Документ. Передоплата за банкет готівкової: чи потрібен РРО
Передоплата за банкет готівкової:
чи потрібен РРО
Що таке банкет для нас, його потенційних замовників? Відпочинок, спосіб відзначити знаменну дату, можливість поспілкуватися з близькими людьми і друзями. У той же час для закладу громадського харчування така подія - не тільки шанс непогано заробити, але й додатковий клопіт. Адже клієнти трапляються різні, і без гарантій оплати замовлення (як правило, грошима) заклад не поспішає братися за обслуговування банкетів. У зв'язку з цим до нас надходить багато запитань наступного типу: чи слід, приймаючи від клієнта готівку, використовувати РРО? Ознайомившись з нашою статтею, ви отримаєте на них відповідь.
Потроху спливає час, коли отриманий від клієнта аванс просто клали "в кишеню" і в обліку не показували. З кожним днем все більше бухгалтерів цікавляться, як правильно оприбуткувати отриману наперед готівку. Звичайно ж, краще всього, якщо замовник вносить грошові кошти в якості авансу на поточний рахунок закладу громадського харчування в банку. Тоді досить узгодити склад замовлення, переконатися в надходженні грошових коштів на рахунок, і можна спокійно готуватися до банкету. Однак уявіть себе на місці клієнта: не кожному сподобається ходити в банк, стояти в черзі, якщо поруч є подібний заклад, в якому можна швидко замовити банкет, сплативши аванс готівкою. Словом, при деяких обставинах заклад ризикує втратити потенційного клієнта. Тому до цих пір актуально оформляти аванс в готівковій формі. Власне, отримана готівка не обов'язково повинна виступати в якості авансу, вона також може бути завдатком або заставою - в залежності від того, як ви оформите документи. Якщо ми говоримо про аванс або завдаток, то без РРО * ніяк не обійтися, якщо про заставу, то касовий апарат не потрібен, але з'являються інші труднощі: необхідно укласти договір застави, виконати деякі інші вимоги законодавства. Що ж, давайте тепер уявімо готівку в таких ролях: передоплата, завдаток, застава.
Згадаймо: РРО використовують, здійснюючи розрахункові операції в готівковій формі при реалізації товарів, послуг (ст. 1 Закону про РРО). Банкет включає в себе комплекс послуг, обумовлений набір страв і напоїв. Тому, приймаючи передоплату (аванс) за його проведення, ви фактично здійснюєте розрахункову операцію. Це означає, що передоплату потрібно проводити через касовий апарат. У зв'язку з цим звернемося до вимог ст. 3 Закону про РРО, які важливі в нашому контексті. Отже, користувачі РРО зобов'язані:
1) видавати покупцеві касовий чек затвердженої форми на повну суму покупки (п. 2 ст. 3 Закону про РРО).
Через касовий апарат повинна пройти вся сума авансу, причому неодмінно в якості плати за певний товар (послугу). Тобто передоплату найзручніше встановлювати в сумі, що дорівнює цілому кількості страв і послуг, помноженої на належну вартість. Форма касового чека повинна відповідати вимогам Положення про форму та зміст розрахункових документів (форми № ФКЧ-1 або ФКЧ-2);
2) проводити розрахункові операції через РРО з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості (п. 11 ст. 3 Закону про РРО).
Існує думка, що аванс можна проводити в режимі "вільної ціни". На наш погляд, незважаючи на простоту, не варто користуватися цим способом, то який очевидно йде врозріз з наведеним вище п. 11 ст. 3 Закону про РРО. Іншими словами, ви не застраховані від штрафу за п. 6 ст. 17 Закону про РРО в розмірі 5 НМДГ (85грн.) Та адмінштрафу за ст.155-1 КпАП (на осіб, які здійснюють розрахункові операції, накладають штраф від 34 до 85 грн. На посадових осіб - від 85 до 170 грн. А при повторному порушенні протягом року - від 85 до 170 грн. і від 170 до 340 грн. відповідно);
3) продавати тільки товари, які відображені в обліку товарних запасів на складах та / або за місцем їх реалізації (п. 12 ст. 3 Закону про РРО).
