Особливості ведення касових операцій при застосуванні ККТ
Як правило, при роботі з використанням касового апарату у суб'єктів малого і середнього бізнесу виникає велика кількість питань. Як правильно оформити повернення товару, якщо у покупця є чек або його немає, але магазин знає, що це їх товар і згоден прийняти його назад, щоб не втратити постійного клієнта? Як сторнувати товар при відмові від нього покупця? Як вчинити в разі якщо чек вибито випадково або з неправильною сумою?
Організації (індивідуальні підприємці) зобов'язані використовувати контрольно-касову техніку при готівкових грошових розрахунках і розрахунках за платіжними картками при продажу товарів, виконання робіт або надання послуг - це сказано в п. 1 ст. 2 Закону № 54-ФЗ. За допомогою контрольно-касової техніки (ККТ) контролюються повнота і своєчасність відображення готівкової виручки в звітності і при обчисленні податків.
Касові апарати повинні бути зареєстровані в податкових органах за місцем обліку організації (індивідуального підприємця) як платник податку, а також перебувати на технічному обслуговуванні в спеціалізованих центрах технічного обслуговування. На території РФ дозволяється використовувати тільки ті види ККТ, які включені до Державного реєстру ККТ. Після реєстрації власник ККТ отримує в податковій інспекції реєстраційну картку, причому день отримання цієї картки вважається першим днем експлуатації ККТ.
Із заводу-виготовлювача ККТ надходить до користувача в нефіскальному режимі. Фіскальний режим забезпечує реєстрацію відомостей про роботу ККТ у фіскальній пам'яті. В процесі фіскалізації податковий інспектор вводить такі реквізити, як заводський номер ККТ, реєстраційний номер ККТ, ідентифікаційний номер платника податків (ІПН), дату проведення фіскалізації, пароль доступу до ККТ. Після цього фіскальний режим вже не можна відключити.
З касиром-операціоністом, які працюють на ККТ, обов'язково повинен бути укладений договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
Розглянемо порядок оформлення цих документів детальніше.
Уніфікована форма № КМ-1 «Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини» застосовується при введенні в експлуатацію нової ККТ при інвентаризації в організаціях для оформлення перекладу показникам на лічильниках і реєстрації контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті) до і після їх перекладу на нулі.
Акт оформляється і підписується в двох примірниках членами комісії з обов'язковою участю представника контролюючої організації (податкового інспектора). Один примірник акта як контрольний передається в організацію, яка обслуговує і контролюючу контрольно-касову техніку, другий - залишається у організації (індивідуального підприємця).
Уніфікована форма № КМ-2 використовується для оформлення зняття показань лічильників при ремонті контрольно-касової машини фахівцем центру технічного обслуговування контрольно-касової техніки або при передачі для роботи в іншу організацію або іншому підприємцю.
До складу комісії при складанні акта форми № КМ-2 крім представників організації (індивідуального підприємця) і податкового інспектора входить також фахівець центру технічного обслуговування ККТ.
Акт з накладної, оформленої на передачу ККТ в іншу організацію, іншому індивідуальному підприємцю або до сервісного центру ККТ для ремонту, здаються в бухгалтерію або (при відсутності бухгалтера у індивідуального підприємця) безпосередньо індивідуальному підприємцеві не пізніше наступного дня. Відповідні відмітки про це робляться в Журналі касира-операціоніста (форма № КМ-4) в кінці записів за робочий день.
Ремонт контрольно-касової техніки виробляється тільки після зняття показань підсумкових грошових і контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті). Після ремонту свідчення підсумкових грошових і контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті) перевіряються і фіксуються в акті, а кожух контрольно-касової машини пломбується.
Для оформлення повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків, в тому числі по помилково пробитим касовими чеками, застосовується уніфікована форма № КМ-3. В акті повинні бути перераховані номер і сума кожного чека.
Акт складається в одному примірнику членами комісії і разом з погашеними чеками, наклеєними на аркуш паперу, здається в бухгалтерію організації і зберігається в документах за дане число. На суму грошей за повернутих покупцями (клієнтами) чеками зменшується виручка каси і заноситься в Журнал касира-операціоніста (форма № КМ-4). Акт підписується відповідальними особами комісії в складі керівника, завідувача відділом (секцією), старшого касира і касира-операціоніста організації.
Для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині організації ведеться Журнал касира-операціоніста (№ КМ-4). Журнал є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників.
