Організація зберігання бухгалтерських документів

експерт журналу «Заклади охорони здоров'я: бухгалтерський облік та оподаткування»

Заклади охорони здоров'я зобов'язані забезпечити зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності (п. 14 Інструкції № 157н [1]). У цій статті ви знайдете відповіді на питання: хто зобов'язаний організувати зберігання бухгалтерських документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності, які терміни їх зберігання, як організувати збереження бухгалтерських документів і регістрів бухгалтерського обліку, якщо вони виведені на паперовий носій, складені в електронній формі, як ліквідувати документи, термін зберігання яких закінчився?

Загальні вимоги до організації зберігання бухгалтерських документів

первинний обліковий документ, регістр бухгалтерського обліку складаються на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом;

первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року;

зберігання документів бухгалтерського обліку організується керівником економічного суб'єкта;

вимоги до документів бухгалтерського обліку та документообігу в бухгалтерському обліку встановлюються в федеральних стандартах бухгалтерського обліку.

- Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку. затверджене Наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 № 105 (в частині, що не суперечить відповідним законодавчим та іншим нормативно-правовим актам, виданим пізніше) (далі - Положення про документах);

Відносно державних (муніципальних) установ вимоги до організації зберігання первинних (зведених) облікових бухгалтерських документів і бухгалтерської звітності встановлені в п. 14 і 15 Інструкції № 157н. З положень п. 14 даної інструкції слід, що суб'єкт обліку зобов'язаний забезпечити зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської (фінансової) звітності протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи. але не менше п'яти років.

При наявності технічної можливості суб'єкт обліку вправі зберігати первинні електронні документи (електронні реєстри) на машинних носіях з урахуванням вимог законодавства РФ, що регулює використання електронного підпису в електронних документах.

При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованого виправлення.

Відповідальність за організацію зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської (фінансової) звітності несе керівник установи.

Оформлення та зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку, що містять відомості, що становлять державну таємницю, здійснюються з дотриманням норм законодавства РФ про захист державної таємниці (п. 15 Інструкції № 157н).

Організація зберігання документів на паперовому носії

Заклади охорони здоров'я, як правило, використовують у своїй роботі первинні (зведені) облікові документи, виведені на паперовий носій. У міру здійснення операцій і прийняття до бухгалтерського обліку первинного (зведеного) облікового документа, але не пізніше наступного дня після отримання такого документа на підставі як окремих документів, так і групи однорідних документів до регістрів бухгалтерського обліку вносяться відповідні записи (п. 11 Інструкції № 157н ). Оскільки установи ведуть автоматизований бухгалтерський облік, регістри бухгалтерського обліку формуються в програмі. Після закінчення кожного звітного періоду (місяця, кварталу, року) первинні (зведені) облікові документи, сформовані на паперовому носії, що відносяться до відповідних журналів обліку операцій, іншим регістрів бухгалтерського обліку, хронологічно підбираються і сброшюровиваются. На обкладинці вказуються:

найменування суб'єкта обліку;

найменування головного розпорядника коштів бюджету, повноваження якого виконує суб'єкт обліку - організація, що здійснює повноваження одержувача бюджетних коштів;

назва і порядковий номер папки (справи);

період (дата), за який сформований реєстр бухгалтерського обліку (журнал обліку операцій), із зазначенням року і місяця (числа), найменування регістру бухгалтерського обліку (журналу обліку операцій) із зазначенням при наявності його номера, кількості аркушів у папці (справі).

Періодичність виведення регістрів бухгалтерського обліку на паперовий носій встановлюється в обліковій політиці установи. Для журналів обліку операцій такий період найчастіше становить місяць, за підсумками якого на паперовий носій виводиться регістр бухгалтерського обліку з додатком в хронологічному порядку первинних облікових документів, до яких оформляється обкладинка, де відображається інформація, наведена вище.

Наказом керівника установи призначається відповідальна за ведення архіву документів в установі особа. Щоб упорядкувати послідовність здачі документів і регістрів бухгалтерського обліку в архів, а також організувати їх зберігання, розробляється внутрішній локальний акт, в якому прописуються:

- правила здачі документів в архів;

- правила організації збереження документів в архіві;

- правила ведення архіву;

- правила видачі документів з архіву;

- порядок знищення документів, термін служби яких закінчився.

Для розробки такого документа можна скористатися:

- Положенням про документи, що встановлює правила зберігання первинних документів в державних (муніципальних) установах;

- Правилами організації зберігання документів.

Нижче як приклад наведемо текст положення про організацію архіву в установі.

Положення про організацію архіву

Не пізніше 5-го числа місяця, наступного за звітним, на паперовий носій виводяться журнали обліку операцій, до яких бухгалтер в хронологічному порядку підшиває первинні облікові документи. Бухгалтер ділянки формує з них папки, на обкладинці яких відображає інформацію, зазначену в п. 11 Інструкції № 157н.

