1. Зліва на полях (на половину вільного поля, з тим щоб зберегти читаність текстів документа при гортанні журналу) багатосторінкового документа голкою або шилом роблять три (чотири) отвори, або всі сторінки пробиваються діркопробивачем на одному рівні. Отвори роблять симетрично по висоті листа. Відстань між проколами зазвичай становить 3 см, а розташовуються вони строго по вертикальному центру аркуша (рідше використовуються два отвори). 2. Прошити документи найкраще за допомогою прошивочно голки шпагатом банківським або нитками прошивними ЛШ-210. При відсутності такої нитки можна скористатися міцної (капронової або звичайною, складеної в кілька разів) ниткою. Прошиваються документи, як правило, два рази - для надійності. 3. Кінці нитки слід випустити з центрального отвору на звороті останнього аркуша і зав'язати їх вузлом. Залишати необхідно близько 5 - 6 см вільного кінця.
Скріплення заверительной написом. Журнал слід опечатати наклейкою з паперу з написом.
1. Наклейка з заверительной написом може мати розміри приблизно 4 на 5 - 6 см. Наклеюють лист так, щоб він закрив вузол і частина довжини ниток. Кінці ниток обов'язково повинні бути вільні. Засвідчувальний напис підписується після висихання клею. Підписує її керівник організації або уповноважена ним особа. 2. Підпис керівника має бути виразна і помітна. Підпис завірителя повинна бути скріплена печаткою організації. Друк повинна бути розташована як на наклейці з заверительной написом, так і на аркуші. Відбиток печатки, розташований як на наклейці, так і на аркуші документа, а також вузол і нитки, залиті клеєм, служать для індикації недоторканності документа.
Нумерація аркушів у справах необхідна для закріплення порядку розташування документів після прошивки (шнурівки) для забезпечення їх охорони. У журналах нумерація аркушів виконує таку ж функцію. виключать можливість додаткової вклейки або видалення листів. Необхідно пронумерувати всі листи в журналі. Треба запам'ятати, що нумеруються саме листи, а не сторінки документа. Після завершення нумерації аркушів в заверительную напис, яка розташовується в кінці журналу, в ній цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даному журналі. Зразок: прошиті, пронумеровано, скріплено підписом
і печаткою ___ (_______________________) лист ___ Генеральний директор
ЗАТ «ЗАТ» ___________________________________ І.І. Іванов
Якщо журнал має тверда обкладинка, то при зшивці сторінок журналу зшивною матеріал (нитка, мотузка, джгут) виводиться з зовнішнього боку останнього аркуша перед буря, кінці зшивна матеріалу приклеюються до обкладинки палітурки і опечатуються так само як зазначено вище.
На роботу як на свято. Весело побрязкуючи кайданами
Повернутись до початку
Використовувати можна - вимагати при зовнішньої перевірці по ним не можна.
Вимоги на федеральному рівні є тільки для органів виконавчої влади - в іншому порядок врегулюється локальним положенням про документообіг (корисний, але не обов'язковий документ)
Валерій Валерійович Самойленко
Повернутись до початку
Про стандарт мені не відомо, але те що журнали, заведені за офіційною формою повинні бути прошиті, це точно.