Підготовлено до того, щоб робити, безумовно, конструктивні кроки для поліпшення відносин.
Будь-які кроки, які будуть зроблені повинні бути «безумовно конструктивними»: робити те, що добре для одного боку і допомагає покращувати відносини, незалежно від того, йде чи ні назустріч протилежна сторона. прийнявши рішення про «безумовності» своїх дій, сторони беруть на себе відповідальність і. в певній мірі, контроль над якістю робочих відносин. Прагнення до того, щоб бути конструктивними », сприяє створенню відносин на міцній основі. Ця основа повинна враховувати інтереси обох сторін, а також допомагати розвивати відносини в бажаному для обох сторін напрямку.
До яких зобов'язаннями необхідно прагнути?
Дуже часто люди готуються до переговорів, думаючи про те, з чого почати. Умілі учасники переговорів беруться за справу з думкою про те, як вони хотіли б його завершити. Такий підхід дозволяє їм намітити шлях досягнення своєї мети.
Завершуючи переговори, якщо тільки не буде вирішено перервати їх, сторони беруть на себе зобов'язання. Вони являють собою угоди про те, що буде робити кожна зі сторін. Для того, щоб переговори могли вважатися успішними, дані зобов'язання повинні бути чіткими, добре продуманими і довготривалими.
Тільки, володіючи ясним уявленням про те, які зобов'язання будуть бажані в якості кінцевого результату кожного засідання, а також будь-яких переговорів в цілому, учасники переговорів зможуть повністю реалізувати свою націленість на результат.
Найбільш поширені помилки.
Незнання того, як буде випрасувати «виконання».
Багато переговори починаються з того, що учасники називають один-два питання, з приводу яких вони хотіли б домовитися, наприклад, ціни і дату поставки. Під час ведення переговорів вони виявляють (якщо їм пощастить), що є цілий ряд інших питань, які в разі їх ігнорування можуть зірвати їх угоду: ними можуть бути форма відвантаження товару, страхування, забезпечення якості і т.д. якщо вони не зможуть обговорити те, як будуть підходити до вирішення подібних питань, і, можливо, як повинні надходити в певних непередбачених випадках, якщо на переговорах вони упустять все це з поля свого зору, кожна сторона стане діяти на власний розсуд. Наслідками цього можуть бути зруйновані відносини, а також не надто довгий термін дії такої угоди.
Припущення про те, що кожен знає, чому присвячено засідання.
Іншою поширеною помилкою під час підготовки є припущення про те, що «кожен знає», чому присвячено засідання, а отже, обидві сторони згодні щодо того, що повинно бути досягнуто на переговорах. Широко поширеною припущення про те, що переговори повинні полягати в тому, щоб з'ясувати, «як впоратися з цією проблемою», може і не означати. Що кожен згоден з тим, що результатом відповідного засідання повинен з'явитися певний план дій. Для кого-то хорошим результатом переговорів може бути вже те, що відбувся обмін інформацією, а також були призначені дата і час наступного засідання. Хоча і не існує придатного на всі випадки життя відповіді щодо того, яким повинен бути результат кожного конкретного засідання, якщо приступити до справи, спираючись на неперевірені припущення, це може привести до загального розчарування.
Нездатність дії, необхідні для досягнення угоди.
Учасники переговорів іноді не здатні чітко продумати всю послідовність дій, необхідних для того, щоб досягти угоди, яка була б готова до здійснення. Те, що в учасника переговорів є повноваження взяти певні зобов'язання від імені свого боку, і він зустрічається з кимось, хто, здається, має в своєму розпорядженні такими ж повноваженнями, зовсім не означає, що дане засідання обов'язково має привести до остаточної угоди навіть, якщо ви досягнете такої угоди, воно зможе без сучка і задирки реалізуватися на практиці (якщо взагалі) зможе реалізуватися). Ми дуже часто забуваємо про те, що рішення не завжди перетворюється в дію - особливо, якщо необхідні кроки не будуть ретельно продумані, а також якщо про тих, чия співпраця буде необхідно, забудуть або НЕ проконсультуються з ними.
Добре підготовлений учасник переговорів
Планування заздалегідь зобов'язань з приводу конкретних дій.
Не знаючи в точності, на чому зійдуться партнери по переговорах, сторони повинні постаратися підготувати відносно повний перелік питань, які, на їхню думку, необхідно буде порушити під час переговорів. Якби можна було уявити собі повну угоду у вигляді книги, то питання були б в ній заголовками глав. Якщо можна підготувати такий список перед початком переговорів - ясна річ, залишаючи можливість вносити в нього зміни по ходу справи, то в руках виявиться контрольний список підлягають обговоренню питань, що допомагає їх вирішенню. Чим складніше будуть переговори, тим в меншій мірі вам захочеться залишати з деталі на волю випадку. Таким чином, при веденні складних ділових переговорів слід взяти свій контрольний список питань і подумати над тим, що доведеться зробити на практиці, щоб здійснити те, що передбачається досягнутої угоди.
