Ми постійно чуємо, що час - найцінніший ресурс на планеті. Можливо, це і не так, але часу постійно не вистачає, а значить, і цінується воно найбільше. Тому люди постійно шукають способи економії часу (от якби його можна б було збирати і зберігати в спеціальному банку!). Вічне «нічого не встигаю» особливо актуально, коли мова йде про роботу. Чи не встигати означає затримуватися вечорами, працювати у вихідні дні і просто постійно нервувати з приводу невиконаних вчасно справ. А від цього страждає вся решта життя. Тому постараємося допомогти вам оптимізувати робочі процеси.
За оптимізації роботи співробітників, різних служб, підприємств написана величезна кількість статей. Ви навіть можете піти на спеціальний семінар. Я думаю, що намалювати чітку схему, якої міг би слідувати будь-секретар, особистий помічник або офіс-менеджер, неможливо. Стиль, ритм і правила роботи кожної з нас повністю залежать від начальників, специфіки діяльності компаній, в яких ми працюємо, і навіть корпоративних традицій.
Тому схему кожен буде вибудовувати сам. А ми допоможемо порадами - дуже різними, але дієвими, перевіреними на практиці мною і колегами.
Чим ми можемо користуватися в роботі? Нашим власним досвідом, порадами колег, досягненнями сучасних комп'ютерних технологій, різними офісними пристосуваннями і багатьом іншим. Навіть нашу цікавість може зіграти відмінну роль.
Отже, наша мета - економія часу. Яким чином уникнути завалів, дедлайнів і роботи до глибокої ночі? Звичайно, повністю застрахуватися від цього у секретаря навряд чи вийде, але до цього варто прагнути.
Принцип перший: не робіть чужу роботу
Простий приклад: у відділі варто факс, яким користуються співробітники. У приймальні секретаря керуючого директора також є факс - для внутрішнього користування. У разі поломки факсу в відділі до вас будуть звертатися з проханням передати факс, і, звичайно, ви не відмовите. Але, на жаль, і після ремонту апарату багато співробітників будуть продовжувати носити листи і документи, відправляти які у вас немає можливості, тому що якщо витрачати на це свій час, ви не будете встигати виконувати основні обов'язки.
Тому секретарю необхідно чітко проводити кордону, вміти говорити «ні» і розставляти пріоритети, як не банально це звучить.
Навіть при зламаному в відділі факсі важливіше з'єднати шефа з потрібною людиною, ніж відправляти лист одного зі співробітників.
Чому таке відбувається? Не тільки тому, що все не хочуть працювати. Просто багато співробітників щиро вважають, що секретар всі дні проводить в очікуванні різних прохань від них, а в перервах між виконанням прохань нудьгує. Ваше завдання - пояснити, що це не так. Можливо, це здасться різким і у кого-то викличе образу. Що ж, важливо розуміти, що в цьому немає нічого страшного. Страшно буде не виконати свої безпосередні обов'язки і тим самим дійсно підвести начальника або колег.
Принцип другий: плануйте час
В обов'язки більшості секретарів входить планування робочого дня керівника. Можна застосовувати цей же метод для вашої роботи. Наприклад, заперечити: яким чином секретарю планувати свій день, якщо постійно відволікають і ситуація на роботі часом змінюється з космічною швидкістю? Але ж коли ми складаємо розклад шефа, завжди доводиться враховувати ймовірність змін, багато з яких відбуваються в самий останній момент. Тієї ж схемою можна користуватися і при плануванні свого робочого дня: закладайте додатковий час на непередбачені обставини, складайте розклад так, щоб можна було поміняти справи місцями. І завжди прив'язуйте свій робочий графік до графіка шефа. Наприклад, якщо ви знаєте, що завтра з 10.00 до 12.00 у нього виїзну нараду і він не буде до вас звертатися, можна намітити собі виконання справ, до яких ніяк не доходять руки. Так, до вас можуть прийти співробітники або є термінові справи. Але якщо шеф зайнятий, це робить вас більш вільної, ніж зазвичай, тому що не потрібно постійно відволікатися на його прохання.
Принцип третій: володійте інформацією
· Вносите відповідні зміни відразу, як тільки про них дізнаєтеся;
· Виділяєте собі для цього певний час (наприклад, одна година щоп'ятниці).
