ПОСТІЙНО - ЦЕ СКІЛЬКИ?
Терміни зберігання документів встановлено типовим переліком:
Термін зберігання документа також може бути встановлений і в галузевих нормативних документах. При цьому слово «постійно» може бути замінено синонімом, наприклад, «безстроково».
- Якщо організація не є джерелом комплектування державного архіву.
Таким чином, якщо організація не є джерелом комплектування державного (муніципального) архіву, вона повинна зберігати документи з терміном «постійно» як мінімум 10 років, а потім вільна їх знищити в штатному режимі нарівні зі справами, у яких до цього часу закінчиться термін зберігання. При цьому в інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті, присвяченому збереженню документів, доцільно встановити мінімальний термін зберігання для цих документів. наприклад:
Так як Товариство не є організацією - джерелом комплектування державних (муніципальних) архівів, термін зберігання «постійно» для управлінських документів дорівнює 10 рокам.
- Якщо організація є джерелом комплектування державного архіву, то термін зберігання «постійно» означає «весь час існування організації». Якщо у ліквідованої організації є наступник, то «постійно» триватиме весь час існування організації-наступника. У разі, якщо організація ліквідується без наступників, держархів, до якого вона належить, проводить експертизу цінності документів з постійним терміном зберігання і забирає в свої сховища ті, які вважатиме корисними. Документи, які не зацікавили архів, можуть бути знищені.
Формуємо І систематизуємо СПРАВИ І ДОКУМЕНТИ
Особливості формування справ
Підготовка справи до зберігання починається задовго до того, як документ буде завершено в діловодстві. Всі процеси ДОУ виконуються послідовно і пов'язані між собою.
Вже на стадії прийому вхідного документа або створення вихідного потрібно розуміти, в яке діло буде поміщений документ і які особливості формування цієї справи.
Наприклад, накази по основній діяльності повинні враховуватися і формуватися суворо окремо від наказів по особовому складу. Зворотним часто грішать невеликі організації, де секретар поєднує функції діловода і кадровика. Перш ніж відправити таке складене справу на зберігання, доведеться його розформувати, а це зайвий клопіт.
Що стосується листування, то вона повинна формуватися за принципом «запит-відповідь», коли кожне надійшло або відправляється лист підшивається в справу відповідно до свого питання, а не по виду (вхідної чи вихідної). Робити це потрібно відразу, інакше, коли прийде пора відправляти справи на зберігання, секретар витратить величезну кількість часу на формування історії листування.
Способи систематизації документів
Документи в справі можуть бути систематизовані:
- Хронологічно, тобто за часом створення. Як правило, в таких справах документи розташовуються строго за реєстраційними номерами, наприклад:
Документ і його реєстраційні дані
Документи, розділені на блоки за алфавітом, відокремлюють один від одного, наприклад, кольоровими роздільниками. Це необов'язково, але істотно полегшує роботу з томом. При нумерації аркушів роздільники отримують номери в загальному порядку.
Таким чином, до моменту оформлення справ на зберігання документи вже будуть правильно сформовані в справи, а всередині справ - систематизовані.
ГОТУЄМО ДОКУМЕНТИ ДО ОФОРМЛЕННЯ
Зовсім не обов'язково вигадувати якусь систему поділу документів на томи, досить дотримуватися цього правила. Рівномірний розподіл листів, по-перше, дозволяє сформувати приблизно однакові по товщині томи, а по-друге, полегшує пошук документів в справі. Таким чином, якщо в справі приблизно 300 листів, то краще зробити два томи по 150 аркушів, а не 250 і 50.
Потім акуратно витягаємо документи з папок, розподіляємо по томах і приступаємо до оформлення на зберігання.
ОФОРМЛЯЄМО СПРАВИ НА ЗБЕРІГАННЯ
- постійного терміну зберігання;
- тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання;
- документи з особового складу (всі. включаючи і ті, які мають п'ятирічний термін зберігання).
Етапи оформлення кожного тому. Повне оформлення на зберігання кожного томи справи відбувається в наступному порядку:
1) нумерація аркушів справи;
2) складання внутрішнього опису справи;
3) оформлення листа-завірителя справи;
4) підшивка чи оправлення документів справи;
5) оформлення обкладинки (титульного аркуша).
