З плином часу удосконалюються платформи, розробляються нові типові конфігурації і звіти, що доповнюють наші звичні бази даних новими корисними можливостями. Але деякі проблеми постійно супроводжують нас, незважаючи на науково-технічний прогрес. Однією з таких проблем є довідник «Контрагенти» будь-якої конфігурації. З плином часу він обростає додатковими папками, з'являються сотні і тисячі нових елементів. І тут починається проблема «дублів». Причому вона однаково неприємна для будь-яких конфігурацій: Бухгалтерія, Торгівлі, і інших, в тому числі створених «з нуля». Наявність дублів може призвести до безлічі проблем. Розглянемо простий приклад:
Є стандартний довідник «Контрагенти». У бухгалтерії з'являється рахунок на оплату від ТОВ «Компанія Квазар». Людина починає шукати контрагента в довіднику і не знаходить, після чого заводить цього контрагента в базу. І ось тут починаються проблеми. Записати його можна безліччю способів:
1. Компанія Квазар
2. ТОВ Компанія Квазар
3. ТОВ Квазар
4. ТОВ «Компанія квазар»
5. «Квазар»
6. Квазар Компанія ТОВ
Для простодушної і наївною програми 1С всі ці найменування будуть різними. Більш того - наявність або відсутність додаткового пробілу також робить елементи різними. Після цього, співробітник, який оформляє поставку від даного контрагента повинен послідовно спробувати будь-яку з цих комбінацій, щоб знайти це підприємство. Доводи опонентів типу «а він згадає, він знайде і т.д.» відкидаю одразу. А якщо контрагентів 10.000? А якщо співробітник змінився? І таких «якщо» сотні.
Ситуація значно ускладнюється, якщо в довіднику є папки. В цьому випадку контрагенти будуть повторюватися не тільки в довіднику в цілому, але і в папках. Взагалі наявність папок в довіднику контрагентів мені здається абсолютно неприпустимим. Пояснюю. Папки покликані розділити контрагентів на групи за будь-якою унікальному ознакою. Якщо ознака не є унікальним (наприклад, при наявності папок Постачальники і Покупці контрагент є і тим і іншим), то виникає колізія. Штатні механізми довідників 1С не дозволяють регламентувати наявність одного і того ж елемента в двох групах одночасно. Тому з'являється кілька варіантів (припустимо, у нас щось придбав наш постачальник, тобто він вже є в папці Постачальники):
1. Використовувати контрагента з папки Постачальники, навіть якщо в даній операції він є покупцем.
2. Додати такого ж контрагента в папку покупців
У першому випадку папки перестануть мати сенс взагалі, оскільки контрагенти перестають відповідати даним ознаками (Постачальників і покупців). Другий випадок ще гірше - оскільки ми втратимо можливість однозначно судити про стан взаєморозрахунків з даними контрагентом (для виявлення заборгованості потрібно буде по черзі формувати звіти по обом контрагентам). Пікова ситуація, це коли використання папок Покупці і Постачальники, накладаючись на невірне занесення контрагентів в базу, призводить до того, що однакові контрагенти неодноразово повторюються (під розрізняються найменуваннями) в різних папках. Простіше кажучи, структура довідника стане такою:
1. Папка Постачальники
1.2. компанія Квазар
2. Папка Покупці
У цьому випадку визначення стану взаєморозрахунків стає вже не проблемою, а подвигом. Уникнути цього можна декількома способами, спільне використання яких робить захист від дублів більш ефективною. Розглянемо ці методи в двох розрізах: організаційному (всі заходи можуть бути реалізовані користувачем самостійно) і технічному (впровадження фахівцями додаткових механізмів в штатний довідник контрагентів).
1. Організаційні заходи.
1.1. Відмова від наявності папок в довіднику. Оптимально, якщо довідник однорівневий. Якщо угруповання дійсно потрібні, то для цього краще використовувати не папки, а саме штатні механізми угруповань (наприклад, в конфігурації Торгівля і Склад він є, причому досить зручний). Для гарантії можна заборонити створення папок на програмному рівні, але це вже більше відповідає технічному розділу.
1.2. Строго регламентувати (краще наказом по підприємству) заповнення довідника «Контрагенти». Наприклад: Перше слово в найменуванні - ключове. Потім йде опис організаційної структури, після цього найменування організаційно-правової форми, територіальної приналежності і т.д. У найменуванні не допускаються ніякі знаки пунктуації, лапки, апострофи і т.д. Тобто ТОВ Компанія Квазар буде будь-яким співробітником, знайомим з інструкцією однозначно розкладена як: Квазар Компанія ТОВ.
Ці два заходи вже дозволять істотно знизити ймовірність появи дублів. Якщо у вашому довіднику на момент впровадження такої системи є елементи, то їх просто слід перейменувати відповідно до нових правил. Після цього працівник, що оформляє прибутковий документ, буде достатньо набрати ключове слово Квазар, щоб знайти контрагента. Зрозуміло, що не всі назви можна так однозначно трактувати. Але і це теж можна вирішити. Головне - виокремити з назви підприємства ключове слово-фразу. Нами навіть спеціально розроблена інструкція по формуванню найменувань довідників «Контрагенти», яка, будучи впровадженої, на адміністративному рівні, працювала і до сих пір працює на багатьох супроводжуваних компанією підприємствах. У ній на безлічі прикладів роз'яснюються правила заповнення (Наприклад, банк «Альфа-Банк» таким і залишиться - Альфа банк, а ось Банк «Золота скарбниця» слід розписати як Золота скарбниця банк). Зрозуміло такі слова як фірма, компанія, підприємство і т.д. ставляться після ключового слова-фрази.
2. Технічні заходи.
Технічні заходи коротко зводяться до примусової регламентації на програмному рівні всіх пунктів організаційних заходів. А саме:
1. Заборона на створення папок
2. Заборона на запис елемента при наявності в найменуванні лапок, ком і т.д.
3. Заміна при запису найменування парних прогалин на одинарні.
4. Створення механізму контекстного пошуку по найменуванню (При спробі запису нового елемента програма виводить список підприємств зі схожими назвами)
5. Висновок назв організаційно-правових форм (ТОВ, ЗАТ) і структур (компанія, що Фірма) в окремі довідники. У формі елемента ці об'єкти будуть знаходитися в різних осередках, і з них буде сформовано загальне найменування (для друкованих форм). Тобто Найменування: Квазар. ОПФ: ТОВ. Структура: Компанія. Найменування для друкованих форм: ТОВ «Компанія Квазар».
З повагою, Колясніков Сергій