Журнал повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами податкового інспектора, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою.
Всі записи в журналі ведуться касиром-операціоністом щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок. Якщо в журнал вносяться виправлення, то вони повинні обумовлюватися і завірятися підписами касира-операціоніста, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації.
У графу 15 журналу записуються суми, виписані за повернутих покупцями (клієнтами) чеками, на підставі даних Акта про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків (форма № КМ-3), а також кількість надрукованих за робочий день (зміну) нульових чеків. В кінці робочого дня (зміни) касир складає касовий звіт і разом з ним здає виручку за прибутковим касовим ордером старшому касиру.
Після зняття показань лічильників, перевірки фактичної суми виручки робиться запис у Журналі касира-операціоніста та підтверджується підписами касира, старшого касира та адміністратора організації.
При розбіжності результатів сум на контрольній стрічці з виручкою з'ясовується причина розбіжності, а виявлені недостачі або надлишки заносяться у відповідні графи Журналу касира-операціоніста.
Журнал реєстрації показань підсумкових грошових і контрольних лічильників контрольно-касових машин, що працюють без касира-операціоніста (форма № КМ-5), застосовується в організаціях, що працюють без касира-операціоніста (у випадку встановлення ККМ на прилавках магазинів або для роботи офіціанта), для обліку операцій по приходу готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині, а також є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників. Журнал повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами податкового інспектора, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою. Всі записи в журналі ведуться фахівцем, що працює на ККМ, щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок.
Для складання звіту касира-операціоніста про показання лічильників контрольно-касової машини і виручці за робочий день (зміну) застосовується Довідка-звіт касира-операціоніста (форма № КМ-6) .Отчет в одному примірнику щодня касир-операціоніст, підписує його і разом з виручкою здає його за прибутковим ордером старшому (головному) касиру або керівнику організації. У невеликих організаціях з однією-двома касами касир-операціоніст здає гроші безпосередньо інкасатору банку. Здача грошей в банк відображається у звіті.
Виручка за робочий день (зміну) визначається за показаннями лічильниках на початок і кінець робочого дня (зміни) за вирахуванням суми грошей, повернених покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків, і підтверджується відповідними підписами завідувачів відділами. У прийомі і оприбуткуванні грошей по касі в звіті підписуються старший касир і керівник організації. Звіт є підставою для складання зведеного звіту «Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації» (форма № КМ-7).
Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації (форма № КМ-7) застосовуються для складання зведеного звіту про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації за поточний робочий день і є додатком до Довідки-звіту касира-операціоніста за поточну дату .
Складаються в одному примірнику старшим касиром щодня і разом з актами, довідками-звітами касирів-операціоністів, прибутковими та видатковими ордерами передаються в бухгалтерію організації до початку роботи наступної зміни. У формі відповідно до показань лічильників на початок і на кінець роботи по кожній контрольно-касовій машині розраховується виручка, в тому числі з розподілом її по відділах, що підтверджується підписами відповідних завідуючих відділами (секціями). В кінці таблиці підводяться підсумки показань лічильників всіх контрольно-касових машин і підсумкова виручка організації з розподілом її по відділах (секціях). Згідно з актами вказується підсумкова сума грошей, виданих покупцям (клієнтам) за повернутих ними касових чеків, на яку зменшується загальна виручка організації. Відомості підписуються керівником і старшим касиром організації.
Журнал ведеться фахівцем технічного центру, який робить записи про проведені роботи, і знаходиться у керівника організації або його заступника. У журналі робиться запис про опломбування та утриманні відбитка клейма. У разі необхідності ремонту грошових контрольних лічильників або електронної частини контрольно-касової машини робиться відповідний запис і вказується керівництву організації про необхідність направлення контрольно-касової машини в ремонт до сервісного центру. Відповідний запис підтверджується підписами спеціаліста центру технічного обслуговування і відповідальної особи організації про приймання робіт по ремонту ККМ.
Для відображення результатів раптової перевірки фактичної наявності грошових коштів, що знаходяться в касі організації торгівлі (підприємця - фізичної особи, яка провадить підприємницьку діяльність без створення юридичної особи), складається Акт про перевірку готівкових грошових коштів каси (форма № КМ-9).
Перевірка готівкових коштів проводиться відповідно до встановленого порядку. Результати перевірки оформляються представниками контролюючої організації і особою, відповідальною за збереження грошових коштів, і доводяться до відома керівника об'єкта аудиту.
