ОФОРМЛЕННЯ уніфікованою формою:
ОСНОВНІ ПРАВИЛА І ЗАПОВНЕННЯ ФОРМИ Т-1
Головне - щоб костюмчик сидів
Починаючи з цього номера, ми будемо публікувати статті, пов'язані із заповненням уніфікованих форм. Ставлення у відділах кадрів до уніфікованих форм різний. Хтось вважає, що їх можна ігнорувати, хтось, навпаки, ставиться до них як до святого святих, лякаючись, якщо у нього немає інформації для заповнення якийсь графи або форма взагалі не підходить під конкретну ситуацію. В одній кадровій службі я взагалі зустрілася з оригінальним ставленням до постанови Держкомстату: постійні переклади оформлялися в уніфікованій формі, а тимчасові - в довільній. Насправді для того, щоб "дружити" з уніфікованими формами, треба знати головне, тобто основні принципи роботи з ними. З них ми і почнемо.
Принцип 1. Уніфіковані форми - обов'язкові
Це означає, що для всіх нас обов'язкові форми:
- N Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу", N Т-1а "Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу";
- N Т-2 "Особова картка працівника", N Т-2ГС (МС) "Особова картка державного (муніципального) службовця";
- N Т-3 "Штатний розклад";
- N Т-4 "Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника";
- N Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу", N Т-5а "Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу";
- N Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику", N Т-6а "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам";
- N Т-7 "Графік відпусток";
- N Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)", N Т-8а "Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення)";
- N Т-9 "Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження", N Т-9а "Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження";
- N Т-10 "Посвідчення про відрядження";
- N Т-10а "Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання";
- N Т-11 "Наказ (розпорядження) про заохочення працівника", N Т-11а "Наказ (розпорядження) про заохочення працівників".
Це ті форми, які вказані в п. 1.1 Постанови.
З форм, зазначених у п. 1.2 Постанови, думаю, що кадровики стикаються тільки з двома: N Т-12 "Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці", N Т-13 "Табель обліку робочого часу". Відповідно, якщо ваша організація не бюджетна, ці дві форми також обов'язкові.
Практично це означає, що для нас не повинно існувати дилеми: вибрати уніфіковану форму або віддати перевагу довільну. Якщо для даного випадку існує уніфікована форма - необхідно користуватися їй. Якщо форми немає (наприклад, наказу про суміщення посад і професій) - розробляйте свою. У зв'язку з цим питання про те, наприклад, чи треба оформляти прийом на роботу генерального директора в уніфікованій формі чи ні, має однозначну відповідь: користуйтеся тим, що затвердив Держкомстат.
Принцип 2. Форма - всього лише болванка
Ну і як же я її заповню у випадку з директором, якщо форма не призначена для цього? - мені здається, я вже чую це питання багатьох читачів. Щоб це безболісно зробити, необхідно засвоїти другий принцип: форма - це всього лише шаблон, призначений для якоїсь усередненої ситуації. Якщо вона вам не підходить, ви можете модернізувати її практично як завгодно. Дозволяє нам це зробити Постанова Держкомстату N 20.
У уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, організація при необхідності може вносити додаткові реквізити. При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованих не допускається. Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.
Інакше кажучи, ми не маємо права чіпати все ті реквізити, які є в формах, але можемо додавати потрібні нам графи, стовпчики і т.д. (Подібні зміни повинні бути оформлені наказом (розпорядженням) керівника організації або особи, якій делеговано повноваження щодо підписання таких наказів), а також розширювати і звужувати графи. На що тут хотілося б звернути увагу? При складанні такого наказу слід вказати, вносите ви ці зміни в форму "назавжди" або адаптований варіант форми буде застосовуватися лише щодо даного проблемного випадку (наприклад, того ж самого прийому на роботу генерального директора). Якщо ви, наприклад, безстроково закріпіть в формі реквізити, які були необхідні лише для прийому на роботу генерального директора, то вони будуть заважати при оформленні на роботу звичайних співробітників.
Принцип 3. наказ не коктейль, щоб їх змішувати
Звичайно, уніфіковану форму ми маємо право адаптувати під певну ситуацію, але це зовсім не означає, що варто змішувати різного виду накази між собою: наказ про звільнення з наказом на відпустку, наказ про переведення з наказом про зміну штатного розкладу і т.д.
