При підборі офісного приміщення необхідно чітко сформулювати ваші вимоги. Цілком ймовірно, що офіс, що ідеально підходить під вимоги вашого керівництва, знайти буде практично неможливо і якимись з вимог доведеться поступитися.
Приклад опису вимог з пошуку приміщення під офіс (заявка на ріелторську компанію) наведено нижче.
• Клас будівлі В. Площа від. до. кв. м.
• Переважно розташування офісу:
- в місці з високим рівнем пішохідних, автомобільних і ін. транспортних потоків, наявність у візуальній близькості транспортних вузлів, розв'язок та магістралей;
- поблизу станцій метро. або. ;
- на 1-й лінії будинків;
- на 1-му (або іншому) поверсі з окремим входом.
Як варіант розглядаються пропозиції по оренді приміщень в великих торгових комплексах з бажаним присутністю великих мережевих "якірних" орендарів. У разі розміщення офісу в торговому комплексі розглядаються варіанти з оренди приміщень вище 1-го поверху.
• Довгострокова пряма оренда або суборенда - як правило, термін оренди 3 роки і більше.
Опис включає в себе в першу чергу вимоги до офісу з точки зору бізнесу компанії, і, формулюючи їх, керівник не буде замислюватися, наприклад, про системи вентиляції. Більш детальною розробкою і попередніми пошуком і відбором приміщень займається офіс-менеджер сам або за допомогою ріелторської компанії.
При виборі офісного приміщення розглядаються:
- віддаленість від інших комерційних установ міста;
- зручне транспортне сполучення, доступність, близькість або віддаленість від основних транспортних магістралей;
- віддаленість від зупинок громадського транспорту;
- наявність парковки, вид, кількість наданих паркувальних місць з розрахунку на 100 м2;
- тип будівлі, вік і зовнішній вигляд;
- зовнішній вигляд фасаду, відсутність тріщин і пошкоджень;
- стан холу і коридорів - зовнішній вигляд, освітлення, покажчики компаній, підхід до ліфтів;
- стан місць загального користування;
- якість матеріалів обробки, рівень природної освітленості;
- стан систем опалення, вентиляції та кондиціонування (хороше, відмінне або застаріле); водопостачання;
- стан систем електропостачання;
- вільне планування у вигляді офісних блоків або інша; чи можлива планування приміщень відповідно до первісного призначенню будівлі або вона змінена силами орендарів;
- служби безпеки, управління;