Чітке визначення мети, результату, а також процесу ведення ваших засідань.
При підготовці до ведення переговорів потрібно присвятити деякий час прояснення мети конкретного засідання: навіщо ви збираєтеся разом? Як ви дізнаєтеся про те, що засідання пройшло успішно? Одним із способів досягнення того, щоб мета стала більш зрозумілою і відчутною, є, визначення того, який результат учасники хочуть бачити до моменту закінчення цього засідання. Чи буде це який-небудь документ? Рішення прийняти якісь дії? як тільки ви усвідомлюєте, заради чого ви сподіваєтеся досягти, ви зможете більш ефективно спланувати процес ведення засідання: зможете визначити порядок денний, якісь основні правила, може бути, навіть отримати якесь уявлення про те, в якому приміщенні воно повинно відбутися або яке обладнання може знадобитися.
Планування процесу формування зобов'язань.
Деякі переговори починаються і закінчуються на одному засіданні, при цьому учасники переговорів можуть прийняти і дійсно приймають всі необхідні рішення. А також беруть на себе відповідні зобов'язання. Інші, особливо в світі бізнесу і публічної політики, значно складніші. Для досягнення якогось позитивного результату потрібно на тільки проведення серії зустрічей, на яких могли б бути обговорені відповідні питання, а й певна діяльність до і після кожного засідання, щоб переконається в тому, що вся необхідна інформація зібрана. З потрібними людьми проконсультувалися, а потенційні труднощі належним чином вивчені. Керівництво такою послідовністю різних видів діяльності - одних з одного боку, інших з іншого - вимагає такої координації і комунікації, який можна домогтися лише шляхом гарної попередньої підготовки.
Коли починається процес підготовки до якихось переговорів або наступним один за одним засіданням на тривалих переговорах, часто буває корисно підготувати чернетку можливого остаточної угоди. Він може бути неповним. Може і не бути пропозицією, яке буде зроблено протилежному боці. Проте, він може стимулювати процес мислення і прояснити уявлення про те, яких зобов'язань хотіли б досягти, а також могли б реально очікувати. Крім того, можна присвятити деякий час роздумів не тільки про те, що необхідно буде включити в договір для того, щоб взяте зобов'язання виявилося надійним і виконаним, а й про те, як здійснити це зобов'язання. Які для цього будуть потрібні кроки? Від кого слід отримати згоду з тим, щоб перейти від одного етапу процесу до наступного. Хто прийме остаточне рішення? Якого типу інформація, інструменти і люди або ресурси будуть потрібні для виконання найрізноманітніших завдань. Включаючи ефективне спілкування з протилежною стороною і з зацікавленими сторонніми особами, проведення мозкової атаки для розробки творчих рішень, пошук об'єктивних стандартів, здатних допомогти вирішити складні питання, а також вивчення альтернативних варіантів на випадок відходу з переговорів. Часто буває корисно намалювати діаграму різних видів діяльності або проміжних результатів, які будуть потрібні для того щоб. Щоб переговори були успішними, а також представити у вигляді списку то, що може знадобиться для кожного з цих видів діяльності. Якщо вдасться перекласти все це на реально здійсненний графік часу, то ймовірність того, що ви впораєтеся зі складнощами ведення переговорів, і опинитеся здатні конструктивно керувати описаним процесом, збільшиться.
Таким чином, успішне проведення переговорів головним чином залежить не від наявності тих чи інших об'єктивних чинників в яких вони протікають, а від уміння учасників переговорного процесу правильно організувати ділове взаємодії.
Багатогранність прийомів і способів ведення переговорів пояснюється величезною кількістю об'єктивних і суб'єктивних факторів зовнішнього середовища, психологічних характеристик учасників переговорного процесу, цілей і конкретної стратегії, яку обрали
Переговори, будучи формою ділової взаємодії, характеризуються складними процесами психологічного впливу між людьми, в якому відбувається обмін діяльністю, інформацією і досвідом передбачає досягнення певного результату, рішення конкретної проблеми або реалізацію певної мети.
Ефективність переговорного процесу, перш за все, залежить від правильного вибору різних прийомів і методів психологічного впливу на всіх стадіях переговорного процесу.
В умовах сучасного суспільства, керівнику будь-якого рівня необхідно володіти комплексом знань, умінь і навичок з ведення переговорів.
2. Мицич П. Як проводити ділову бесіду. - М: Економіка, 1987. - 208с.