Підготовка до телефонної розмови - студопедія

· Прийміть таке положення тіла, як ніби співрозмовник вас бачить і знаходиться навпроти.

· Почніть посміхатися до того, як почалася розмова. По голосу співрозмовник відчує, що ваш настрій - позитивне. Ваш голос - відображення вашого емоційного стану, яке повинно викликати розташування і симпатію іншої людини.

· Зробіть вдих і видих, приведіть дихання в нормальний стан. Якщо дихання «збито», таке трапляється при хвилюванні, то вам буде важко керувати своїм голосом.

· Пам'ятайте, що вам потрібно сказати спочатку. Іноді, хвилюючись, люди забувають представитися, неправильно називають, наприклад, посаду, фірму, ім'я співрозмовника. Краще це згадати перед початком розмови.

· Уявіть себе вашим співрозмовником, що він може відповісти, як буде заперечувати, які у нього є аргументи.

· Коли відчує, що готові до розмови - набирайте номер.

Початок розмови визначає його хід і завершення. Голос повинен висловлювати привітність, зацікавленість, діловитість. А для цього потрібно мати відповідний емоційний стан. наприклад:

1. Сядьте зручно, але, не розвалився в кріслі або на стільці. Просто з положення тіла дуже впливає на настрій розмови і голос. Якщо не вірите, спробуйте де-небудь лягти і вести ділову розмову, у співрозмовника з'явиться бажання запитати, що ви там робите?

5. Знімаючи трубку, ще раз посміхніться. Напишіть на трубці слово «посмішка». Навіть якщо вас співрозмовник не бачить, ви не повинні розмовляти з ним, розвалившись на кріслі з сумним і похмурим виразом обличчя. Уявіть, що ви бачите співрозмовника, і він бачить вас і вашу посмішку. Будьте впевнені, він її «почує».

6. Іноді, корисно відгукуватися першим, як тільки зрозумієте, що співрозмовник взяв трубку, але чомусь не говорить. Зазвичай, в організаціях з гарною корпоративною культурою, менеджери, відповідаючи на дзвінок, представляються. Якщо цього не відбулося, починайте говорити першим.

7. Перед розмовою і, під час не можна палити або жувати. Куріння, як правило, супроводжується станом легкого трансу, навряд чи це буде сприяти емоційному стану бадьорою зацікавленості. Жування в процесі розмови створює багато сторонніх звуків, які можуть бути розцінені співрозмовником досить неоднозначно.

Відгуки Так, Алло, Говоріть, Слухаю, Вас слухають не несуть конкретної інформації про що зняв трубку, тому вважаються неприйнятним і в службовій обстановці. До неприпустимим відносяться і такі форми відповіді на дзвінок, як Хто дзвонить. Вам чого. Що ви хочете?

7. Закінчує розмову той, хто дзвонив - така вимога етикету. Тому, завершуючи розмову, треба дочекатися, коли співрозмовник попрощається з вами і ви почуєте гудки відбою.

8. Якщо з якої-небудь причини розмова перервалася, пере-званівает той, хто дзвонив першим.

9. На помилковий дзвінок слід ввічливо сказати: «Ви помилилися номером» і покласти трубку.

2. Визначте оптимальний час для дзвінка. Воно повинно бути зручним для співрозмовника і прийнятним для вас. Треба подумати і про те, коли простіше додзвонитися до абонента. Вва-ється, що найкращий час для ділових дзвінків - початок робочого дня організації, установи, т. Е. З 9 до 10 годин.

4. Якщо ви помилково «не туди потрапили», вибачитеся, а не вішайте мовчки трубку.

6. Якщо має бути довга розмова, спитаєте співрозмовника, чи володіє він достатній час, і, якщо немає, пере-несіть розмову на інший день і годину, який влаштовує обидві сторони.

9. Вважається неетичним дзвонити на квартиру після 22 години вечора і до 9 годин ранку. Якщо надзвичайні обставини змушують вас зробити це, обов'язково попросіть вибачення і назвіть вагомі причини вашого дзвінка.

1. Не слід заважати присутнім своєю розмовою, по можливості потрібно виходити в іншу кімнату.

2. Необхідно говорити тихо. Якщо погано чутно, целесо-образно перевірити гучність свого апарату.

3. Порушенням етикету вважаються дзвінки під час радячись-ня, переговорів, концерту, вистави і т.п.

4. При очікуванні важливого дзвінка рекомендується включати беззвучний режим.

5. У багатьох ситуаціях доцільно використовувати авто-відповідач.

6. Неетично переривати розмову через дзвінок.

8. Не можна відволікатися на дзвінки, керуючи автомобілем.

9. Не годиться без дозволу фотографувати кого-небудь мобільного камерою. Слід поважати приватне життя інших.

Схожі статті