Бред Егланд
Фінансовий аспект проектного менеджменту, без сумніву, складний. Днями я прочитав про одне спільне 107-мільйонному проекті уряду і IBM для штату Пенсільванія, який був закритий через перевищення бюджету на 57%. Звучить жахливо, але ситуація цілком реальна, якщо ви недостатньо ретельно стежте за бюджетом. І це без урахування сотень інших чинників, здатних суттєво вплинути на фінансове «здоров'я» проекту.
Для початку поговоримо про критерії успіху проекту і про те, що є прийнятним в питаннях перевищення бюджету. Чи є для вашої організації якоїсь поріг витрат? Для мене і тих компаній, з якими я співпрацював, перевищення бюджету на 10% після закінчення робіт вважалося нормальним. У деяких випадках воно буває і вище, але особисто я намагаюся не опускати планку так низько. Давайте відштовхуватися від 10% - лякає таке значення вас і ваш відділ проектного менеджменту?
Уважно стежте за бюджетом і не перевищуйте витрати більше, ніж на 10%
Я вважаю, що проект цілком безболісно може пережити перевищення кошторису на 10%. Вихід із цього становища може зажадати деяких зусиль менеджменту і команди, можливо, навіть замовника - але, в цілому, це завжди можна вирішити. І, якщо ви керуєте бюджетом проекту так, як це повинно бути - прогнозуєте і уточнюєте прогнози щотижня, отримуючи останні дані з фінансової звітності - досить просто зрозуміти, на якому рівні ви перебуваєте, і переконатися, що ви не виходите за рамки цих 10% ( за винятком форс-мажорних обставин).
Припустимо, все йде добре, і вам за будь-яких умовах вдається дотримуватися прийнятного перевищення в 10%. На підставі поточних даних ви робите прогноз, і вам здається, що цей показник не зміниться до завершення робіт. Чи можна зробити що-небудь, щоб знизити цей відсоток?
Зрештою, ми повинні до цього прагнути - не можна передбачити, які ще непередбачені обставини можуть втрутитися в фінансовий стан проекту, викликаючи серйозні проблеми. Потрібно бути готовим до того, що ці обставини виникнуть вже в кінці роботи над проектом, коли не залишається часу на коригувальні дії. Постарайтеся захистити проект зараз. На мій погляд, є три ключових методу, які допоможуть вам повернути проект в основне русло згідно з попереднім планом.
1. Розгляньте можливі варіанти змін вихідного завдання
Це непросто, так як замовники не люблять міняти початкові плани. Однак, якщо ви бачите можливі варіанти, уявіть їх у вигідному світлі з точки зору більш високої фінансової прибутку від проекту. Якщо ваші оцінки ситуації, якою вона стане після таких змін, вірні, це збільшить дохід і прибуток і дозволить привести бюджет у відповідність з планом. Ви навіть не уявляєте, наскільки сильно такі зміни можуть вплинути на фінансовий стан проекту.
2. Звільніть ресурси
Якщо частина вашої команди має недостатню завантаження, звільніть їх від роботи над проектом. Щотижня вони приносять проекту кілька додаткових людино-годин, що також може привести до перевитрати бюджету.
3. Задійте менше часу для управління проектом
І, нарешті, я знайшов ще один ефективний спосіб зниження витрат: зберігайте дистанцію. Мій час оплачується за однією з максимальних ставок, тому, витрачаючи на управління проектом не більше 4-5 годин на тиждень, я можу значно знизити витрати. Якщо ви можете управляти проектом дистанційно, не втрачаючи ефективності та контролю над ситуацією, скористайтеся цим методом.