Керівнику фірми і відповідальним за безпеку необхідно ретельно продумати:
· Що необхідно охороняти? Майно, інтелектуальні напрацювання, фінансові цінності, персонал фірми?
· Від кого необхідно охороняти, тобто хто може представляти загрозу (організована злочинність, конкуренти і т.п.)?
· Як може бути здійснена загроза (безпосередньо з вулиці, підкупом персоналу і т.д.)?
· Які адекватні способи захисту (фізична охорона, технічні засоби)?
· Яка вартість охоронних заходів?
Як правило, при організації охорони офісу фірми необхідно керуватися принципом економічності: витрати на комплексну охорону офісу не повинні перевищувати величини збитку, який, можливо, буде завдано фірмі при проникненні зловмисників в офіс. Це можна виразити загальною формулою:
Вартість (Ф + А + Т + С + Е) / Вартість У <1,
де Ф - фізичні заходи захисту; А - адміністративні заходи захисту; Т - технічні засоби охорони та сигналізації; С- заходи захисту, специфічні для кожної даної фірми в залежності від особливостей її функціонування; Е - економічні та морально-етичні заходи захисту; У - можливі збитки від доступу в офіс сторонніх осіб.
Для кожної фірми використовується відповідний комплекс заходів, адекватно відповідають як його внутрішньої, так і зовнішньої обстановці. При цьому вартість цих заходів не повинна перевищувати можливих збитків [15, 26, 32].
Охоронні системи для офісів, як і для підприємств, створюються, як правило, по блочно-зонного технології з багатобар'єрних системами захисту, які в свою чергу складаються з технічних засобів (решіток, запорів, систем сигналізації і т.д.) і фізичної охорони. Причому охороняти необхідно в тій чи іншій мірі всі елементи будівлі і приміщень офісу: вікна, двері, дах і саме приміщення.
За прийнятими у світовій практиці стандартам для надійної охорони в одну зміну необхідно брати не менше двох осіб. Найкраще, якщо один охоронець буде завжди на виду, бажано в уніформі служби безпеки. Другий охоронець (або група охорони) повинен знаходитися в окремому приміщенні, де розміщуються системи оповіщення, сигналізації, телеконтролю.
Більш серйозний варіант захисту передбачає ще й зовнішню приховану охорону на підступах до офісу, яка попереджає внутрішню охорону про можливі порушників і здійснює захист із зовнішнього боку, тобто з тилу нападаючих. Також охорона передбачається, коли існує загроза серйозного нападу з метою захоплення персоналу або пограбування офісу.