) організації, яка також веде облік несекретной документації.
Повністю оформлені документи з грифом «Для службового користування» (роздруковані і підписані) разом з чернетками та варіантами (якщо такі є) передаються для реєстрації співробітнику служби діловодства (канцелярії), який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем у присутності працівника служби діловодства, про що на примірнику документа, який залишається на зберіганні в службі діловодства (канцелярії) робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи ».
Далі документу присвоюється обліковий номер. Облік документів і видань з грифом «ДСК» ведеться в журналах встановленої форми окремо від іншої несекретной документації. Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від паперових, також в журналах встановленої форми.
Організація, яка отримує документи з грифом «Для службового користування» від сторонніх організацій, не має права на їх розмноження без письмового на це згоди цих організацій.
Як сказав колись У. Шекспір: «Нехай засуджують тебе за мовчання - не сварили б тільки за балакучість!».