Ротація - важливий процес в системі управління персоналом. Він дозволяє організації вирішувати такі завдання, як: - збільшення продуктивності праці, - зниження плинності в колективі, - командоутворення, - зниження витрат на підбір, - навчання та утримання ключових працівників. Будучи частиною програми розвитку членів колективу, ротація є ефективний механізм управління талантами. У той момент, коли все більше посилюється конкуренція за людські ресурси.
Види ротації персоналу
Існують різні види ротації (малюнок).
Ротація будь-якого виду проходить певні етапи.
Ротація будь-якого виду проходить певні етапи.
Попередня підготовка до впровадження системи ротації персоналу
Перед прийняттям рішення про впровадження системи ротації кадрів менеджеру з персоналу потрібно зважити всі «за» і «проти». Перш за все, необхідно врахувати специфіку діяльності компанії і індивідуальні особливості працівників, яких збираються переводити на інші посади.
Успіх ротації залежить від наступних факторів:
- компетентності менеджера з персоналу;
- чіткості і систематичності процедур, що описують і регламентують бізнес-процес;
- наявності певних показників для оцінки співробітників по кожній з посад;
- готовності працівників до зміни виду діяльності, низької опірності членів колективу проведеним змінам;
- нормального рівня плинності персоналу (не більше 10% в рік);
- наявності в організаційній структурі організації як торгових, так і виробничих підрозділів;
- відкритості комунікацій між керівництвом підприємства і працівниками.
- Якщо деякі умови успішної ротації в компанії відсутні, слід прийняти рішення: або проводити роботу по заповненню відсутніх компонентів, або тимчасово відкласти процедуру кадрового переміщення.
Документальне оформлення процесу ротації персоналу
Розробка проектів локальних нормативних актів, що регулюють порядок проведення ротації в організації. Для початку потрібно визначити цілі перераспреденія членів колективу.
Такими можуть бути, наприклад:
- підготовка кадрового резерву,
- забезпечення безпеки підприємства в разі звільнення ключових працівників,
- підвищення ефективності міжособистісних комунікацій серед колективу,
- робота зі стажерами,
- підготовка керівника компанії і т. д.
Потім необхідно скласти перелік посад, за якими буде здійснюватися регулярна ротація. Вона може зачіпати більшу частину співробітників компанії або ключових фахівців. Або індивідуальна ротація, що проводиться з метою підготовки працівників для роботи над конкретним напрямом або проектом.
Далі слід встановити періодичність перерозподілу співробітників, що переміщуються на інші посади, для здійснення нового виду діяльності. Періодичність залежить від її цілей і посад, за якими вона проводиться.
Розробка Положення про ротацію персоналу
Нарешті, потрібно підготувати проект Положення про ротацію персоналу. У цьому локальному нормативному документі повинні бути детально і покроково описано:
Визначення критеріїв та рівня матеріального стимулювання співробітників при переході на новий вид роботи. Важливо вирішити, чи буде змінюватися дохід працівника при переході на новий вид діяльності. З точки зору економіки, в період входження в нову посаду співробітник навряд чи зможе працювати з повною віддачею.
Однак і мотивувати його на переміщення зі зниженням рівня доходу практично неможливо. Менеджерам з персоналу слід врахувати цей фактор в програмі ротації і продумати систему винагороди для задіяного в ротації всередині колективу.
Приклад матеріального стимулювання при ротації персоналу
Компанія «Профіт», надає послуги з дизайнерським проектування житлових приміщень.
Працівники, що переходять на нові посади, протягом перших трьох місяців отримують базовий оклад і бонус (званий в компанії стипендією новачка). Розмір бонусу залежить від того, наскільки успішно працівник адаптується до нової роботи. При успішному виконанні всіх пунктів плану адаптації він не втрачає в доході в порівнянні з роботою на колишній посаді.
Не менш важливим є і питання винагороди наставників, які допомагають переміщеним співробітникам адаптуватися до нового виду діяльності.
Приклад використання мотивації для наставника при ротації персоналу
На підприємстві «ДМ» наставник отримує бонус в розмірі трьох середньомісячних доходів. При цьому він повинен виконати умову, що переміщений на нову посаду співробітник успішно адаптувався. А його ефективність перебуває на запланованому рівні не менше року.
