За загальним правилом платник податків повинен самостійно розрахувати покладений до сплати податок (п. 1 ст. 45 НК РФ), відобразити в декларації отриманий результат і сплатити відповідну грошову суму в бюджет. У спеціально встановлених законом випадках суму податку розраховують податкові органи, а платнику податків висилають вимогу про її сплату (наприклад, транспортний податок по відношенню до фізичних осіб - п. 1 ст. 362 НК РФ).
Уповноваженим представником платника податків визнається фізична або юридична особа, яка має право представляти його інтереси у відносинах з податковими органами (митними органами, органами державних позабюджетних фондів), іншими учасниками відносин, регульованих законодавством про податки і збори (п. 1 ст. 29 НК РФ). Дії представника платника податків будуть розцінюватися податковим органом як дії самого платника податків. Відповідно, порушення, допущені представником при виконанні доручення, не звільняють платника податків від відповідальності.
Податкова декларація (розрахунок) подається до податкового органу за місцем обліку платника податків (платника збору, податкового агента) за встановленою формою на паперовому носії або за встановленими форматам в електронному вигляді разом з документами, які повинні додаватися до податкової декларації (розрахунку) (ст. 80 НК РФ).
Платники податків, середньооблікова чисельність працівників яких за попередній календарний рік перевищує 100 осіб, а також новостворені (в тому числі при реорганізації) організації, чисельність працівників яких перевищує вказану межу, подають податкові декларації (розрахунки) до податкового органу за встановленими форматами в електронному вигляді ( ст. 80 НК РФ).
Таким чином, подавати декларацію потрібно або в електронному форматі, або на паперовому носії. В останньому випадку декларацію можна заповнити рукописним або машинописним способами, чорнилом чорного або синього кольору або роздрукувати на принтері. При роздруківці на принтері декларації, заповненої машинописним способом, допускається відсутність обрамлення осередків і прокреслень для незаповнених клітинок. Розташування і розміри зон значень показників не повинні змінюватися. Друк знаків повинна виконуватися шрифтом Courier New висотою 16 - 18 пунктів.
Дати та способи подання декларації:
дата отримання в податковому органі при її подачі особисто або через представника;
дата відправки кореспонденції з описом вкладення при її відправлення поштою;
дата відправки по телекомунікаційних каналах, зафіксована у підтвердженні спеціалізованого оператора зв'язку, при передачі цим способом.