Організація бухгалтерської справи і архіву
Будь-яка справа для успішного функціонування потребує організації його здійснення. Це безпосередньо стосується і бухгалтерської справи. Бухгалтерська справа відрізняється складною і неоднорідною структурою, різним за змістом і термінами виконання переліком виконуваних робіт, необхідністю їх гармонійного поєднання для забезпечення єдності системи, суміщенням облікових функцій з контрольними, необхідністю виходу в єдину звітність.
Єдиних правил для визначення кількісного складу працівників у кожному з підрозділів бухгалтерії і розподілу обов'язків між ними не існує.
Загальна чисельність бухгалтерського персоналу зазвичай визначається виходячи з трудомісткості облікових робіт або апріорно і також встановлюється по відділах, секторах і обліковими групами.
Обов'язки між бухгалтерами всередині підрозділів розподіляються з орієнтацією на об'єкт обліку або місце здійснення господарських операцій. Так в матеріальному відділі за кожним бухгалтером закріплюють певні склади або види матеріальних цінностей, в розрахунковій частині і в виробничому секторі - цехи, відділи та служби, у фінансовій групі - види операцій і т.п.
Вельми важливо при розподілі обов'язків всередині бухгалтерії врахувати психологічні особливості характеру того чи іншого працівника. Так, некомунікабельний бухгалтер може бути прекрасним фахівцем у виробничому секторі або в відділі обліку основних засобів і нематеріальних активів, але в розрахунковій частині у нього можуть бути серйозні проблеми у взаєминах з персоналом.
Для узагальнення різних видів облікових робіт в єдине ціле, забезпечення рівномірності їх виконання протягом звітного періоду складається спеціальний графік, в якому для підрозділів бухгалтерії і окремих її працівників вказується час представлення первинних документів, машинограм, інших облікових регістрів, а також форм зовнішньої і внутрішньої звітності .
Для чіткої та оперативної роботи бухгалтерської служби в умовах складних взаємозв'язків її з усіма сторонами і аспектами функціонування організації важливе значення має внутрішня регламентація її діяльності. Для цього рекомендується розробити і затвердити керівником підприємства Положення про бухгалтерію. У ньому визначається роль і місце бухгалтерської служби в організаційній структурі апарату управління, її підпорядкованість, основні завдання та функції бухгалтерії, її права, обов'язки і відповідальність, внутрішня організаційна структура, показники оцінки роботи і форми стимулювання.
Важливим завданням організації бухгалтерської справи є забезпечення сприятливих умов для нормальної діяльності облікового персоналу. Робота співробітників бухгалтерії складається з комплексу творчих, логічних і допоміжне-технічних операцій. Це головним чином інтелектуальна діяльність, що вимагає зосередженості, уваги, пунктуальності і акуратності. Умови роботи впливають на продуктивність праці, якість виконання бухгалтерами своїх обов'язків, ступінь стомлюваності, задоволеність працею.
Для бухгалтерії потрібне приміщення в одній будівлі з дирекцією підприємства, розташованому поблизу від основного виробництва. Всі її підрозділи зазвичай розташовуються в одному місці в великих приміщеннях на нижніх поверхах або в окремих кімнатах на 2-3 людини. В окремих кабінетах розміщуються співробітники, безперервно приймають відвідувачів: головний бухгалтер, начальник розрахункового відділу, касир. Найбільш прийнятними для роботи вважаються прямокутні кімнати, довжина яких перевищує ширину не більше ніж в два рази. Норма площі на одного працівника в адміністративно-конторських приміщеннях - не менше 3-5 квадратних метрів.
Приміщення для бухгалтерії повинні розташовуватися там, де достатньо природного світла, нормальна вологість і температура, не заважає виробничий шум. Нормальною вважається освітленість 300 лк. Якщо вік працівника понад 50 років, ця норма повинна бути підвищена. Освітленість нижче норми на 20-30% вважається неприйнятною. Найбільш сприятливою в приміщенні є температура 18-20 ° С, вологість 60-70%. Рівень шуму не повинен перевищувати 45-50 ДБ.
Перелік основних ергономічних вимог, що забезпечують нормальні умови праці облікових працівників, наведено в табл. 5
Перелік основних вимог до організації робочого місця бухгалтера
Велику частину робочого часу бухгалтер проводить за столом, який рекомендується ставити перпендикулярно до вікна або так, щоб світло падало з лівого боку. Розміщувати бухгалтерів в кімнаті бажано відповідно до маршрутами руху документації та регістрів. Столи співробітників, пов'язаних однією роботою, слід ставити поруч. Проходи між столами повинні бути не менше 55 см.
Висота столу - 3/7 росту людини, стільця - 2/7 зростання. Ящики в столах повинні допускати можливість знаходження папок з документами в вертикальному положенні.
