Перевірка орфографії
Під час перевірки орфографії Word переглядає текст документа (або виділену область) і все слова порівнює зі словами, що містяться в декількох вбудованих словниках. Якщо в тексті документа міститься слово, якого немає у словниках, Word позначає його як що містить орфографічну помилку. Часто-густо під такі слова потрапляють специфічні терміни, прізвища людей, географічні назви і т.д. При бажанні такі слова можна включати в словник, при цьому Word буде їх "запам'ятовувати" і в майбутньому не буде позначати як помилкові.
Існує і зворотний бік медалі. Word пропускає слова, які написані правильно з точки зору орфографії, проте невірно використовуються в контексті. Наприклад, "прибутковий заставу", замість "податок на прибуток".
Функція перевірки орфографії виявляє і позначає в документі однакові слова, такі одне за іншим.
Перевірка граматики
Ця функція перевіряє текст на відповідність граматичних і стилістичних правил. Перевірка граматичних правил виявляє такі помилки, як неправильне використання прийменників, узгодження слів у реченні і т.д.
Перевірка стилістики дозволяє виявляти в документі маловживаних, просторічні слова і вирази.
За великим рахунком не слід повністю покладатися на можливості програми щодо усунення помилок, а по можливості, робити перевірку самому після закінчення набору тексту документа.
Автоматична перевірка правопису
При наборі тексту Word підкреслює червоною хвилястою лінією слова, що містять орфографічні помилки, і зеленою лінією - граматичні та стилістичні помилки.
Щоб виправити орфографічну помилку треба натиснути правою кнопкою миші на підкресленому слові. При цьому на екрані буде відображено контекстне меню.
Можна вибрати правильне написання з числа пропонованих варіантів або відкрити вікно діалогу "Орфографія ...", Автозаміна або Мова для додаткових параметрів відповідних функцій.
В поле "Ні в словнику" відображається фрагмент тексту, що містить слово з помилкою, а в поле "Варіанти" - список варіантів заміни. Помилку можна відредагувати прямо в поле "Ні в словнику" або вибрати один із запропонованих варіантів заміни. Після завершення обробки поточної помилки Word відновлює пошук і відображення наступної помилки.
Кнопка "Пропустити все" використовується для пропуску поточної помилки і всіх наступних її включень. Кнопка "Замінити" дозволяє замінити помилку обраним варіантом заміни або прийняти виправлення, виконані в поле "Ні в словнику".
Кнопка "Замінити все" дозволяє замінити всі включення помилкового слова обраним варіантом заміни. При скинутому прапорці "Граматика" Word не виробляє перевірку тексту на наявність граматичних помилок. Це дозволяє зосередитися виключно на перевірці орфографії.
Кнопка "Параметри" забезпечує доступ до параметрів перевірки правопису.
Кнопка "Повернути" скасовує останню виконану виправлення.
При виявленні в тексті документа граматичної чи стилістичної помилки Word відображає у вікні діалогу "Граматика ..." наступне вікно.
В поле "Варіанти" відображається опис фрагмента, що містить граматичну помилку.
Як і при виправленні орфографічних помилок, при перевірці граматики можна правити текст безпосередньо в полі з помилковим фрагментом або використовувати один з варіантів заміни.
- Кнопка "Пропустити все" використовується для пропуску всіх зустрічаються в тексті подібних помилок.
- Кнопка "Наступне" дозволяє пропустити поточну помилку і перейти до наступного проблемному фрагменту.
- Кнопка "Пояснити" пропонує загальні рекомендації щодо усунення граматичних помилок подібного роду.