УЖТ містить наступні правила пред'явлення і виконання заявок. Вони представляються вантажовідправником із зазначенням кількості вагонів і тонн, залізничних станцій призначення та інших передбачених правилами перевезень вантажів залізничним транспортом відомостей.
У заявці вантажовідправник повинен вказати термін дії заявки, але не більше ніж 45 днів. Заявки подаються не менш ніж за 10 днів до початку перевезень вантажів у прямому залізничному сполученні і не менше ніж за 15 днів до початку перевезень вантажів у прямому міжнародному сполученні, непрямому міжнародному сполученні, в прямому і непрямому змішаному сполученні, а також якщо пунктами призначення вказані порти .
Перевізник зобов'язаний розглянути подану заявку протягом двох днів і в разі можливості здійснення перевезення направити цю заявку для узгодження власнику інфраструктури з відміткою про погодження заявки. На прохання вантажовідправників в разі термінового перевезення вантажів перевізники за погодженням з власниками інфраструктур можуть встановлювати скорочені строки подання заявок. Перевізник має право відмовити в узгодженні заявки в разі: введення припинення або обмеження навантаження, перевезення вантажів по маршруту проходження вантажу; відмови власника інфраструктури в узгодженні заявки; обґрунтованого відсутності технічних і технологічних можливостей здійснення перевезення; в іншому випадку, передбаченому УЖТ, іншими нормативно-правовими актами.
У цих випадках перевізник повертає заявку із зазначенням причин відмови вантажовідправнику.
Відмова перевізника від укладення публічного договору за наявності такої можливості не допускається.
Документом, що підтверджує виконання прийнятої залізницею заявки на перевезення вантажів, є облікова картка, яка підписується начальником залізничної станції і вантажовідправником після закінчення кожних звітних діб. У тих випадках, коли в обліковій картці відсутній підпис вантажовідправника, факт відмови вантажовідправника від підпису облікової картки може бути підтверджений складеним залізничною станцією в установленому порядку актом загальної форми. Якщо ж начальник залізничної станції відмовився від підпису облікової картки, то відправник може оскаржити відмову в відділення або управління залізниці.
На автомобільному транспорті на перевезення вантажів вантажовідправник представляє перевізнику при наявності річного договору на перевезення вантажів відповідну заявку, а при відсутності річного договору - разове замовлення.