Так підприємство мотивує наставника на підтримку зворотного зв'язку зі своїм підопічним навіть після його успішного входження в посаду.
Винагорода не завжди визначається в грошовому еквіваленті.
Нематеріальна мотивація при ротації персоналу
Виробник напівфабрикатів «Векша» вибирає в якості наставників співробітників, що володіють двома характеристиками:
- успішністю,
- компетентністю щодо основного виду діяльності.
А також високою товариськістю і прагненням до суспільного визнання. Для таких працівників гроші - не основний компонент мотивації. Їх набагато більше стимулює те, що вони можуть ділитися своїм досвідом і знаннями, що їх визнають експертами в колективі і в складних ситуаціях звертаються до них за допомогою.
Затвердження Положення про ротацію персоналу
Затвердження локального нормативного акту «Положення про ротацію персоналу» і його приведення в дію. Текст і процедури Положення про ротацію персоналу повинні бути узгоджені з:
- керівниками підрозділів,
- юристом,
- керівником служби персоналу,
- фінансовим директором,
- іншими посадовими особами, причетними до процесу переміщення.
При необхідності в проект документа вносять корективи. Проводять робочі зустрічі для обговорення організації ефективного переміщення членів колективу. Положення підписує керівник організації або особа, яка має право підпису таких документів на підставі довіреності.
Далі йдуть підготовка і підписання наказу про приведення локального нормативного акту в дію.
Читайте по темі в електронному журналі
Всі зацікавлені працівники, які беруть безпосередню в процесі або обслуговують його, повинні бути ознайомлені з наказом і з Положенням про ротацію.
Складання плану ротації
Залежно від обраного виду переміщення і затвердженої в організації періодичності її проведення менеджер по персоналу становить план-графік. І в установленому порядку знайомить з ним колектив.
Вибудовування комунікації з персоналом з питань ротації
Зазвичай комунікації з питань ротації передбачають проведення наступних заходів:
- організація робочих зустрічей з колективом для того, щоб ознайомити їх з процедурою переміщення і відповісти на виникаючі питання;
- ознайомлення беруть участь в процедурі з планом кадрових переміщень;
- висвітлення результатів ротації в корпоративних ЗМІ або на зборах і планерках.
Підготовка наставників для ротації персоналу
Адміністративна підготовка наставника. Наставник для вступника нову посаду може бути призначений як з ініціативи кандидата в наставники, так і за пропозицією керівництва. Таку пропозицію направляється найбільш досвідченому і компетентного фахівця.
Спільно з вибраним наставником менеджер по персоналу становить письмовий план адаптації до нового виду діяльності. А також визначає критерії оцінки ефективності переміщеного працівника (якщо це не було зроблено раніше в Положенні про ротацію).
Потім починається робота над освоєнням нового виду діяльності: обидві сторони (наставник і переміщений) підписують план адаптації. Відповідно до нього здійснюють роботу в новому підрозділі (при необхідності вносячи корективи в план адаптації).
Необхідно постійно контролювати процес адаптації співробітника до нового виду діяльності. Наприклад, проводити з ним щотижневі зустрічі за підсумками виконаної роботи, перевіряти письмові звіти за підсумками його діяльності за місяць.
Перевірка мотивації персоналу при ротації
Важливо регулярно перевіряти мотивацію переміщеного співробітника:
- цікаво чи не цікаво йому працювати на новій посаді;
- чи задоволений він нинішньою діяльністю або хоче повернутися на колишнє місце роботи;
- виходить у нього або не виходить робота над поставленими перед ним завданнями і т. д.
Якщо щось не влаштовує або він висловлює побажання повернутися до колишнього вигляду діяльності, необхідно оперативно провести оцінку досягнутого. І проаналізувати причини такого настрою. Можливі варіанти:
- неефективне наставництво,
- опір колективу нового підрозділу,
- розбіжність очікувань переміщеного від нової роботи з фактичної ситуацією і т. д.
Підсумком ротації повинен стати вихід переміщеного на запланований результат діяльності. Якщо такої не досягнуто, при необхідності приймається рішення про зворотне переміщення. Подібна ситуація повинна бути передбачена виданням наказу про тимчасове переведення працівника на іншу посаду. І збереженні за ним постійного місця роботи та середньої заробітної плати.