Фактично передоплату за товари, яких немає на складі (кухні або в реалізації), потрібно здійснювати виключно в безготівковій формі. Інакше ви порушите цей пункт ст. 3 Закону про РРО. Відзначимо: на послуги він не поширюється.
З огляду на все вищевикладене, ми можемо запропонувати тільки один, на наш погляд, правильний варіант проведення через РРО суми передоплати.
Замовляючи банкет, клієнт вибирає, які страви і напої він бажав би побачити у себе на столі, які послуги хотів би отримати. Це фіксують в замовленні-рахунку (іншому подібному документі), на підставі якого і визначають загальну вартість замовлення та бажану суму авансу. В цілому ж послідовність дій буде такою: узгодимо з клієнтом меню і перелік платних послуг, які будуть входити у вартість банкету, і визначаємо їх загальну вартість - встановлюємо суму передоплати і узгодимо її з замовником - підписуємо замовлення-рахунок (в 2 примірниках) - вибиваємо і видаємо чек замовнику, одночасно приймаючи від нього готівку, роздруковуємо копію чека і підшиваємо до свого екземпляру замовлення-рахунку.
Щоб стало зрозуміліше, розглянемо приклад. Уявімо, що клієнт зробив наступне замовлення на банкет (див. Таблицю 1).
Як видно, попередня вартість замовлення становить 600 грн. Припустимо, адміністратор вирішить, що сума авансу - 300 грн. Після чого він зробить позначки в замовленні-рахунку проти тих товарних позицій, які є в обліку і можуть бути проведені через касовий апарат на загальну суму 300 грн. У цьому випадку нам підійдуть: шоу-балет (100 грн.), 6 пляшок горілки (30 х 6 = 180 грн.) І 4 пляшки солодкої води (4 х 5 = 20 грн.). У день банкету клієнт повинен буде оплатити решту замовлення. Як бачимо, просто і цілком в рамках законодавства.
Однак на практиці такий спосіб не завжди застосуємо. Головна перешкода - той же п. 12 ст. 3 Закону про РРО: через РРО проводять тільки ті товари, які є на складі або виставлені на продаж. Тобто при великих або ексклюзивних замовленнях в достатній кількості їх може і не знайтися. Нічого не поробиш, треба шукати інший спосіб оформлення отриманих грошей.
Завдаток як один з видів забезпечення виконання цивільно-правових зобов'язань являє собою грошову суму або рухоме майно, яке боржник видає кредитору в рахунок належних з нього за договором платежів, на підтвердження зобов'язання і на забезпечення його виконання (ст. 570 ЦКУ). У нашій ситуації мова йде про зобов'язання сплатити вартість банкету. Як ми вже вказували, оплата його готівкою тягне за собою необхідність проводити розрахункові операції через РРО. З огляду на, що завдаток - частина платежу за договором, його шлях, як і авансу, теж лежить через касовий апарат. Більш того, "якщо не буде встановлено, що сума, сплачена в рахунок належних з боржника платежів, є завдатком, вона вважається авансом" (ч. 2 ст. 570 ЦКУ). Таким чином, практично всі, що ми писали про проведення через РРО передоплати, стосується і завдатку.
Це для бажаючих уникнути РРО, адже як при отриманні, так і при поверненні застави товари (послуги) не продаються. Згідно ст. 576 ЦКУ предметом застави виступає будь-яке майно, яке може бути відчужено заставодавцем та на яке може бути звернено стягнення. Не варто хвилюватися з приводу того, що предметом застави виступатиме готівку. Вона нарівні з нерухомістю або транспортними засобами - традиційними об'єктами застави - теж майно, яке запросто може піддатися відчуженню.
