Методичні рекомендації щодо застосування приблизної номенклатури справ муніципального органу управління архітектурою і
Орієнтовна номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що утворюються в діловодстві муніципального органу управління архітектурою і містобудуванням (далі - управління).
Орієнтовна номенклатура справ носить рекомендаційний характер і розробляється з метою створення методичної основи для раціональної організації діловодства, упорядкування, обліку та забезпечення схоронності документів.
Орієнтовна номенклатура справ є методичним посібником і використовується при складанні конкретних номенклатур справ.
Управління, що є джерелами комплектування державних (муніципальних) архівів, повинні мати конкретні номенклатури справ, які складаються особами, відповідальними за діловодство та архів, відповідно до розділу 2 Основних правил роботи відомчих архівів, М. тисяча дев'ятсот вісімдесят-шість.
При розробці конкретної номенклатури справ з урахуванням з приблизною слід враховувати практику ведення діловодства, що склалася в даному управлінні та вимоги архівних установ до номенклатурам справ.
Орієнтовна номенклатура побудована за функціональною схемою (за напрямками діяльності). Конкретна номенклатура будується за структурним принципом, відповідно до затвердженого штатного розпису, і повинна відображати всі документи, що утворюються в діяльності управління, в тому числі специфічні, не передбачені зразковою номенклатурою.
Заголовки справ переносяться в конкретну номенклатуру з необхідними уточненнями, т. К. В приблизною номенклатурою деякі заголовки наведені в узагальненому вигляді. Крім того, склад документів, що утворюються в діловодстві управління, може з часом змінюватися. Ці зміни також повинні бути враховані при складанні конкретних номенклатур. При цьому не слід механічно переносити в конкретну номенклатуру ті справи, які в даному управлінні не утворюються.
У конкретної номенклатурі заголовки справ можуть конкретизуватися. Одному заголовку справи зразковою номенклатури можуть відповідати два або кілька заголовків конкретної номенклатури. Так, наприклад, заголовок «Переписка управління з основної діяльності» (01-23), передбачений зразковою номенклатурою, в конкретній може бути визначений так: «Листування управління про планування і забудову», «Листування з юридичними особами та підприємцями про будівництво об'єктів виробничого призначення »,« Листування управління про охорону пам'яток архітектури, реставрації унікальних будівель і споруд »і т. д.
У той же час кілька заголовків справ з однаковими термінами зберігання при невеликому обсязі документів можуть об'єднуватися і включатися в конкретну номенклатуру як одна справа.
Зазначені в приблизною номенклатурою справ терміни зберігання переносяться в конкретну без зміни. У необхідних випадках за погодженням з архівними органами і установами терміни зберігання деяких документів можуть бути збільшені. При включенні в конкретну номенклатуру справ, не передбачених приблизною номенклатурою, їх терміни зберігання визначаються відповідно до переліків типових документів, або шляхом оцінки фахівцями, експертною комісією, виходячи з їх наукової та практичної цінності, і узгоджуються з ЕПК Управління архівами.
Особливістю даної номенклатури є наявність науково-технічної документації (далі - НТД) (03-03, 03-04, 03-05, 03-06, 03-07, 03-08, 03-09, 03-10, 03-11 , 04-02, 04-03).
Для експертизи цінності і відбору на постійне зберігання НТД і іншою специфічною документації може бути створена спеціальна експертна комісія (далі - ЕК).
Документи, відібрані ЕК на постійне або тривале зберігання, описуються відповідно до встановлених вимог. Управлінська, науково-технічна документація, окремі комплекси електронних документів включаються в самостійні опису.
НТД може перебувати на відомчому зберіганні до минования практичної потреби, але не більше 25 років.
Конкретна номенклатура справ складається в IV кварталі поточного року на наступний рік фахівцями даного управління, відповідальними за діловодство та архів.
Форма конкретної номенклатури справ визначена «Основними правилами роботи відомчих архівів», М. 1986. Дані 1, 2 і 4-й граф конкретної номенклатури проставляються на обкладинках справ.
У графі 1 номенклатури проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс складається з встановленого цифрового позначення структурного підрозділу (напрями діяльності) і порядкового номера справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. Групи цифр індексу відокремлюються одна від одної за допомогою тире.
На відміну від зразкової в конкретній номенклатурі 5 граф, в графі 3 конкретної номенклатури проти кожного заголовка справи по завершенню його проставляється кількість частин, томів.
Уточнення до термінів зберігання, зазначені в графі 4 «Примітка» зразкової номенклатури, переносяться в конкретну, та інші зауваження можуть бути опущені, однак враховуються при складанні конкретної номенклатури. Крім того, в останній графі рекомендується проводити оцінку про осіб, відповідальних за формування справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення. Після закінчення року, на який була складена номенклатура, в кінці її відповідальним за діловодство особою підводиться підсумок кількості відклалися в минулому році справ, окремо постійного і тимчасового зберігання.