Досить часто виникає ситуація, коли особа, повноважне на підписання термінового документа, відсутня. Його може не бути день, а може і місяць. Влітку це трапляється особливо часто. Як правильно заступнику оформляти свій підпис на документах (договорах, наказах, листах і т.д.)? Чи буде різниця в оформленні цього реквізиту на різних видах документів? Як ставитися до написів перед посадою «в.о.», «т.в.о.», «за» і до косою межах в підпису? Чи буде документ з ними мати юридичну силу? Це важливо знати, щоб правильно оформляти свої документи і грамотно вибудувати роботу зі вступниками документами з подібними підписами.
Про дним з найбільш «улюблених» дій при передачі повноважень керівника є використання пріставок- «паразитів». Вони можуть бути різними: «в.о.», «т.в.о.», «за»; це можуть бути штрихи над посадою та інше (див. Приклад 1). Чи є це помилкою? Спробуємо розібратися.
Сумнівні варіанти оформлення підпису заступника Генералів за відсутнього генерального директора Рюрикова
Підписуємо документи з преамбулою (договір тощо.)
Будь-які договори повинні підписуватися із зазначенням реального підписанта в преамбулі, причому вказуватися повинна не тільки посаду з П.І.Б. але і підстава виникнення повноважень даної особи. Тоді у заступника ми відразу зазначимо його «рідну» посаду і дані доручення, на підставі якої він підписує документ:
Преамбула і підпис на договорі
Сказане вище справедливо не тільки для договорів, але і для всіх документів, в яких підписувача зазначається в преамбулі - це можуть бути довіреності або документи, що складаються на виконання договорів, наприклад, акти приймання-здачі робіт і т.п.
Решта документів (наказ, лист та ін.)
Що стосується оформлення підпису на інших документах, то тут ситуація більш заплутана.
Проставлення косої риски перед посадою або слів типу «за» або «за відсутнього» представляється нам неприйнятним хоча б тому, що суперечить здоровому глузду. Заміщає особа не виконує обов'язки «за» когось, воно виконує власні обов'язки, покладені на нього, а отже, діє від свого імені! Підпис має відповідати як мінімум її розшифровці, інакше це може привести до цілого «букету» проблем, найменша з яких - неможливість ідентифікувати представника організації, який реально підписав папір.
- найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - якщо на бланку);
- особистий підпис;
- розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
Цей ДСТУ не є обов'язковим до виконання документом (він навіть не пройшов реєстрацію в Мін'юсті як нормативно-правовий акт, звернений до необмеженому колу осіб), однак він відображає накопичений досвід в оформленні організаційно-розпорядчих документів і на ньому будується головний аргумент противників слів- « паразитів ». Звучить він так: оскільки в штатному розкладі організації і трудових договорах посаду «виконуючий обов'язки генерального директора» відсутній, то вказувати таку посаду в реквізиті «Підпис» неправильно.
На цю тему є положення ще в одному документі, який також не є обов'язковим для недержавних структур:
Наказ Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує його обов'язки, або його заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і його прізвище (виправлення можна внести чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в.о.», «заст.»). Не допускається підписувати документи з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Отже, щоб визначити, як повинна виглядати підпис в кожному конкретному випадку, необхідно зрозуміти, як співвідносяться повноваження особи, яка виконує обов'язки генерального директора, з його «рідний» посадою (тобто все залежить від способу оформлення «заступництва»).
Перший і найбільш простий з випадків - це тимчасове переведення на посаду генерального директора. Тут відповідь ясна. Оскільки Генералів Г.Н. нехай і тимчасово, але знаходиться на посаді генерального директора, то і підписувати документи в цей період він повинен відповідним чином (без будь-якої відсилання до терміну виконання ним своїх обов'язків). Тобто він є, нехай і тимчасово, але генеральним директором.
Підпис при тимчасовому переведенні на посаду генерального директора
Складніше йде справа з іншими варіантами. При штатному заступництві (коли повноваження щодо підписання відповідних документів закріплені в трудовому договорі або посадової інструкції, тобто є для заступника «рідними») в підпису слід вказувати «рідну» посаду без будь-якої згадки про тимчасовість «генеральських» функцій.
Підписи штатних заступників генерального директора
Розглянемо також ситуацію з тимчасовим суміщенням посади відсутнього генерального директора з основною посадою працівника. Ця ситуація в принципі не відрізняється від вищеописаної, за винятком того, що права і обов'язки по «суміщенням» носять разовий характер.
Наслідком цього може стати такий казус: наприклад, протягом року в справах організації в одних і тих же видах документів при «живому» генеральному директорові стоятимуть підписи кількох різних осіб. Крім того (на відміну від штатного заступництва), дані повноваження «Не вшиті» в власні посадові обов'язки заступників. Вони можуть передаватися кожному з них не цілком, а лише частково (коли під час відсутності генерального ділянки його роботи діляться між кількома особами, документи з різних питань розглядатимуть і підписувати різні особи). Однак чи впливає це на правову кваліфікацію в даному випадку?
У документі повинна бути вказана посада особи, яка його підписує, а оскільки робить це не генеральний директор, то з формальної точки зору відповідь одна - повинна стояти «рідна» посаду підписує працівника. Однак на практиці варто враховувати не тільки формальну сторону, але і керуватися здоровим глуздом. Адже дані документи створюються не на один день і навіть не на один рік. Щоб полегшити в майбутньому пошук документів, що підтверджують повноваження особи, яка підписала документ, можна в реквізит «Підпис» включити максимум інформації:
- по якій посаді виконуються обов'язки;
- хто виконує обов'язки: «рідна» посаду і П.І.Б .;
- яким документом закріплені повноваження підписувати;
- особистий розчерк.
Підпис при тимчасовому суміщенні посади генерального директора
Необхідно досить ясно розуміти, що юридична сила документа залежить не від того, як він підписаний, а від того, чи мав підписант повноваження підписувати його. Відповідно, головне питання, яке виникає, коли документ «за косою рискою» або з підписом з приставкою «в.о.», «в.о.» потрапляє вам в руки: «Чим підтверджені повноваження який підписав?» Будь-який документ з подібною підписом, що прийшов від контрагента, повинен викликати закономірне запит про надання копій документів, що підтверджують повноваження підписанта. І до їх отримання до паперу з «сумнівною» підписом потрібно ставитися обережно, утримавшись від здійснення будь-яких дій, здатних спричинити збитки.