У мережі дуже багато матеріалів щодо того, як необхідно вести себе при перевірках першим особам підприємств (керівнику, головному бухгалтеру). Однак у більшості компаній крім зазначених посадових осіб досить інших штатних співробітників. І в цій замітці ми хотіли б дати рекомендації, як себе варто вести при перевірках контролюючих органів саме рядовим співробітникам.
Найчастіше, при перевірках компанії, співробітники - її найслабкіша ланка. Тому найважливішим розділом підготовки компанії до приходу нежданих гостей є інструктаж всього персоналу щодо дій у нестандартних для компанії ситуаціях. Для великих компаній взагалі має сенс провести в компанії спеціальний тренінг щодо дій співробітників при проведенні перевірок, слідчих дій, оперативно-розшукових заходів контролюючими (правоохоронними) органами.
Оскільки проведення перевірок, і нерідко з перевищенням повноважень, означає для співробітників роботу в стресовій ситуації, а рівень стресостійкості у всіх різний, найбільш легка і ефективна модель поведінки - відразу йти в «глухий захист». Така тактика мінімізує ризики як для самого співробітника, так і для компанії-роботодавця.
- З усіх питань діяльності підприємств приватної власності відповідальність (включаючи кримінальну) несуть лише службові особи компанії. до яких згідно із Кримінальним кодексом України (ч.3 ст.18) відносяться особи, які обіймають постійно чи тимчасово в компаніях посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій. або виконують такі функції за спеціальним повноваженням. Працівники підприємств, установ, організацій, що виконують професійні (адвокат, лікар, вчитель тощо), виробничі (наприклад, водій) або технічні (друкарка, охоронник тощо) функції, можуть визнаватися службовими особами лише за умови, що поряд з цими функціями вони виконують організаційно-розпорядчі чи адміністративно-господарські обов'язки. Навіть якщо виконання таких функцій тимчасове (наприклад, співробітник призначається в.о. керівника на час його відсутності, або співробітнику доручено здійснити адміністративно-господарські обов'язки за разовою довіреністю).
- Надавати будь-яку інформацію, що стосується господарської діяльності компанії, може тільки директор (керівник) та інші особи, у кого є довіреність, яка дає їм право діяти від імені компанії з відповідних питань. Співробітники, які не мають такої довіреності, не має права надавати будь-яку інформацію або документи без відома керівника.
- Штатні співробітники працюють на компанію-роботодавця, а не на перевіряючих, і підкоряються на робочому місці рядові співробітники саме роботодавцю, а не представникам контролюючих органів. Рядового ПРАЦІВНИКА перевіряти НЕ МОЖУТЬ (немає законодавчих підстав) ПРИВЕРНУТИ До ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ ЗА ВІДМОВУ ОБЩАТЬСЯ, НІ ЗА ВІДМОВУ ВИДАЧІ / ПІДПИСИ БУДЬ-ЯКИХ ДОКУМЕНТІВ. А ось роботодавець може притягнути до дисциплінарної, адміністративної і навіть кримінальної відповідальності за порушення трудової дисципліни і за розголошення конфіденційної інформації та комерційної таємниці.
- При спробах спілкування зі звичайними співробітниками представників перевіряючих органів насамперед потрібно попросити пред'явити службові посвідчення і не поспішаючи уважно переписати з них всі дані на аркуш паперу, поклавши його потім в кишеню одягу. БЕЗ ПРЕД'ЯВЛЕННЯ СЛУЖБОВОГО ПОСВІДЧЕННЯ НІ ГОВОРИТИ НІ СЛОВА НІ НА ЯКУ ТЕМУ. Якщо посвідчення пред'явили швидко ( «сунувши на секунду під ніс») і тут же сховали - послатися на службову інструкцію, що вимагає переписувати дані всіх відвідувачів, без чого спілкуватися забороняється під загрозою адміністративних санкцій, а про відмову пред'явлення посвідчень за інструкцією потрібно доповісти керівництву. Якщо службове посвідчення пред'являється з питанням «для яких цілей необхідні дані», необхідно відповідати «з метою можливої підготовки скарги в прокуратуру або суд про перевищення повноважень і протидії законній господарській діяльності. »Якщо посвідчення не пред'являються - слід негайно доповісти керівнику та / або в службу безпеки компанії / пост охорони або в юр.отдел.
- Після переписування даних службових посвідчень слід на всі питання відповідати стандартними фразами «Я не можу обговорювати це, оскільки за розголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації може бути притягнуто до відповідальності аж до кримінальної. На всі Ваші запитання відповість наш директор ». Або «Я не компетентний в даних питаннях».
- Якщо перевіряючі раптом починають «пресувати», будь-який співробітник може відмовитися відповідати на питання, пославшись на ст. 63 Конституції України, згідно з якою особа не несе відповідальності за відмову давати показання або пояснення щодо себе.
- Будь-який співробітник, крім керівника компанії, при перевірці не повинен підписувати ніяких документів і посилатися на те, що «Згідно з моїми посадовими обов'язками я не маю право підпису ніяких документів, що мають відношення до діяльності компанії».
- На прохання і / або вимога про видачу будь-яких документів або зразків товарів тощо. Слід відповідати «Це за межами моєї компетенції, зверніться до директора компанії, тому що без його вказівки посадова інструкція не дозволяє мені робити ніяких значимих дій».
- Якщо під час проведення перевірки в компанії відсутній керівник, а перевіряючі наполягають на врученні направлення на проведення перевірки та її проведенні, співробітнику компанії слід сповістити перевіряючих про займану посаду, і в подальшому вказувати її, розписуючись у документах, пов'язаних з даною перевіркою (наприклад - офіс -менеджер Іванова І.І. довіреність відсутня).
- Якщо співробітник розгубився і не знає, що робити і що робити / говорити, краще не робити нічого: нічого не говорити, нічого не видавати, нічого не підписувати, нікуди не їхати. Чи не допомагати і не перешкоджати.
Рядовим співробітникам слід засвоїти основне правило - на всі питання будь-яких контролюючих органів при перевірках відповідає тільки керівник і в ідеалі в присутності юриста. яка самодіяльність і самостійне прийняття рішень неприпустимо. Всі рішення приймає тільки керівник.
В інтересах роботодавця обов'язково мати в компанії відповідну затверджену службову інструкцію на випадок проведення перевірок, журнал перевірок, Положення до комерційної таємниці та конфіденційної інформації з усіма необхідними додатками (витяг з законодавства, форма підписки про нерозголошення, форма акта передачі інформації, форма письмового зобов'язання третіх осіб (відвідувачів) про нерозголошення та ін.), посадові інструкції для кожної штатної посади.