Незважаючи на ситуацію, що законодавчу колізію, що стосується обов'язкового страхування охоронців, органи ліцензійно-дозвільної роботи при проведенні перевірок охоронних підприємств вимагають пред'явлення договорів страхування приватних охоронців. Якщо дані договори у Чопа відсутні, то це визнається порушенням законодавства про недержавну (приватної) охоронної діяльності. В результаті до охоронного підприємства можуть бути застосовані адміністративні санкції. Ще одним істотним питанням діяльності охоронного підприємства є забезпечення охоронців форменим обмундируванням (форменим одягом). У нормативно-правових актах, що регламентують недержавну охоронну діяльність, відсутні будь-які норми, що встановлюють обов'язок охоронних підприємств забезпечувати охоронців форменим обмундируванням. Захисних функцій формене обмундирування охоронців, як правило, не виконує, отже, забезпечення охоронця формою не є вимогою законодавства про охорону праці. Але при цьому переважна більшість охоронних підприємств все ж розробляють власну формений одяг з відповідними нашивками і шевронами і наказують охоронцям виконувати в ній свої посадові обов'язки. Така ситуація, по-перше, пов'язана з прагненням охоронних підприємств підвищити і зміцнити свою ділову репутацію. Адже наявність форменого одягу єдиного зразка з емблемами Чопа зіграє позитивну роль при формуванні у потенційних клієнтів думки про підприємство. По-друге, формений одяг дозволяє охоронцеві виділитися із загальної маси персоналу і відвідувачів об'єкту, що охороняється, а також підкреслює його повноваження щодо забезпечення безпеки. По-третє, в наявності на об'єкті охоронця в форменому обмундируванні буде зацікавлений і сам замовник охоронних послуг. Охоронець в формі добре помітний для персоналу та відвідувачів - значить, вони швидко зорієнтуються, до кого звернутися в екстреній ситуації. Нарешті, охоронець у формі добре помітний не тільки для відвідувачів і персоналу, а й для осіб, які планують протиправні дії на об'єкті, що охороняється. Наявність охорони в цьому випадку буде очевидно і можливо запобіжить саме правопорушення. Але так як наявність форменого обмундирування завжди залишається на розсуд управлінського персоналу Чопа, то сьогодні можна зустріти охоронців і в повсякденному одязі. Якщо ЧОП прийняв рішення про забезпечення охоронців формою, то необхідно чітко опрацювати методику (способи) забезпечення такою формою, оскільки від використання того чи іншого способу залежать особливості бухгалтерського обліку та оподаткування. Існують як мінімум чотири способи забезпечення охоронців форменим одягом, які розрізняються між собою порядком обліку та оподаткування.
До них відносяться:
- придбання охоронцем форменого обмундирування за рахунок власних коштів;
- забезпечення охоронців форменим обмундируванням за рахунок коштів охоронного підприємства з повною передачею обмундирування у власність охоронця;
- забезпечення охоронців форменим обмундируванням за рахунок коштів охоронного підприємства без передачі обмундирування у власність охоронця;
- часткова оплата охоронним підприємством форменого обмундирування. Розглянемо перераховані способи більш детально.
Придбання охоронцем форменого обмундирування за рахунок власних коштів
В даному випадку охоронець набуває формене обмундирування в мережі роздрібної торгівлі самостійно і за рахунок власних коштів. При цьому охоронне підприємство встановлює загальні вимоги до форменому обмундирування, визначає його зразки і т.д. Природно, що придбане даними способом формене обмундирування охоронне підприємство до бухгалтерського обліку не приймає, а факт його придбання не тягне за собою податкових наслідків ні для Чопа, ні для охоронця. При придбанні форменого обмундирування таким способом необхідно врахувати ряд істотних моментів. По-перше, сам спосіб і порядок його реалізації повинні бути встановлені в положенні про форменому обмундируванні, інструкції або наказі охоронного підприємства. По-друге, в трудовому договорі з працівниками, які надходять на посаду охоронців, необхідно передбачити обов'язок охоронця перебувати на робочому місці і виконувати посадові обов'язки в форменому обмундируванні встановленого зразка. Не зайвою буде застереження про те, що працівник зобов'язаний самостійно придбати формений одяг за рахунок власних коштів. Негативна сторона даного способу придбання - можливе збільшення термінів забезпечення новоприйнятого охоронця формою, адже йому потрібен час, щоб знайти необхідну обмундирування, а також кошти для його придбання. Крім того, немає гарантій, що всі охоронці будуть купувати абсолютно ідентичне обмундирування, тому можливі незначні відмінності в одязі різних охоронців. Правда, цієї ситуації можна уникнути, якщо ЧОП самостійно визначить магазин або ательє, де необхідно набувати форми.