Етап перший: нумеруем листи томи
Якщо документи вже були раніше кимось пронумеровані в цьому ж правому верхньому кутку і нова нумерація не збігається зі старою, то старий номер зачеркиваем густо пишемо новий. Номери, проставлені в інших частинах листа, виправляти не потрібно. Якщо в тому потрапила брошура з власною нумерацією сторінок, то кожен її лист, включаючи обкладинку, отримує свій номер в загальному порядку.
На кожен пронумерований тому можна наклеїти стікер з наступною інформацією:
- загальна кількість аркушів;
- пропущені номери;
- літерні номери.
Ця інформація стане в нагоді нам трохи пізніше при оформленні листа-завірителя справи.
Якщо в томі виявилося кілька пропущених і літерних номерів, то при підрахунку кількості аркушів їх потрібно враховувати. Наприклад, якщо за номерами в томі 100 аркушів, але при цьому три пропущених номера і два літерних, то загальна кількість аркушів в томі дорівнюватиме 99 (100 - 3 +2).
з Правил нотаріального діловодства
75. [...] Якщо при нумерації аркушів у справі (томі) допущено більше 5 помилок, аркуші справи (томи) нумеруються заново.
Це правило не є обов'язковим для загального діловодства, але, по крайней мере, дає уявлення про те, при якій кількості помилок тому краще перенумерувати.
Етап другий: складаємо внутрішній опис томи
з Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації
та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях
Внутрішній опис є своєрідним зміст томи.
з Основних правил роботи архівів організацій
Таким чином, скласти внутрішній опис можна і до того з наказами з основної діяльності (особливо якщо через невірну систематизації в ньому була порушена нумерація), і до того з листуванням, якщо це полегшить користування томами.
Етап третій: оформляємо лист-засвідчувач справи
- про надірваних аркушах;
- склеєних аркушах;
- брошурах, прошитих і опломбованих документах в складі томи;
- листах більшого формату, ніж більшість в томі, і інших нестандартних для цього тому документах (Приклад 2).
Етап четвертий: зшиваємо тому
- Вибираємо обкладинку. Документи постійного терміну зберігання оформляються в картонні обкладинки, спеціально призначені для справ постійного терміну зберігання (рис. 1). Знайти їх простіше на сайтах інтернет-магазинів, а не в торгових залах - товар це не найбільш ходовий, тому на прилавок його викладати часто забувають.
Картонна палітурна папка доповнена гнучким широким корінцем з клейовим шаром. Верхня і нижня обкладинки мають биговку з відступом від лівого краю 25 мм, що дозволяє перегортати справу як книгу і без труднощів копіювати листи.
Оформлений в таку обкладинку тому виглядає як звичайна книга, тільки великого формату. Оформлені таким чином томи можна розташовувати на полиці вертикально, не побоюючись, що вони будуть згинатися, мнучи вміст.
- Робимо обкладинку. Якщо керівництво вважатиме, що це занадто дорого, секретарю доведеться брати в руки ножиці, картон і створювати обкладинки самому. Однак зробити пристойні обкладинки вийде тільки в тому випадку, якщо вдасться знайти якісний картон, розрізаний на листи, рівні або трохи більше формату А4. Зі звичайного «Для дитячої творчості» нічого доброго не вийде.
Для самостійного виготовлення обкладинки знадобиться картон, лист бумвініла (міцний водостійкий палітурний матеріал на паперовій основі) і двосторонній скотч.
Принцип зшивання покупних і саморобних обкладинок один:
1. Скласти разом нижню кришку, документи і верхню кришку, просвердлити і зшити халепу.
2. Загорнути м'який матеріал (при самостійному виготовленні - смужку бумвініла) вниз за нижню кришку і приклеїти внатяг знизу скотч (рис. 2).
В результаті саморобна обкладинка буде виглядати майже так само, як на рис. 3.
- Використовуємо дирокол. Оскільки документи зшивають в 4 проколи, краще скористатися для цього спеціальними дироколом на 4 проколи, які за раз пробивають пачку документів від 150 до 300 листів (рис. 4, 5).
