1.1 Microsoft Access
Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД (relational database management system - RDBMS) для WINDOWS. Це програма, яку ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які ви встановили. Робота з нею спрощена за допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів (Object Linking and Embeding) в рамках середовища WINDOWS. OLE - об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL -таблиця, Paintbrush - ілюстрація або Sound-файл.
Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлювання. Це навчальна система, що надає користувачеві рекомендації щодо виходу з реальних ситуацій при вирішенні прикладних задач. При знанні англійської мови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі.
Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертації їх в формат, який використовується Access. До складу пакету Access також входить мову Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.
Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access. Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити, формуляри, звіти, макроси і модулі. І, звичайно ж, головним поняттям буде база даних (database).
Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки:
Активізуйте вікно Microsoft Access і виберіть в меню File директиву New Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я вашої базі даних, яке ви можете замінити.
У рядку File Name, надрукуйте ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення. MDB до імені вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили.
Якщо ви хочете зберігати базу даних у певному місці, виберіть відповідну директорію у списку директорій Directories list.
Натисніть на кнопку OK.
Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікно бази даних Database window.
Базу даних можна наповнити об'єктами різного роду і виконувати операції з ними. Але з базою даних можна виконувати операції як з неподільним освітою. Всі операції такого роду - операції управління базою даних - зосереджені в меню File прикладного вікна Access або в вікні бази даних.
Якщо користувач закінчив роботу з базою даних, то її слід закрити за допомогою директиви Close Database в меню File, за допомогою подвійного клацання мишею на кнопці виклику управляючого меню вікна бази даних або натисканням клавіш (Ctrl + F4).
Наступним кроком в побудові бази даних буде її заповнення, т. Е. Створення об'єктів і присвоєння останнім необхідних властивостей. Якого б типу не були ваші дані, вам доведеться зберігати їх в одній або декількох таблицях.
Таблиці є основною формою подання інформації, що міститься в базі даних. Без таблиці не можна спроектувати формуляр, на базі таблиць складаються запити і звіти.
Кожному полю, що включається до запису, приписується тип даних, який визначає вид інформації, яка буде зберігатися в даному полі. Тип даних вноситься в колонку Data Type, причому його можна вибрати зі списку доступних типів.
У готову специфікацію можна вносити зміни. Але при цьому слід постаратися внести всі виправлення в специфікацію до початку заповнення бази даних, т. К. Спроба змінити параметри полів, заповненої бази може спричинити за собою втрату або спотворення даних.
У Access-таблиці можна вбудувати об'єкти з інших підтримують інтерфейс OLE прикладних програм і пов'язати ці об'єкти з їх батьківськими програмами.
При встановленні об'єкта Access зберігає об'єкт в таблиці. Подвійним клацанням мишею на об'єкті запускається прикладна програма, за допомогою якої він був виготовлений - в ній можна провести зміни в об'єкті. Після завершення роботи з батьківською програмою об'єкт в зміненій формі буде збережений в таблиці.
Таблиці, що знаходяться в базі даних, створеної іншою програмою, можна імпортувати в Access, також можна і експортувати Access-таблиці, зберігаючи їх у форматах, зрозумілих іншим прикладним програмам управління базами даних. Але перш ніж безпосередньо приступити до імпорту або експорту, необхідно зробити відповідні установки імпорту або експорту.
Запити служать для селекції та фільтрації набору даних. Вони дозволяють вибрати з бази тільки необхідну інформацію, т. Е. Ту, яка відповідає певним критерієм (умовою) і потрібна для вирішення конкретного завдання. Наприклад, вам може знадобитися інформація про постачальників і поставляються ними товари. Ви можете створити запит типу "Які товари поставляють московські постачальники" або "Хто з петербурзьких постачальників сигарет продав за останній квартал найбільшу партію". Результат обробки програмою Access такого запиту є таблицею звану Dynaset. У цю таблицю включені вибрані з основної таблиці (або кількох таблиць) блоки даних, які задовольняють критеріям запиту. Dynaset - динамічний, тимчасовий набір даних, тому при кожному виконанні запиту він будується знову на основі "свіжих" табличних даних.
