Державне обласне установа
«Центр комплектування державних архівів Кіровської області»
Орієнтовна номенклатура справ для загальноосвітніх установ основної загальної та середньої (повної) загальної освіти
Пропонована приблизна номенклатура справ розроблена в якості основи для складання номенклатури справ конкретного загальнообов'язкового державного соці-разовательного установи з метою правильного формування справ, забезпечення схоронності документів, для уніфікації ведення діловодства та прискорення процесу обробки документів при передачі їх в архів.
Дана приблизна номенклатура справ є методичним посібником, і створена для використання при складанні конкретних номенклатур справ в загальноосвітніх установах основної загальної та середньої (повної) загальної освіти.
При розробці конкретної номенклатури справ з урахуванням з приблизною слід враховувати практику ведення діловодства, що склалася в даному навчальному закладі, і вимоги архівних установ до номенклатурам справ.
Конкретна номенклатура справ повинна відображати всі документи, що утворюються в діяльності освітнього закладу, в тому числі, не передбачені зразковою номенклатурою. У той же час не слід механічно переносити з приблизною номенклатури в конкретну ті справи і окремі документи, які в діловодстві освітнього закладу не утворюються. Зокрема, це стосується статистичних звітів. Примірної номенклатури передбачений заголовок "Річні статистичні звіти про роботу школи (ф. Ф. 1-од, ЗОШ-1, ЗШ-5, ЗОШ-9, 83-рик)". Склад форм статистичної звітності може змінюватися. У разі таких змін нововведені форми звітів повинні бути внесені в конкретну номенклатуру справ, а скасовані - виключені з неї.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид вживається термін «документи», а в кінці заголовка в дужках вказують їх назви: наприклад «Документи про проведення виставок (плани, списки, доповіді, листування і ін.). Термін «Документи» застосовується також в заголовках справ, що містять документи і додатки до будь-якого документу. Наприклад «Документи до протоколів засідань педагогічної ради».
У заголовках справ, що містять листування, вказується з ким і з якого питання вона ведеться. Наприклад: «Листування з правоохоронними органами з питання правопорушень серед учнів». Не допускається вживання в заголовку справи вступних слів і складних синтаксичних оборотів, неконкретних формулювань ( «різна листування,« загальні матеріали »,« матеріали Ради »).
У конкретної номенклатурі можуть бути відсутні цілі розділи, передбачені зразковою номенклатурою в разі, якщо відповідна робота не ведеться. Зокрема, в номенклатури справ освітніх установ, що здійснюють свою фінансово-господарську діяльність через централізовану бухгалтерію. не включаються документи, передбачені розділом "Бухгалтерський облік і звітність" зразковою номенклатури.
У зв'язку з тим, що в даний час все більше шкіл мають окремий банківський рахунок, самостійно, а не через централізовану бухгалтерію, здійснюють бухгалтерський облік та ведуть активну фінансово-господарську діяльність, в дану приблизну номенклатуру справ включені документи з бухобліку і цієї діяльності. Крім того, номенклатура включає в себе такі документи, як Статут школи, ліцензія на освітню діяльність. свідоцтво про державну акредитацію. документи по атестації школи, які або вже увійшли в повсякденне життя загальноосвітніх установ, або ось-ось стануть дуже актуальними.
Зрозуміло, перелік документів в приблизною номенклатурою справ для загальноосвітніх установ не носить вичерпного характеру. В індивідуальну номенклатуру справ можуть бути внесені документи про досвід роботи вчителів, шкільного музею, гуртків, трудових об'єднань школярів, діяльності органів учнівського самоврядування, ради школи і т. Д.
Орієнтовна номенклатура побудована за функціональним принципом (по напрямках діяльності). Конкретна номенклатура може бути побудована як за функціональним, так і по структурному принципом.
У схемі, побудованої за структурним принципом, розділами зразкової номенклатури справ є назви структурних підрозділів школи. Послідовність розташування розділів повинна відповідати штатним розкладом.
У номенклатурі справ навчального закладу, побудованої за функціональним принципом, розділами є основні функції або напрямки діяльності, які розташовуються в порядку їх значимості. Наприклад, можуть бути визначені наступні розділи: керівництво або адміністративна діяльність. навчально-виховна робота, фінансово-господарська діяльність, робота з кадрами і т. д.
Зазначені в приблизною номенклатурою справ терміни зберігання відповідних заголовків справ переносяться в конкретну без зміни. У необхідних випадках за погодженням з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) при управлінні у справах архівів Кіровської області терміни зберігання окремих документів можуть бути збільшені. Це відноситься до тієї документації, яка тривалий час необхідна в практичній роботі освітнього закладу. При включенні в конкретну номенклатуру справ, не передбачених приблизною номенклатурою, їх терміни зберігання визначаються відповідно до перерахованих вище переліками або шляхом оцінки фахівцями, експертною комісією, виходячи з наукової та практичної цінності документів, і узгоджуються з ЕПК при управлінні у справах архівів Кіровської області.
Тимчасові терміни зберігання можуть обумовлюватися примітками, згідно з якими справа повинна зберігатися протягом встановленого терміну (закінчення терміну дії договору, після закінчення розрахунків, за умови завершення перевірки і т. Д.). Крім постійного і тимчасового термінів зберігання для деяких справ практичного значення застосовуються терміни «до відпадання потреби (« ДМН ») і« до заміни новими »(« ДЗН »). Такі документи (інструкції, методики або копії документів), в основному, надіслані з вищестоящих організацій для відомості, і зберігаються до минования практичної потреби або заміни новими. Відмітка «ДМН» означає, що документи мають лише практичне значення і термін їх зберігання визначається самою організацією, але не може бути менше одного року.
У графі № 1 номенклатури проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс складається з встановленого цифрового позначення структурного підрозділу (спеціаліста) та порядкового номера справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.
Уточнення до термінів зберігання, наведені в графі "Примітка" зразковою номенклатури, переносяться в конкретну. Крім того, в останній графі рекомендується проводити оцінку про заведення справи, а також про осіб, відповідальних за діловодство.
У зразковою номенклатурою справ термін зберігання «постійно» вказано для установ - джерел комплектування державних і муніципальних архівів Кіровської області. Для установ, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, термін зберігання документів з грифом «постійно» - не може бути менше 10 років. Всі інші терміни зберігання документів з номенклатури справ для таких установ залишаються незмінними.
МОУ середня загальноосвітня
(Найменування установи повністю)