Основні способи передачі ділової інформації можна розділити на два основних види - поштовий зв'язок та електронний зв'язок. Останнім часом телеграми і телекси практично виходять з ужитку, це, перш за все, пов'язано з бурхливим розвитком телекомунікаційної сфери.
Розширення географічних кордонів підприємництва та обмеженість часу змушують учасників ринку активно використовувати І
нтернет, факс та інші засоби оперативного зв'язку і для ведення звичайної ділової переписки, і при укладенні, зміні та розірванні важливих комерційних угод.
До засобів комунікації, що використовуються в діловій практиці, відносяться:
- телеконференції, селекторна зв'язок, конференц-зв'язок, телемости;
2.2 Факсимільний зв'язок - вид передачі ділової інформації
Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, вирішальною певну проблему, незалежно від їх географічного положення. Головна перевага факсів - швидкість і можливість передачі інформації, яку не можна передати словами (великий обсяг, графіка, підписи і т.д.).
Телефакс (або просто «факс») в даний час як засіб зв'язку став широко використовуватися в сучасному діловому спілкуванні. Телефакси передаються за допомогою каналів факсимільного зв'язку. Будь-діловий контакт зараз немислимий без обміну посланнями по такого зв'язку.
Факсимільний зв'язок означає електричний спосіб передачі графічної інформації, при якому відбувається нерухоме зображення тексту або таблиць, схем, графіків, фотографій і т.п .; такий зв'язок здійснюється за допомогою факсимільних апаратів. Факсимільний апарат являє собою комплекс механічних, світлооптичних і електронних пристроїв, які служать як для передачі зображень нерухомих плоских об'єктів (оригіналів) по каналах електрозв'язку, так і для прийому таких зображень з відтворенням об'єкта у вигляді його копії (факсиміле).
Для того щоб послати факс, необхідно:
1. Підготувати документи, які будуть надсилатися. Документи повинні відповідати вимогам ділового листа і мати необхідні реквізити.
2. Вказати номер свого факсу для того, щоб з вами могли зв'язатися.
4. На паперах, які є офіційними, повинні стояти печатка і підпис відповідальної особи.
Проведені опитування показують, що 30 відсотків тих, що дзвонять вішають трубку, зустрічаючись з автовідповідачем. Це відбувається з різних причин: люди можуть бути не готові психологічно (не звикли, соромляться) або інформаційно (не готові відразу залишити конкретне повідомлення), або вважають, що автовідповідач використовується в цілях «штучного відбору» небажаних дзвінків, або, нарешті, просто не хочуть розмовляти з «автосекретарями», вважаючи за краще живе спілкування.