Один примірник акта передається в контролюючу організацію, другий - в бухгалтерію аудиту, третій - залишається у матеріально відповідальної особи, яка прийняла грошові кошти на відповідальне зберігання.
Повернення грошової суми проводиться з операційної каси організації по чеку, який виданий в даній касі, і тільки при наявності на чеку підписи директора організації (завідувача) або його заступника.
На суму повернення оформляється акт про повернення грошових сум покупцям (форма № КМ-3). Зазначений акт складається членами комісії в одному примірнику.
Погашення (початкові) чеки наклеюються на аркуш паперу і разом з актом здаються в бухгалтерію (де вони повинні зберігатися при текстових документах за дане число).
Суми, виплачені покупцям за повернутих і невикористаним касових чеків, записуються в графу 16 книги касира-операціоніста, і на підсумкову суму зменшується сума виручки за даний день.
Прийом від покупця повернутого товару оформляється накладної, яка складається у двох примірниках, один з яких прикладається до товарного звіту, а інший вручається покупцеві і є підставою для отримання грошової суми за повернутий товар.
Повернення грошей здійснюється тільки з головної каси організації на підставі письмової заяви покупця із зазначенням прізвища, імені, по батькові і тільки при пред'явленні документа, що посвідчує особу (паспорта або документа, що його замінює). Повернення грошей з операційної каси підприємства в даному випадку не допускається.
Для повернення грошей покупцеві з головної каси підприємства складається витратно-касовий ордер (форма № КО-2) з обов'язковим зазначенням прізвища, імені, по батькові покупця і його паспортних даних або іншого документа, що посвідчує особу.
Розглядаючи готівкові розрахунки із застосуванням ККТ, не можна залишити поза увагою питання про продажі з застосуванням платіжних ( «пластикових») карт.
При розрахунках за допомогою пластикових карт грошові кошти в касу організації не надходять. Тому суми, відображені в Z-звіті, не збігатимуться з сумою готівкових коштів, що знаходяться в касі. Як в цьому випадку правильно заповнити прибутковий касовий ордер і журнал касира-операціоніста?
Суми готівкових коштів, зданих касиром-операціоністом в кінці дня, не будуть збігатися з показаннями підсумовуючого лічильника контрольно-касової техніки на суму виручки від продажу товарів з використанням пластикових карт, так як при використанні такого виду розрахунків торгова організація не отримує готівки.
Сума виручки, отриманої за товари, розрахунки за які проведені з використанням платіжних карт, може бути вказана в графі 13 «Здано (оплачено) за документами» форми № КМ-4.
За обслуговування розрахунків із застосуванням пластикових карт банк бере з організації торгівлі певний відсоток від суми виручки. Зазвичай банк перераховує виручку на розрахунковий рахунок торговельної фірми за мінусом суми комісійних.
Якщо касовий апарат магазину пов'язаний з процесинговим центром, то грошові кошти, отримані з використанням пластикових карт, іноді зараховуються на рахунок торговельної організації в день продажу.
Розглянемо порядок відображення операцій, пов'язаних з отриманням оплати товару платіжною карткою, на прикладі:
ТОВ «Весна» реалізувало товарів на суму 1 180 000 руб. (В тому числі ПДВ - 180 000 руб.). З цієї суми 900 000 руб. було внесено в касу готівкою. За допомогою пластикових карт були оплачені товари на суму 280 000 руб. Гроші надійшли на розрахунковий рахунок організації торгівлі в день покупки. Банківська комісія за проведення операції склала 2%.
Бухгалтер зробить такі проводки:
Дебет 50 Кредит 90 (субрахунок «Виручка від наявних продажів») 900 000 руб. - відображена сума, отримана від покупців готівкою
Дебет 62 Кредит 90 (субрахунок «Виручка від безготівкових продажів») 280 000 руб. - відображена сума, отримана від реалізації товарів, оплачених пластиковими картами
Дебет 90-3 Кредит 68 180 000 руб. - нарахований ПДВ
Дебет 51 Кредит 62 280 000 руб. - зараховані на розрахунковий рахунок гроші за товари, оплачені пластиковими картами
Дебет 60 Кредит 51 5 600 руб. (280 000 руб. X 2%) - утримана комісія банком
Дебет 91 (субрахунок «Інші витрати») Кредит 60 5 600 руб. - прийнята до складу витрат сума комісії, утримана банком