Далі розберемося з документальним оформленням замовлення. Угоди (правочини) можна укладати як в усній, так і в письмовій формі. Згідно ст. 206 ЦКУ усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення. Зрозуміло, що при замовленні банкету повністю правочин буде ви повніше тільки в майбутньому, тому домовленість оформляють письмово. Більш того, заставу - один з видів забезпечення зобов'язань, а такі правочини здійснюють виключно в письмовій формі (ст. 547 ЦКУ), бо недотримання такої форми достатньою підставою для визнання їх нікчемними.
Оскільки ми хочемо, щоб замовлення-рахунок був договором, в ньому потрібно ідентифікувати боку, обумовити вартість і час виконання замовлення, права і обов'язки сторін, поставити їх підписи, а також печатки (якщо є). Ми домовилися, що внесена клієнтом готівку - запорука, значить, крім цього, в документі слід записати суть, ціну і термін виконання зобов'язання, забезпеченого заставою, і інші умови, погоджені сторонами договору (ст. 584 ЦКУ). У наших обставинах запорукою буде забезпечуватися зобов'язання клієнта сплатити в певний час всю вартість замовлення.
А тепер - про податковий і бухгалтерський облік. Готівковий заставу, на відміну від авансу, для закладу громадського харчування більш зручний і з точки зору оподаткування. При отриманні застави не буде ні валового доходу, ні податкових зобов'язань з ПДВ. Пояснюється це просто: господарська операція, пов'язана з отриманням застави, не підпадає під визначення валового доходу по п. 4.1 Закону про прибуток і не є об'єктом оподаткування за пп. 3.1.1 Закону про ПДВ. Звичайно, при її поверненні не виникають і валові витрати. Для того щоб захистити себе, на наш погляд, всю суму готівкового застави слід розмістити на депозитному рахунку. Для відкриття такого рахунку в обслуговуючому банку досить укласти договір банківського вкладу (п. 9.5 Інструкції про банківські рахунки). Однак зазначимо, що зарахування та видачу коштів з нього здійснюють через поточний рахунок. У той же час хочемо попередити, що при зарахуванні застави на поточний рахунок в банківських документах слід чітко вказати, що вносяться грошові кошти - це запорука, а не виручка.
Перейдемо до бухгалтерського обліку. Нехай клієнт замовив в ресторані банкет на суму 600 грн. За домовленістю замовник повинен залишити заставу в розмірі 50% від вартості замовлення (300 грн.). Оскільки застава забезпечує зобов'язання клієнта сплатити банкет, його слід повернути тільки після оплати банкету.
Для спрощення в прикладі не будемо відображати процес оприбуткування товарів, приготування страв на кухні, а також не будемо формувати фінансовий результат, так як наведені в таблиці 2 проводки є тільки фрагментом обліку.
І на завершення - кілька слів про касової дисципліни. При отриманні готівкового застави не забудьте оформити прибутковий касовий ордер, квитанцію до нього віддати замовнику, зробити відповідні записи в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів і в касовій книзі. Також пам'ятайте про ліміт каси: в кінці дня понадлімітні кошти потрібно здати в банк. При цьому готівковий заставу бажано здати в банк, навіть якщо ліміт каси не перевищено (щоб мінімізувати ризик включення податківцями цих коштів до валових витрат як виручка). В день проведення банкету суму застави потрібно повернути, виписавши видатковий касовий ордер на замовника.
* Звичайно, така проблема відсутня на тих підприємствах громадського харчування, які можуть працювати без РРО.
** Застава - спосіб забезпечення зобов'язань, який дає переважне право (якщо інше не встановлено законом) кредитору (заставодержателю) у разі невиконання боржником (заставодавцем) зобов'язання, забезпеченого заставою, одержати задоволення за рахунок заставленого майна.
Список використаних в статті нормативно-правових актів:
1. ЦКУ - Цивільний кодекс України.
2. КоАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення.
3. Закон про РРО - Закон України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 06.07.95 р № 265/95-ВР.
5. Інструкція про банківські рахунки - Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р № 492.