Документаційне супровід наставника. Всі етапи адаптації співробітника до нового місця роботи повинні фіксуватися в письмовому вигляді. Ознайомлення самого працівника в документі і його безпосереднього керівника, а також менеджера з персоналу, що займається ротацію.
Комунікації в процесі ротації
Вибудовування комунікацій з новими колегами. Необхідно регулярно обговорювати з працівниками хід посадової переміщення. Обов'язково необхідно інформувати їх про успіхи і досягнення на новому робочому місці.
Подібну інформацію можна розміщувати в інтернеті, розповідаючи про те, що якісь успіхи досягнуті беруть участь в ротації колег. Про їх труднощі і успіхи і обов'язково - про несподівані відкриття.
Приклад ротації персоналу
При переміщенні з посади менеджера з продажу на посаду бухгалтера по роботі з первинними документами є свої особливості. Так багато співробітників з подивом дізнаються про те, як важливо кожен документ отримати вчасно і правильно оформленим. Тепер вони починають розуміти, чому бухгалтера завжди так наполягають на поданні звітів строго в термін.
Службовці, перекладені з посад фахівців сервісної підтримки на роботу в виробничий цех, відкривають для себе дивовижні можливості і компоненти виробництва і т. П.
Мотиваційним дією володіють фотографії, зроблені на робочих місцях, особливо демонструють емоції переміщеного службовця. Менеджеру по персоналу слід уточнити, на який термін в плані адаптації намічені найбільш цікаві заходи і перебувати в цей час поруч з учасниками процесу.
Цікаво зафіксувати перший день роботи на новому місці, коли переміщений співробітник напружений і ще відчуває невпевненість. Іноді можна пожартувати.
Наприклад, якщо співробітник починає працювати у виробничому підрозділі, то в один з перших днів в момент роботи з обладнанням можна включити сигнал несправності. І зафіксувати на фото дії новачка (часто новий співробітник думає, що зламав щось).
Звичайно ж, потім потрібно розповісти йому, що це була всього лише жарт, і таким чином зняти напругу і страх перед здійсненням нового виду діяльності.
Підвищення рівня конфліктності і опірності з боку колективу підприємства
Перед організацією процедури не була проведена робота з інформування колективу про цілі і завдання, не проведено робота з нейтралізації заперечень з боку колективу
Проведення зборів з колективом, представлення повної інформації про вигоди перерозподілу як для окремого спеціаліста, так і для організації в цілому. Регулярні виміри рівня конфліктності, постійна підтримка комунікацій між підрозділами, інформування про важливість заходу і кар'єрні можливості через корпоративні канали
Тривала і скрутна адаптація до нового робочого місця, занадто довгий і не завжди з потрібним результатом
Адаптація проводиться неефективно. Наставники або обрані невірно, або недостатньо підготовлені
Аналіз процедури введення в посаду за результатами бесіди, спостереження за роботою, опитування інших членів підрозділів. Внесення змін до плану адаптації, зміна наставника, залучення до введення в посаду працівників підрозділу
Частішають звільнення, переміщених на інші посади
Невірно розрахований рівень матеріального стимулювання, у працівника відсутня можливість прийняття самостійного рішення з приводу його переміщення
Вихідна інтерв'ю зі співробітниками, усунення озвучених причин відходу з організації
Проект впровадження ротації можна визнати успішним, якщо в організації:
- знижується плинність, особливо по ключових посадах;
- знижуються витрати на рекрутинг, селекцію, адаптацію новачків;
- зменшується число конфліктів;
- завдання виконуються в строк або раніше наміченого терміну;
- знижуються витрати на навчання за рахунок проведення навчальних та адаптаційних заходів безпосередньо на робочому місці;
- поліпшуються комунікації між підрозділами за рахунок більшої поінформованості про функції та зміст діяльності різних підрозділів підприємства;
- знижується опірність проведеним в компанії змін;
- підвищується рівень лояльності колективу;
- збільшується кількість вступників від співробітників ідей і пропозицій за рахунок більшої відкритості компанії.
Читайте в цьому місяці