Сьогодні все більша кількість підприємств і організацій вирішують розпрощатися з незліченною кількістю паперів, що займають стелажі, шафи, сейфи і створюють безперервний потік документації. Причина проста - паперовий документообіг має безліч недоліків:
У підсумку: затримки в прийнятті управлінських рішень, несвоєчасно виконані завдання, незадоволені контрагенти, проблеми з контролюючими органами і, як наслідок, недоотримані економічні вигоди. Виходом стане оптимізація діловодства.
Звичайно, можна проаналізувати проходження документації, провести навчання персоналу, в кінці кінців, створити або розширити відповідний відділ. Але в більшості випадків ці заходи виявляються тимчасовими.
Правильніше використовувати сучасні технічні можливості та впровадити електронний документообіг - єдиний процес обробки електронних документів, який реалізує «безпаперове діловодство». При цьому оптимальним вибором стане готове рішення - комплексна система документообігу. наприклад, bb workspace. Система складається з функціональних блоків, один з яких (bb docflow) допомагає в організації внутрішнього нефінансового електронного документообігу, що включає накази, доручення, службові записки, резолюції, договору і т.д.
Оцінивши результати впровадження bb workspace, ви помітите, що вкладені в неї кошти окупляться підвищенням загальної продуктивності організації, зменшенням матеріальних витрат на паперове діловодство і найкращим виконанням договірних зобов'язань. Такі економічні вигоди напевно порадують будь-якого керівника.