Принцип 4. Заповніть всі, що тільки можна заповнити,
і не заповнюйте, якщо необхідну інформацію
при всьому вашому старанні отримати просто неможливо
При заповненні особистої картки працівника (N Т-2) необхідно вказувати код місця народження по Окатий, а як вказувати код для народжених за межами РФ (мене цікавить Казахстан і інші країни СНД)?
Неможливо іноді заповнити графу ІПН, адже змусити працівника принести і показати цей документ ми не маємо права. Отже, в таких випадках потрібно також ставити прочерк.
Заповнення форми Т-1
Отже, другу частину статті ми присвятимо заповнення уніфікованої форми Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу". У стандартних ситуаціях цей процес не викликає труднощів - тому ми дуже коротко дамо рекомендації щодо заповнення форми Т-1. Однак бувають так звані нетипові ситуації, коли форму необхідно адаптувати. У даній статті ми зупинимося на п'яти проблемних ситуаціях.
1. Модифікація форми в разі, якщо наказ підписує не керівник організації, а інша особа.
2. Прийом на роботу першої особи компанії.
3. Адаптація форми під проходження практики студентами.
4. Зміна реквізитів, пов'язаних з оплатою праці співробітників в разі прийому на роботу сумісника.
5. Зміна форми в тому випадку, якщо дата закінчення строкового договору обумовлюється настанням якої-небудь події.
6. Коли в трудовому договорі вказана не посада, на яку приймається працівник, а його трудова функція.
У цьому номері журналу ми розглянемо, як вийти з першої ситуації, а в наступному номері (у другій частині статті) - з усіх інших.
Заповнення уніфікованої форми Т-1 в стандартних випадках
Після внесення відповідного коду за ЄДРПОУ необхідно написати найменування організації. Будь-яких правил тут немає. Як правило, пишуть або повне найменування організаційно-правової форми та потім найменування організації, або коротке найменування організаційно-правової форми та потім найменування організації.
Далі проставляється дата прийняття на роботу:
Якщо договір носить терміновий характер, то в графі "по" ставиться дата закінчення договору. Це може бути конкретне число календаря, або закінчення договору може датуватися якоюсь подією (як внести відомості про момент закінчення договору в другому випадку, ми розповімо в наступному номері журналу). Якщо договір укладений на невизначений строк, в осередку "по" ставиться прочерк або вона залишається порожньою.
Далі в родовому відмінку пишуться прізвище, ім'я та по батькові прийнятого працівника і присвоєний йому табельний номер.
Потім в знахідному відмінку вказується структурний підрозділ, у якому приймається співробітник.
Згідно ст. 57 ТК РФ в трудовому договорі повинні бути вказані найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації відповідно до штатного розкладу організації або конкретна трудова функція. Якщо в трудовому договорі зазначено конкретне найменування посади, спеціальності, професії, то ми вказуємо його. В іншому випадку форму доведеться адаптувати (як це зробити - ми детально розповімо пізніше).
Потім вказуються умови прийому на роботу і характер роботи. У стандартній ситуації це основна, постійна робота, тривалість робочого тижня - 40 годин.
Потім вносяться відомості про ставку або оклад працівника, а при необхідності - і про наявність надбавки.
Підставою для прийому співробітника на роботу буде служити трудовий договір.
Наказ підписується керівником організації. Відповідно, в форму вноситься найменування його посади і розшифровка підпису.
Згідно ч. 2 ст. 68 ТК РФ наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівникові під розписку в триденний термін з дня підписання трудового договору. Зверніть особливу увагу на дану вимогу ст. 68. Зрозуміло, що ми все його багато разів бачили, але прочитували, на жаль, по-своєму. Повторимо ще раз, що триденний відлік починається не з моменту видання наказу, не з моменту виходу працівника на роботу, а з моменту підписання трудового договору. При цьому, згідно з ч. 1 ст. 14 ТК РФ, протягом строків, з якими Кодекс пов'язує виникнення трудових прав і обов'язків, починається з календарної дати, якою визначено початок виникнення зазначених прав і обов'язків.
Заповнена форма наказу в результаті буде виглядати у нас так, як це показано в прикладі 4.
Уніфікована форма N Т-1
про прийом працівника на роботу
2. Відділу кадрів:
2.1. Забезпечити виготовлення бланків наказу з доповненнями,
зазначеними в п. 1 цього наказу.
працівників для проходження практики уніфіковану форму наказу
Т-1 з внесеними в неї доповненнями.
Генеральний директор Н.П. Казаков
Підписано до друку