Можна скористатися й звичайним дироколом на 10 аркушів з двома отворами, правда, пробивати ці десять листів доведеться двічі. Відстань між чотирма отворами має бути 8 см (відповідно
з рекомендаціями ГОСТ 1791472 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови »), тому на вимірнику слід виставити значення« 888 ».
Перш ніж пробивати в томі отвори, потрібно розташувати документи справи в такому порядку:
1) внутрішній опис (якщо вона створювалася);
2) документи справи;
- Підбираємо голку і нитки. Швейна голка занадто мала, краще використовувати мішкову (так звану «циганську») - довгу (близько 12 см) і з широким вушком. Нитка буде потрібно міцна, але можна скласти в кілька разів і звичайну. Зшивати можна і банківським шпагатом, але протягнути його непросто навіть в «циганську» голку.
Довжина нитки на стандартний тому - приблизно 1 метр. Оптимальну для себе довжину найкраще визначити дослідним шляхом - вже на третьому зшивати томі стане зрозуміло, скільки її потрібно. Вузол на кінці нитки, як при звичайному шиття, зав'язувати не потрібно - все одно кінці будуть обрізані до оптимальної довжини. Якщо те був проколот (пробитий, просвердлений) акуратно, проблем з протягування нитки не буде, оскільки діаметр голки набагато менше, ніж діаметр отвору від свердла або діркопробивача.
Напрямок голки з ниткою при зшиванні томи показано на малюнку 6.
Після того як обидва кінці нитки виведені зі зворотного боку томи, вони зав'язуються (не туго, щоб те можна було не тільки відкрити, але і при необхідності зняти копію з будь-якого документа, але і не слабо, щоб аркуші справи не "гуляли") і обрізаються.
Зверніть увагу: в загальному і кадровому діловодстві виводити кінці ниток з внутрішньої сторони обкладинки і скріплювати їх заверительной наклейкою не потрібно. Кінці обрізаються і по можливості ховаються під обкладинку. Якщо обкладинки немає - просто виводяться з внутрішньої сторони без будь-яких подальших маніпуляцій.
Етап п'ятий: оформляємо титульний лист (обкладинку) томи
У нижньому лівому кутку титульного аркуша проставляється архівний шифр справи: номер фонду, номер опису і номер цієї одиниці зберігання за описом (Приклад 3).
Титульний аркуш приклеюємо на обкладинку томи. Найкраще використовувати клей ПВА, але тоді справа потрібно негайно помістити під прес на декілька годин, інакше титульний лист приклеїться нерівно і місцями скривиться. Найменше підходять для цього клей-олівець (обкладинка відклеїться вже через пару годин) і канцелярський клей (занадто рідкий і зіпсує титульний лист так, що ніякої прес його не врятує). Роздруковувати обкладинки на аркушах з клейовим шаром дорого і неефективно: «клейовий шар» на них умовний, і обкладинку можна зняти одним рухом руки.
Отже, алгоритм оформлення документів на постійне зберігання виглядає наступним чином:
ЩО ПРИДБАТИ В АРХІВ
Асортимент спеціальних канцелярських товарів для архіву, представлений в магазинах, невеликий, але дещо вибрати можна.
- Верстати для архівного палітурки. Том справи закріплюється в них і просверливается. Верстат може бути ручним (для свердління потрібно крутити спеціальну ручку, рис. 7) і електричним (свердло запускається натисканням кнопки, рис. 8). Думки фахівців про ці верстатах розходяться: хтось вважає їх зручними, хтось - рівно навпаки. Але отвір, пробитий діркопробивачем, однозначно виглядає рівніше і охайніше, ніж просвердлений верстатом.
- Короба для зберігання. Готові томи можна просто ставити на полицю, а можна додатково упаковувати в короба. Видів коробів безліч. Відзначимо, наприклад, короб із зав'язками, в який поміщається кілька зшитих томів справ (рис. 9).
У продажу можна знайти і великі короби з відкидною кришкою (рис. 10). У такій короб може поміститися 10 і більше томів.
З коробів з відкидною кришкою зручно діставати потрібний тому чи зв'язку, не знімаючи з полиці коробку. Деякі короба навіть мають спеціальні кріпильні скоби, що дозволяє, поєднуючи короба, сформувати стелаж (рис. 11).
Е.Н. Кожанова,
фахівець з ДОУ і кадрового діловодства