Складовою частиною внутрішньої організації бухгалтерської справи є розпорядок робочого дня бухгалтерії. Безпосередньо в бухгалтерії прийом відвідувачів рекомендується проводити в другій половині робочого дня і робити спільні перерви в роботі хвилин на 10-15, один в першій половині дня і два - в другій. Обідня перерва бажано поєднувати з активним відпочинком (прогулянками на свіжому відпочинку, гімнастикою). Час обіду працівників бухгалтерії не повинно збігатися з обідньою перервою робітників.
Складовою частиною бухгалтерської справи є організація бухгалтерського архіву.
Оброблені бухгалтерські документи можуть зберігатися як в самій організації, так і в спеціальних установах - державних і приватних архівах. Питання про вибір місця зберігання вирішує керівництво підприємства. Порядок зберігання бухгалтерських документів безпосередньо в організації встановлює головний бухгалтер.
Зазвичай первинна документація, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси перші 2-3 роки зберігаються безпосередньо в бухгалтерії, в спеціальному приміщенні або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Потім вони передаються в архів підприємства або державні і приватні архіви.
За деякими видами первинної документації нормативні положення з бухгалтерського обліку та оподаткування передбачають особливий порядок систематизації та зберігання. Так, рахунки-фактури, отримані від постачальників, і другі екземпляри рахунків, відправлених підприємством покупцям, слід зберігати в спеціальних папках до журналів обліку продажів і покупок. Бланки та документи суворої звітності необхідно зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх повне збереження.
Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машинозчитуваних носіях визначено у відповідних нормативних положеннях і інструкціях, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах автоматизації обробки економічної інформації.
Якщо керівництвом підприємства прийнято рішення зберігати бухгалтерську документацію в державному або приватному архівній установі, з ним укладається договір надання послуг. У типових договорах з територіальними підрозділами Росархіву передбачається необхідність періодичної перевірки стану архівної справи на підприємстві і їх згоду на знищення документів після закінчення терміну зберігання. Для приватних архівних установ необхідна ліцензія на здійснення цього виду діяльності. Зазвичай вони не тільки зберігають, але і знищують документи з простроченим терміном зберігання. При ліквідації підприємства без правонаступника всі документи, що стосуються особового складу (облікові картки, особові рахунки і т.п.), і документацію, за якою ще не закінчився термін зберігання, необхідно здати в територіальне відділення Росархіву. Туди ж передаються і установчі документи ліквідованої організації.
Відповідальність за збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в бухгалтерії і архіві підприємства, за своєчасну передачу їх до архівної установи несе головний бухгалтер. Видача цієї документації з архіву підприємства працівникам інших його структурних підрозділів, як правило, не допускається. В окремих випадках документація видається тільки за розпорядженням головного бухгалтера.
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів може проводитися органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного процесуального законодавства. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку посадовій особі підприємства. У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії з документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати вилучення.
У разі вилучення недооформлені томи документів (Не підшиті, що не пронумеровані і т.д.), з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати , завірити своїм підписом).
Чинним податковим законодавством передбачена матеріальна відповідальність за збереження бухгалтерської документації. При їх відсутності або зникнення підприємство зобов'язане сплатити штраф у таких розмірах:
- 5000 руб. якщо немає бухгалтерських документів, які стосуються одного податкового періоду;
- 15 000 руб. якщо відсутні документи за кілька податкових періодів;
- 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб. якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.
Штрафні санкції не застосовуються, якщо підприємство доведе, що пропажа документів відбулася за форсмажорних обставин, наприклад, в результаті стихійних лих. У всіх випадках пропажі або загибелі бухгалтерської документації керівник підприємства повинен призначити наказом комісію зі з'ясування причин втрати документів. При необхідності для участі в роботі комісії запрошуються представники правоохоронних органів і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, затвердженим керівником організації.
Причина пропажі чи загибелі від пожежі бухгалтерської документації вважається поважною, яка позбавляє від штрафних санкцій, якщо в акті буде вказано, що приміщення, де знаходилися документи, було обладнано охоронною і протипожежною сигналізацією. До акта повинна бути додана довідка міліції про порушення за фактом крадіжки кримінальної справи або довідка пожежної служби про те, що трапилося пожежі і його наслідки.
Актом створеної наказом по підприємству комісії оформляють і знищення або здачу в утиль документації з вичерпаним терміном придатності. Решта первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. До передачі в архів підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальному приміщенні або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах або спецприміщеннях, що забезпечують збереження. Первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і супроводжуються довідкою з архіву підприємства.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них первинними документами повинні бути передані в хронологічному порядку і переплетені.
Документи, необхідні для використання в практичних цілях строком до п'яти років, зберігаються в бухгалтерському архіві об'єднання, підприємства, а після цього знищуються без дозволу архівного знищення. Документи, що мають науково-історичну і практичну цінність, підлягають постійному зберіганню, передаються до державного архіву. Архівні документи зазвичай зберігаються в папках (справах) з підрозділом по назвах регістрів. Всередині папки документи розташовуються в порядку послідовності їх записи в той чи інший регістр.
Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів в архіві підприємства, установи визначається Головним архівним управлінням РФ, але не менше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних повинні зберігатися не менше 5 років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.
Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.