Подання до нагородження державними нагородами здійснюється в наступному порядку.
Клопотання про нагородження державною нагородою порушується за місцем основної (постійної) роботи особи, яку представляють до нагородження, в разі відсутності основного місця роботи - за місцем громадської діяльності. Кандидатура для нагородження розглядається на загальних зборах колективу організації, її ради або зборами учасників (акціонерів та ін.). Рішення зборів колективу оформляється протоколом.
На кожного представляється до нагородження оформляється нагородний лист, який є основним документом, що відображає особисті дані і заслуги нагороджуваного.
Пакет нагородних документів видається в префектуру адміністративного округу міста Москви, на території якого зареєстрована організація. Далі нагородні документи розглядаються та погоджуються без участі організації.
Після узгодження нагородних документів префектура адміністративного округу направляє їх до органу виконавчої влади міста Москви (в залежності від галузевої приналежності організації) або Меру Москви. Галузеві органи виконавчої влади міста Москви після розгляду нагородних документів і в разі прийняття позитивного рішення також направляють їх Меру Москви.
Після узгодження Мером Москви нагородні документи направляються повноважному представнику Президента Російської Федерації в Центральному федеральному окрузі, який розглядає їх і повертає до Апарату Мера та Уряду Москви.
Узгоджені нагородні документи направляються в федеральні міністерства відповідно до галузевої приналежністю організацій для подальшого розгляду.
Мер Москви вносить Президенту Російської Федерації подання про нагородження державними нагородами Російської Федерації державних цивільних службовців і муніципальних службовців міста Москви, керівників і членів громадських організацій, зареєстрованих на території Москви. Мер Москви також вносить подання про нагородження державними нагородами батьків (усиновлювачів), які проживають на території міста Москви, і громадян за заслуги, не пов'язані з їх основною трудовою діяльністю, під час рятування людей, гасіння пожеж, інших надзвичайних ситуаціях і обставинах.
Порушення клопотання про заохочення осіб Почесною грамотою Президента Російської Федерації та Подякою Президента Російської Федерації, оформлення і узгодження нагородних документів проводиться в вищевказаному порядку.