Виділяють два типи запитів:
QBE-запити (Query by Example-запит за зразком). Користувач дає їм визначення, специфікуючи окремі параметри у вікні проектування з використанням підказок (зразків).
SQL - запити (Structured Query Language - Структурована мова запитів). Користувач формулює їх з використанням інструкцій і функцій, вибудовуючи опис. QBE-запит Access легко транслює у відповідний SQL-запит. Зворотна операція теж не складає труднощів. Взагалі для Access байдуже, з яким типом запиту працює користувач.
Запити можна створювати за допомогою Конструктора запитів, а також без допомоги Конструктора запитів. Однак перший спосіб прискорює проектування кількох спеціальних типів запитів.
Критерії відбору - це інструкції, за допомогою яких користувач повідомляє Access, які блоки даних повинні відбиратися за запитом і вкажуть на в Dynaset. Критерії можуть задаватися для одного або декількох полів запиту.
Користувач може скористатися запитом на проведення обчислень з блоками даних. Він може поставити в кожному полі деяку функцію, обробну вміст цього поля. Результат обробки видається в Dynaset. Функція обробки задається в рядку Total, яка з'являється після натискання в піктографічне меню кнопки з грецької літерою "сигма". Саму функцію можна вибрати в цьому рядку, розгорнувши список можливих значень.
Після того як запит спроектований, його можна виконати, клацнувши мишею в рядку піктограм на кнопці зі знаком оклику або викликаючи в меню Query директиву Run. Access відображає відібрані за запитом в Dynaset блоки у вигляді таблиці.
За допомогою структурованого мови запитів SQL в рамках Access користувач може сформулювати як завгодно складні за структурою критеріїв і обчислень запити. Цей же мова дозволяє управляти обробкою запитів. SQL-запит являє собою послідовність інструкцій, в яку можуть включатися вираження і виклики агрегатних функцій.
Якщо користувач хоче мати розроблений проект запиту в своєму розпорядженні і під час наступних сеансів роботи, то він повинен його зберегти за допомогою директиви Save в меню File. Якщо проект зберігається вперше, то після звернення до цієї директиві з'явиться діалогове вікно Save As. У ньому слід призначити запитом ім'я, під яким він буде збережений і включений в список запитів у вікні банку даних. Ім'я запиту не повинно збігатися з ім'ям таблиці.
Якщо даний запит вже був одного разу збережений і користувач вибрав директиву Save, то стара версія буде замінена новим, зміненим проектом запиту. Якщо зміни не повинні зіпсувати попередню версію, а повинні бути збережені в іншому запиті, то слід викликати директиву Save As і призначити що зберігається проекту нове ім'я. Для збереження табличного подання запиту слід вибрати директиву Save Query в меню File. Ця директива зберігає зміни в проекті наявного запиту і замінює попередню версію запиту на активну версію. Для того щоб зберегти запит вперше або створити копію активного запиту, Dynaset якого видно на екрані, слід вибрати директиву Save Query As.
Поряд із запитами вибору, за допомогою Access можна реалізувати також запити дій, параметричні запити і запити крос-таблиць.
Формуляр являє собою бланк, що підлягає заповненню, або маску, що накладається на набір даних. Бланк-формуляр дозволяє спростити процес заповнення бази даних, завдяки чому з'являється можливість доручити введення інформації персоналу невисокої кваліфікації. Маска-формуляр дозволяє обмежити обсяг інформації, доступної користувачеві, що звертається до бази.
Зовнішній вигляд, структура і режими роботи окремих елементів, що управляють і формулярів визначаються значеннями характеристик цих об'єктів. Характеристики об'єктів доступні користувачеві через вікно характеристик. Для установки або зміни характеристик елемента його слід маркувати і з меню View викликати директиву Properties.