Після перевірки журналів обліку операцій та первинних облікових документів, скріплених в папки, головним бухгалтером не пізніше 15-го числа місяця, наступного за звітним, вони здаються в архів. Працівник, відповідальний за прийом, зберігання, видачу документів з архіву, знищення документів з простроченим терміном зберігання, приймає документи та реєструє їх в опису (форма опису документів [2] наведена в додатку до положення).

Кожній папці документів, зданої в архів, присвоюється індекс справи, який включає в себе дату передачі справи (комплекту документів, регістра бухгалтерського обліку, звітності) в архів з присвоєнням порядкового номера передачі справи в загальній хронологічній послідовності і абревіатуру відділу, який здає документи.

Облік надходження документів до архіву та вибуття документів з архіву установи ведеться в книзі обліку надходження і вибуття справ, документів. Форма такої книги [3] наведена в додатку до даного положення.

За запитом працівників, керівника установи, його заступників, головного бухгалтера, заступників головного бухгалтера та інших осіб за їх згодою з архіву видаються документи. Видача документів з архіву проводиться на підставі акту. Форма акта [4] наведена в додатку до цього положення.

Після закінчення терміну зберігання документи знищуються. Для цього створюється експертна комісія, до якої включаються такі співробітники:

- працівник, відповідальний за ведення архіву;

- головний бухгалтер установи;

Склад комісії затверджується наказом керівника установи щорічно. Експертна комісія встановлює факт закінчення терміну зберігання документів, складає акт про їх знищення і знищує документи за допомогою того, що знищує документів. Форма такого акта [5] наведена в додатку до даного положення.

Організація зберігання документів в електронній формі

При наявності технічної можливості суб'єкт обліку вправі здійснювати зберігання первинних електронних документів (електронних регістрів) на машинних носіях з урахуванням вимог законодавства РФ, що регулює використання електронного підпису в електронних документах.

Правила організації зберігання електронних документів та електронних регістрів бухгалтерського обліку встановлені і Правилами організації зберігання документів.

Заклад охорони здоров'я може скористатися цими документами і розробити своє положення про організацію зберігання електронних документів, електронних регістрів бухгалтерського обліку та звітності.

Наприклад, в такому положенні може бути прописано наступне.

Регістри бухгалтерського обліку зберігаються в установі в електронному вигляді. При передачі електронного реєстру на зберігання в електронний архів проводиться переміщення реквізитів і даних створеного регістра в базу даних (таблицю, сукупність таблиць бази даних) з накладенням заборони на зміну його реквізитів.

Електронний регістр передається в архів щомісяця не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним.

У формується резервну копію електронного архіву включаються регістри бухгалтерського обліку в електронному вигляді, розміщені в електронному архіві за період з дати, що відповідає даті останнього резервного копіювання, по дату формування резервної копії включно. Після закінчення фінансового року формується резервна копія баз даних електронного архіву за минулий рік.

Резервна копія електронного архіву та резервна копія бази даних електронного архіву підлягають записи на оптичні носії інформації (один або кілька CD-дисків, DVD-дисків і т. П. З закритою сесією). На лицьовій стороні вказується наступна інформація:

- дата формування копії, період, за який сформована резервна копія;

- загальний обсяг інформації;

- порядковий номер копії відповідно до журналу обліку переданих на зберігання резервних копій електронного архіву документів;

- бази даних електронного архіву, регістрів бухгалтерського обліку;

- П. І. Б. уповноваженої виконавця;

- термін зберігання даного носія інформації.

Терміни зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, звітності

У пункті 14 Інструкції № 157н передбачено, що терміни зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської (фінансової) звітності встановлюються відповідно до правил організації державного архівної справи і становлять не менше п'яти років.

Вибірково наведемо терміни зберігання деяких документів, установлених Наказом Мінкультури РФ № 558.

На завершення статті коротко сформулюємо висновки:

1) у закладі охорони здоров'я повинно бути організовано зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської (фінансової) звітності;

2) про тветственность за організацію зберігання первинних (зведених) облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської (фінансової) звітності несе керівник установи;

3) р уководітель установи своїм наказом призначає особу, відповідальну за ведення архіву документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності;

4) терміни зберігання документів в архіві встановлені Наказом Мінкультури РФ № 558 і повинні становити не менше п'яти років;

5) документи, термін зберігання яких закінчився, підлягають знищенню

[2] При розробці форми опису можна скористатися формою, наведеною в додатку 23 до Правил організації зберігання документів.

[3] При розробці форми книги можна скористатися формою, наведеною в додатку 11 до Правил організації зберігання документів.

[4] При розробці форми акта можна скористатися формою акта, наведеною у додатку 10 до Правил організації зберігання документів.

[5] При розробці форми акта можна скористатися формою акта про виділення до знищення архівних документів, що не підлягають зберіганню, представленої в додатку 21 до Правил організації зберігання документів.

У статті ми розглянемо, як правильно відображати в бухгалтерському та податковому обліку у бюджетних і автономних установ виявлені в ході інвентаризації надлишки і недостачі майна, в якому порядку списувати нереальну до стягнення дебіторську заборгованість і незатребувану кредиторську заборгованість, якими документами оформляти дані операції.