Принцип четвертий: використовуйте сучасні досягнення
Неймовірне щастя, що ми більше не використовуємо друкарські машинки, що комп'ютери не просто увійшли в наше життя, а дійсно стали здатні зробити її зручніше і легше. Користуйтеся можливостями, які вам дають сучасні програми.
Наприклад, програма Outlook дозволяє створювати контакти, списки розсилки, вести календар і створювати архівні папки. Останнє дуже важливо. Якщо ви створите архівні папки, в яких можна зберігати листи з різних тем, то заощадите собі не тільки час, а й нерви. Припустимо, якщо ви зберегли запит в папці «Запити», то при необхідності буде, по-перше, дуже легко його знайти, по-друге, довести, що ви дійсно його відправляли. Крім того, так можна зберігати підтвердження від готелів, електронні квитки і інші важливі документи. Звичайно, в разі необхідності можна звернутися в авіакомпанію або агентство, що виписало електронний квиток: вони зберігають їх протягом року. Однак ви витратите багато часу і будете залежати від роботи іншої людини (у якого багато своїх справ). До того ж квиток може знадобитися вам набагато пізніше, ніж через рік.
Пам'ятайте про те, що в Word і Outlook можна включити перевірку орфографії, що значно заощадить ваш час. Освоюйте нові програми і краще дізнавайтеся старі. Наприклад, в Excel суму можна вважати автоматично - при веденні розрахунків в цій програмі калькулятор вже не потрібен.
Крім стандартних офісних програм, можна користуватися і різними допомагають програмами, такими як Punto Switcher. Ця програма не тільки автоматично змінює розкладку, але і допомагає запам'ятовувати гарячі клавіші, використовувати автозаміну і багато іншого. А програма DeskStickers дозволяє легко створювати кольорові стікери на робочому столі. Багатьом це подобається, тому що дозволяє не забувати про різні дрібні справи (адже блокнот у вас не завжди перед очима, а звичайні паперові стікери часто відклеюються).
Якщо ви проявите цікавість, попитати колег, то легко зможете знайти серед різноманіття сучасних програм ту саму, яка зробить вашу роботу зручніше, а життя легше.
Принцип п'ятий: все в порядку
Пам'ятаєте вислів «Порядок на столі - порядок в голові»? Завжди тримайте в порядку робочий стіл (бажано займатися розкладанням речей по місцях кожен день в кінці робочого дня). Порядок на столі не тільки дозволить легко знайти все потрібне і тримати важливі предмети під рукою, але і справить гарне враження на начальника, колег і гостей.
Як правило, секретар зберігає у себе канцелярські та господарські товари. Регулярно наводите в них порядок. Таким чином ви будете знати, чого у вас немає, що потрібно замовити, що скоро закінчиться, а чого вистачить на рік і не варто витрачати на це корпоративні гроші і свій дорогоцінний час.
Принцип шостий: використовуйте професійні навички
# 9632; Сліпа друк. Зараз до секретаря рідко пред'являють таку вимогу, як володіння сліпий печаткою. Без цієї навички можна влаштуватися на роботу і успішно справлятися зі своїми обов'язками. І все ж секретарю це вміння необхідно - перш за все, для економії нервів і в якості турботи про своє здоров'я.
# 9632; Швидкісне читання. Через секретаря або особистого помічника йде весь документообіг компанії. Ми переглядаємо томи документів, перш ніж віднести їх на підпис керівнику. Справа не тільки в тому, що начальник може запитати вас про зміст документа, а й в тому, що неуважні співробітники частенько вказують невірні дати, помиляються в ініціалах, оформляють документи не за правилами. На перевірку часом доводиться витрачати досить багато часу, документи бувають термінові, і співробітник, їх приніс, дуже нервує з приводу того, що ви ще й читаєте документ.
Принцип сьомий: застосовуйте шаблони
Ми кожен день створюємо величезну кількість різних документів: листів, заявок, наказів, службових записок. Створіть шаблон для кожного виду документів (або кілька різних шаблонів, якщо потрібно). Наприклад, якщо в організації введений пропускний режим, створіть шаблон заявки на тимчасовий пропуск для гостя - в разі необхідності потрібно буде замінити тільки П.І.Б. і дату. Природно, у секретаря повинні бути зразки заяв на відпустку, наказів, погоджень та інших документів, необхідних для роботи. Найкраще згрупувати шаблони за темами, щоб в разі необхідності не витрачати час на пошуки.