Для індикації інструментального вікна встановіть в меню View опцію Toolbox. Кожен інструмент, а точніше, створюваний з його допомогою елемент управління / оформлення, має власний вікном характеристик, і в ньому у вигляді списку представлені стандартні установки для відповідного керуючого елемента.
Включаються в формуляр поля можна вибрати зі списку полів, який буде видно на екрані після звернення до директиви Field List в менюView.
При проектуванні формуляра в нього можна вставити керуючі елементи. Кожен керуючий елемент може бути пов'язаний з деяким об'єктом в таблиці, на якій базується форма.
Microsoft Access забезпечує кілька способів отримання інформації з вашої бази даних - використовуючи запит, формуляр або звіт. Ви можете вибрати той метод, який найбільш підходить до вирішення вашого завдання.
Звіти також є ефективним засобом для роздруківки інформації регулярного використання. Ви можете створити проект звіту і зберегти його для подальшого використання. Проект звіту залишиться незмінним, але кожен раз ви будете отримувати роздруківку поточних даних.
Ви можете створювати звіти як за допомогою, так і без допомоги Конструктора Звітів. Конструктор набагато прискорить процес створення звіту, так як він зробить за Вас основну роботу.
В прототип звіту в процесі проектування можна вбудувати керуючі елементи. Керуючі елементи, вбудовані в прототип звіту, можуть використовуватися для оформлення заголовків, написів і ілюстрацій.
Для вбудовування керуючих елементів в звіт на екрані має бути присутнім інструментальне меню Toolbox (опція View / Toolbox). В інструментальному меню вибирається кнопка створюваного керуючого елемента. Після цього слід виконати мишею клацання в тій позиції прототипу звіту, в разі необхідності розмістити даний керуючий елемент. Access розміщує вибраний елемент, приписуючи йому за умовчанням стандартні значення характеристик (розмір, колір і т.п.).
Для зміни стандартних значень характеристик керуючого елемента можна звернутися до вікна характеристик, попередньо маркованого настроюється елемент.
Залежний керуючий елемент в звіті пов'язаний з полем у відповідній таблиці. За допомогою залежного керуючого елемента можна ввести дані в поле або відображати і актуалізувати їх у звіті.
Зв'язування керуючого елемента можна виконати одним з двох способів:
Якщо користувач хоче, щоб Access автоматично створила керуючий елемент, пов'язаний з базовою для даного звіту таблицею, то слід скористатися списком полів таблиці. Її видно на екрані, якщо встановлена опція View / Field List. Керуючий елемент, виготовлений за допомогою списку полів, має ті ж значення характеристик, що і поле таблиці, з яким він пов'язаний. Для виконання зв'язування слід відбуксирувати вибране поле або поля зі списку в звіт. Там слід помістити курсор миші в позицію, де повинен знаходитися лівий верхній кут керуючого елемента (але не поля названого даного керуючого елемента), і потім відпустити кнопку миші. Access створює для кожного поля, обраного в списку полів, пов'язаний керуючий елемент (текстове поле).
Якщо заднім числом необхідно пов'язати з полем уже наявний, непов'язаний керуючий елемент, то це можна виконати за допомогою вікна характеристик. У цьому вікні після маркування керуючого елемента в прототипі звіту перераховані характеристики цього елемента. При занесенні імені пов'язують поля в це вікно в якості значення характеристики ControlSource виконується зв'язування.
Ви можете зберегти звіт двома способами:
Зберігаючи тільки його проект, структуру звіту, без даних.
У меню File виберіть директиву Save.
Якщо звіт не був названий, надрукуйте ім'я в рядку Report Name.
Зберігаючи результат, повний звіт - проект разом з даними - в файлі, який ви зможете використовувати в інших підтримуваних Windows додатках, наприклад, Microsoft Excel.
У меню File виберіть Output To.
Дотримуйтесь інструкцій в діалогових полях Output To.