Наявність певних видів запасів визначає ефективність управління матеріально-технічним забезпеченням проекту.
Так, наприклад, позитивним аспектом наявності великого розміру запасів є забезпечення високого рівня обслуговування. З'являється можливість уникнути проблем, пов'язаних з часом поставок та інших перешкод, що впливають на ефективність реалізації проекту. Негативними аспектами наявності великого розміру запасів є зниження рівня якості та збільшення періоду руху ресурсів, омертвіння капіталу, вкладеного в ресурси.
Теоретично повинен підтримуватися якомога нижчий рівень запасів ресурсів певної номенклатури за умови збереження високого рівня обслуговування та оптимального часу поставок з урахуванням безлічі додаткових умов.
Система управління запасами вирішує такі основні завдання:
- контроль і облік рівня запасів;
- визначення розміру резервного запасу для кожного ресурсу, що залежить від необхідності безперервного забезпечення робіт проекту;
- розрахунок оптимального розміру замовлення ресурсу;
- визначення інтервалу часу між замовленнями.
Контроль рівня запасів ведеться за всіма групами ресурсів і полягає у врахуванні наявності ресурсів і відстеження моменту, коли слід здійснити замовлення чергової партії ресурсів.
З АВС-методу випливає, зокрема, правило 20/80. Встановлено, що в більшості випадків 75% вартості запасів охоплює близько 10% найменувань номенклатури ресурсів (підмножина А), 20% вартості - відповідно 25% найменувань (підмножина В), 5% вартості - 65% найменувань (підмножина С). У багатьох випадках виявляється, що 20% найбільш споживаних ресурсів становлять близько 80% вартості запасів.
Оптимізація розміру замовлення
Найбільш поширеним інструментом в управлінні запасами, спрямованим на мінімізацію сумарних витрат, традиційно визнається модель оптимального розміру замовлення (EOQ). Причиною популярності цієї моделі є як простота математичного апарату, так і хороші результати її практичного використання.
Проблема управління запасами в даній моделі зведена до визначення обсягу замовлення (Q) і частоти виконання замовлень (Т) за планований проміжок часу, що в свою чергу розраховується за допомогою балансування між витратами, пов'язаними з виконанням одного замовлення (О), і витратами на зберігання одиниці запасів (З). Розмір замовлення слід збільшувати до тих пір, поки зниження витрат на замовлення переважує збільшення витрат на зберігання.
У найпростішому варіанті моделі величина замовлення Q і період між поставками Т приймаються постійними величинами. Введене в модель додаткове обмеження по одноразової поставці нової партії в момент завершення запасів попередньої, дозволяє стверджувати, що середній обсяг зберігаються на складі матеріалів дорівнює Q / 2. Відповідно, витрати зберігання запасів за період між двома поставками рівні твору витрат зберігання одиниці матеріалу на середній обсяг запасів.
Для розрахунку витрат по виконанню замовлення до умови незмінної величини замовлення додається пропозиція про постійну вартості замовлень, тому витрати на замовлення визначаються як добуток витрат на одне замовлення O і кількість замовлень за звітний період (S / Q).
де S - потреба в матеріалах або готової продукції за звітний період; Q - обсяг замовлення; Про - витрати, пов'язані з виконанням одного замовлення.
Оптимальний розмір замовлення виходить при мінімальних сумарних витратах з управління запасами.
Прирівнюючи першу похідну від функції сумарних витрат до нуля, знаходимо безпосереднє значення оптимального розміру замовлення.
dZ / dQ = C / 2 - (S * O) / Q 2 = 0
Таким чином, оптимальний розмір замовлення визначається: