Подвійний записом називають відображення кожної господарської операції двічі, за дебетом одного і за кредитом рахунків другого в одній і тій же сумі.
Подвійна запис не тільки принцип однакового відображення операцій на рахунках, а й основний технічний прийом бухгалтерського обліку, тому що забезпечує горизонтальний взаємозв'язок між рахунками, а також важливий контрольний прийом, оскільки очевидно, що скільки не було б операцій, загальна сума записів за дебетом рахунків завжди дорівнює загальній сумі записів по кредиту рахунків.
Взаємозв'язок між рахунками, що виникає шляхом подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків, а рахунки кореспондуючими. Як синонім кореспонденції рахунків використовують терміни: бухгалтерська проводка, контирування.
Бухгалтерським проведенням (записом) називається вказівка двох рахунків (один за дебетом, інший за кредитом) і суми господарської операції.
Кореспондуючих називаються рахунки, які вступають в зв'язок в господарських операціях.
Оскільки господарські операції здійснюються на основі первинних документів, то у формуванні господарської операції і при кореспонденції рахунків необхідно вказувати підставу (документ). Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку є певною моделлю взаємопов'язаних рахунків, і тому конструювання чи складання бухгалтерської проводки є творчою роботою фахівця-бухгалтера, яка вимагає глибокого розуміння суті господарської операції і уявлення про зміни, до яких вона приведе.
в Залежності від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки.
Простий називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а інший кредитується на одну і ту ж суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки.
Складна називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, декілька кредитується на загальну суму, або навпаки - один кредитується, а декілька дебетуються на загальну суму.
Для того, щоб скласти бухгалтерську проводку необхідно:
2) визначити два кореспондуючих рахунку;
3) дати характеристику рахунках (активний чи пасивний);
4) по кожному рахунку визначити зміни: збільшення або зменшення;
5) використовуючи формули А + А-, П + П, А + П +, А - П - скласти бухгалтерську проводку.
Складемо кореспонденцію рахунків за господарською операцією: придбані матеріали у постачальників на суму 200 грн.
2. Визначаємо два рахунки, які кореспондують. Придбано матеріали, отже, перший рахунок - це 201 "Сировина і матеріали". У підприємства виникла кредиторська заборгованість (зобов'язання сплатити грошові кошти) перед постачальниками за придбані матеріали, тому інший рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".
3. Даємо характеристику певних рахунків: "Сировина і матеріали" відносяться до засобів - активний рахунок, "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" (кредиторська заборгованість) належить до залучених джерел господарських коштів - пасивний рахунок.
4. По кожному рахунку визначаємо зміни. На підприємстві відбулося збільшення матеріалів на 200 грн, а також збільшення заборгованості за розрахунками з постачальниками та підрядниками на 200 грн Отже, відбулося збільшення за двома рахунками.
5. Використовуючи формулу А + П + складаємо кореспонденцію.
Рахунок активний 201 "Сировина і матеріали"
Рахунок пасивний 631 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
Для складання кореспонденції вибираємо боку рахунку (дебет або кредит), які відображають збільшення відповідних рахунків типу змін А + П +.
Бухгалтерська проводка буде мати вигляд:
Дебет рахунку 201 "Сировина і матеріали" на суму 200 грн
Кредит рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" на суму 200 грн
Дт 201 - Кт 631 = 200 грн, або 201 - 631 - 200.00 грн
Увага! Першим завжди записується рахунок, який дебетується, а другим - який кредитується. Це практичний прийом 5 (для зручності і швидкості запису, а також для взаєморозуміння І між бухгалтерами.