Забезпечення охоронців форменим обмундируванням за рахунок коштів охоронного підприємства з повною передачею обмундирування у власність охоронця
В даному випадку охоронне підприємство набуває формене обмундирування необхідного зразка за свій рахунок. Після придбання форма передається працівникам у власність. Цей спосіб придбання дозволяє забезпечити однаковість форменого обмундирування і оперативність у забезпеченні їм співробітників охорони. При використанні даного способу необхідно врахувати два істотні моменти. По-перше, як і в попередньому випадку, порядок забезпечення форменим обмундируванням повинен бути врегульований локальним нормативним актом охоронного підприємства. По-друге, для віднесення витрат на формене обмундирування до групи виробничих бажано включати в тексти договорів на надання охоронних послуг норми, які зобов'язують охоронне підприємство виділяти для охорони об'єктів працівників в формі. При використанні даного способу придбання форменого обмундирування для охоронців виникають певні бухгалтерські та податкові наслідки. Так як формене обмундирування купується за рахунок коштів охоронного підприємства, то факт його придбання і подальшого руху має бути відображений в бухгалтерському обліку. Крім того, в зв'язку з передачею форменого одягу у власність працівника виникає необхідність обчислення і сплати податків на фонд оплати праці (див. Розд. II даної книги).
Забезпечення охоронців форменим обмундируванням за рахунок коштів охоронного підприємства без передачі обмундирування у власність охоронця
В даному випадку формене обмундирування, придбане за рахунок коштів Чопа, не передається у власність охоронця, а видається йому "під звіт" для виконання посадових обов'язків. Зазначений спосіб придбання також повинен бути зафіксований в локальному нормативному акті Чопа. У договорі на надання охоронних послуг слід вказати обов'язок Чопа виділяти охоронців у форменому одязі. Бухгалтерські та податкові наслідки в даному випадку виникають тільки для охоронного підприємства, яке має прийняти на облік формене обмундирування і списати його після закінчення періоду експлуатації. Часткова оплата охоронним підприємством форменого обмундирування В цьому випадку охоронне підприємство компенсує частину витрат охоронця на придбання форменого обмундирування, але величина цієї частини повинна бути визначена локальним нормативним актом Чопа. При цьому працівник набуває форму за свій рахунок або самостійно, або за сприяння охоронного підприємства. Одяг з моменту придбання знаходиться у власності охоронця і при його звільненні поверненню не підлягає. При використанні даного способу придбання обмундирування виникає необхідність обчислення податків на фонд оплати праці (див. Розд. II даної книги), але при цьому ЧОП не повинен приймати формене обмундирування до бухгалтерського обліку (одяг знаходиться у власності працівника). З огляду на, що частина витрат з придбання форми в цьому випадку несе працівник, а частина - охоронне підприємство, то для юридичної чистоти процедури придбання необхідно буде:
- в трудовому договорі з охоронцем передбачити його обов'язок виконувати трудові функції в форменому обмундируванні встановленого зразка і оплатити частину її вартості;
- в договорах на надання охоронних послуг передбачити обов'язок Чопа виділити охоронців в форменому обмундируванні. Розглянутий спосіб може бути реалізований і в іншому вигляді, коли, наприклад, ЧОП самостійно набуває формене обмундирування, передає його у власність працівника і отримує з нього часткову оплату вартості одягу. Однак цей варіант більш складний з точки зору бухгалтерського обліку та оподаткування. ЧОП в цьому випадку зобов'язаний:
- прийняти куплену форму до обліку;
- оформити передачу її у власність працівника;
- вивести (виключити) з бухгалтерського обліку передану одяг;
- прийняти від працівника грошові кошти;
- обчислити і сплатити податки.
Необхідно відзначити, що відсутність обов'язкових нормативних вимог, що пред'являються до перерахованих способів придбання обмундирування, дозволяє охоронним підприємствам використовувати власні, що відповідають їх вимогам способи. З огляду на важливість локального нормативного акту охоронного підприємства, що встановлює спосіб і регулює порядок забезпечення охоронців форменим одягом, наведемо кілька рекомендацій з розробки законопроекту. Порядок забезпечення форменим обмундируванням може бути врегульовано будь-яким локальним нормативним актом Чопа - становищем, інструкцією або наказом. Єдина умова - затверджувати такий нормативний акт має особа або орган охоронного підприємства, уповноважені на це установчими документами. Найчастіше такою особою є генеральний директор. Однак в установчих документах Чопа можуть фігурувати рада директорів або загальні збори учасників. В такому локальному акті слід відобразити:
- конкретний спосіб забезпечення охоронців формою із зазначенням на те, в чиїй власності вона перебуває і за чий рахунок закуповується;
- перелік елементів форменого обмундирування і опис кожного з них;
- конкретні терміни шкарпетки кожного елемента форменого обмундирування;
- порядок видачі обмундирування зі складу та у необхідних випадках - порядок його повернення охоронному підприємству;
- порядок використання працівниками форменого обмундирування;
- інші важливі положення в залежності від умов діяльності Чопа. Локальний нормативний акт, що містить зазначені положення, після його затвердження відповідним органом необхідно довести до відома охоронців під їх особистий розпис.