Принцип восьмий: зберегти і примножити
Ні для кого не секрет, що ми зберігаємо документи відповідно до державного стандарту діловодства і здачі в архів. Документи діляться на документи постійного і тимчасового зберігання. Перші ми прибираємо в архівні бокси і здаємо в архів (або поміщаємо в спеціально відведений шафа, якщо архіву в організації немає), а другі можна знищити після закінчення терміну зберігання. А далі часто починається моторошна плутанина. Деякі непотрібні документи можуть роками припадати пилом в папках на полицях, інші (потрібні) відправляються в сміттєвий кошик, потім ви не можете знайти позаторішній запит або торішню претензію. Перш за все необхідно дізнатися терміни зберігання тих документів, з якими ви працюєте. Якщо у ваші обов'язки не входить ведення кадрового діловодства, то не варто забивати собі голову інформацією про те, який термін зберігання мають накази про прийом на роботу. Подальші дії будуть залежати вже від специфіки роботи в конкретній компанії або відділі. Якщо ви працюєте в компанії досить довго, то вже мали можливість дізнатися, які саме документи і скільки потрібно зберігати в приймальні. Якщо ж ви тільки влаштувалися на роботу, постарайтеся з'ясувати цей момент у попередниці або співробітників.
Маленькі хитрощі. Звичайно, у кожної з нас є свої маленькі хитрощі, що дозволяють заощадити час і найбільш зручно організувати роботу в приймальні.
Наприклад, багато хто любить приходити на роботу раніше. Півгодини до початку офіційного робочого дня - час вельми продуктивне. Можна не поспішаючи привести себе в порядок, свіжим поглядом окинути приймальню, перевірити списки намічених справ, розклад шефа, випити чашку кави, почитати новини або щось цікаве в Інтернеті. Кожна з нас по-своєму входить в робочий ритм. Якщо ви влітає в приймальню в 9.00 і тут же починаєте відповідати на дзвінки, заварюючи чай і одночасно знімаючи пальто, і відчуваєте себе при цьому прекрасно - не потрібно нічого змінювати. Але якщо подібне початок дня вас дратує, може, варто починати свій день трохи раніше?
Господарські дрібниці. Подбайте про те, щоб у вас завжди були під рукою нитки і голки (можна купити гарний набір), антистатик, необхідні ліки, запасна пара колготок (які мають звичай рватися в самий невідповідний момент, коли немає часу бігти в магазин).
І ще кілька порад
# 9679; Перед відходом приводите робоче місце в порядок. Вранці на це може не бути часу.
# 9679; Не відкладайте виконання завдання (навіть самого неприємного) на останній момент. В останній момент завжди виникає аврал і зовсім немає можливості працювати.
# 9679; Піклуйтеся про себе. Ідіть на обідню перерву з робочого місця (навіть якщо обід на офісній кухні займає у вас десять хвилин), гуляйте, робіть щось, не пов'язане з роботою. У приймальні в цей час краще не сидіти, інакше можна провести весь перерву за поясненням всім іншим, що у вас час обіду. Крім того, робіть перерви в роботі з комп'ютером (наприклад, можна полити квіти).
# 9679; Проявляйте цікавість. На жаль, ми часто втрачаємо безліч дивовижних можливостей економії часу. Одна моя колега живе недалеко від станції приміських поїздів і завжди розглядала цю станцію як можливість виїхати на природу (яку вона жодного разу не використовувала). Тільки через два роки сусідства їй несподівано відкрилася істина: електричка йде ще й у зворотний бік, тобто в центр міста, де моя колега і працює. Дорога на роботу тепер займає двадцять п'ять хвилин, пробок не буває, черг на вході в вагон - теж. Секретарю дуже важливо виявляти цікавість, постійно дивитися на всі боки, цікавитися тим, що відбувається навколо.
Якщо ви зіткнулися з будь-якої завданням вперше, не бійтеся просити про допомогу. Можна звернутися до колег на роботі, співробітникам, друзям, задати питання на форумі. Те, що для вас в новинку, хтось десь колись уже робив, і ця людина може допомогти. І самі зможете допомогти комусь порадою, заощадити чийсь час і відчути себе розумницею і відмінним фахівцем.
М.А. Юдакова,
секретар керуючого директора ТОВ «ТД Поліметал»