Перелік документації, з якою пов'язана робота бухгалтерії в школі
Податковий кодекс, навпаки, не ставить ніяких жорстких обмежень, тому школа може стверджувати новуюучетную політікукаждий рік за своїм бажанням.
Щоб не відчувати труднощів з внесенням змін кожен раз, коли виникають спірні моменти, рекомендується складати два окремі документи:
- для облікової політики школи для бухгалтерського обліку;
- для податкового обліку.
До числа документів, на правильність складання яких бухгалтерія повинна звертати увагу, відноситься положення про персонал. Трудові взаємини з працівниками повинні оплачуватися, а правом підпису мають тільки директор школи і головний бухгалтер. Бухгалтер повинен розуміти, чи правильно кадрова служба оформляє накази, тому що в іншому випадку при проведенні перевірок ревізори можуть не прийняти ці накази і порахувати виплати необгрунтованими.
Положення про персонал
Особливо важливо мати положення про персонал в тому випадку, коли у організації відсутня колективний договір. Він допоможе керівнику закріпити в ньому ті моменти, які в трудовому кодексі прописані двояко або прописані дуже мало і їх потрібно розширити.
З персоналом організації пов'язано також положення про систему преміювання. Якщо у школи є фінансові можливості, вона може виплатити співробітникам додаткові грошові кошти крім зарплати, проте це є її правом, а не обов'язком.
У бухгалтерії в школі повинен бути регламент про збереження бухгалтерських документів. Це пов'язано з тим, що періоди зберігання документів зараз досить довгі. Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська і фінансова звітність підлягають зберіганню протягом строків, встановлених відповідно до правил організації архівної справи, але не менше 5 років після звітного року. Фінансова річна бухгалтерська звітність зберігається постійно.
У регламенті відбивається:
- яким чином будуть зберігатися документи;
- де вони будуть зберігатися;
- відповідальне за їх збереження обличчя;
- порядок знищення після закінчення терміну зберігання.
Електронні носії інформації в бухгалтерії
Сьогодні бухгалтерія в школі використовує не тільки звичайні паперові носії, а й електронні. Вона повинна з певною періодичністю, яку встановить для себе самостійно, копіювати з локального комп'ютера на зовнішній носій з великим об'ємом пам'яті останню версію бухгалтерського обліку. Бухгалтерії необхідно визначити, де будемо зберігатися цей зовнішній носій і хто за нього відповідатиме.
У разі виникнення екстремальної ситуації в школі це відповідальна особа повинна буде в першу чергу взяти з собою копії звітів. Ця електронна версія бухгалтерського обліку повинні бути захищена від внесення змін.
За час роботи школи накопичується великий обсяг бухгалтерської документації, який стає неможливо зберігати в кабінеті бухгалтерії.
У кабінеті повинні знаходитися:
- документи тільки за поточний період
- якісь документи за попередній період.
Все інше має зберігатися, відповідно до закону «Про архівну справу», в папках певної товщини не більше 5 сантиметрів, в приміщенні, де не буває багато людей.
З метою дотримання облікової політики школи для бухгалтерського обліку в бухгалтерії повинна бути своя звітність. Вона буває місячної, квартальної та річної. Всі ці документи повинні зберігатися в окремій папці. Бухгалтерська звітність вважається оформленою тільки після того, як на паперовому носії її підписав керівник школи. Додатково можна вказати наказ Міністерства фінансів №44 про звітність в разі реорганізації.
Відповідно до нього, на день, що передує вилученню юрособи з Реєстру юридичних осіб:
- повинні бути закінчені всі заходи господарського плану,
- повинна бути здійснена передача і перераховані кошти правонаступника,
- повинна бути здійснена підготовка і здача звітності до податкових органів та до позабюджетних фондів
- повинна бути підготовлена звітність для засновника.
Таким чином, в момент виключення з Реєстру організація вже не може проводити ніяких операцій, підписувати документи і ставити печатки. Бухгалтерія в школі повинна бути в курсі всіх етапів реорганізації для того, щоб на момент виключення з Реєстру вона закінчила розрахунки з працівниками, провела платежі в податкову інспекцію по прибутковому податку і в позабюджетні фонди.
Таким чином, крім своїх власних документів бухгалтерія в школі повинні бути знайома з великою кількістю інших документів освітнього закладу. які не стосуються її діяльності безпосередньо, але впливають на її ефективність.
Читайте в найближчих номерах журналу «Довідник керівника освітнього закладу»