Подорожній лист є важливим документ для організацій та ВП, в діяльності яких використовуються транспортні засоби. Тому важливо розуміти, що це за документ, в яких випадках його використання обов'язково, і яке покарання за відсутність дорожніх листів.
Що таке шляховий лист і терміни його зберігання
Так як шляховий лист безпосередньо пов'язаний з водінням транспортних засобів, багато хто намагається шукати інформацію про нього в правилах дорожнього руху. Однак в цьому нормативно-правовому акті він згадується лише один раз і то побіжно. У ПДР про дорожні листи йдеться лише те, що водій зобов'язаний мати його при собі в установленому випадку і на першу вимогу передавати поліцейському.
Важливо розуміти, що цей документ потрібно, перш за все, для цілей правильного ведення обліку витрат. Подорожній лист - документ, який необхідний в першу чергу бухгалтерії і ИФНС. Саме він в первинної документації дозволяє підтвердити понесені організацією витрати.
Терміни зберігання подорожнього листа, встановлені в різних законодавчих актах, представлені в таблиці нижче.
Коли дорожнього листа не потрібен?
Слід розуміти, що оформлення подорожнього листа обов'язково тільки в обумовлених законом випадках. Воно не потрібно, якщо:
- транспортний засіб знаходиться у власності фізичної особи, використовується ним в особистих цілях або передано іншій людині за дорученням;
- коли машина належить ІП або організації, яким облік витрати палива непринциповий.
При цьому в процесі перевезень не повинні бути присутніми випадки, обумовлені нижче, коли наявність шляхового листа є обов'язковим.
Коли шляховий лист обов'язковий
- при використанні автобуса, трамвая або тролейбуса;
- при перевезенні вантажів;
- при транспортуванні пасажирів і їх багажу.
При цьому перевезення вантажу, пасажира і багажу повинні бути оформлені в установленому порядку. Іншими словами, обов'язкова наявність необхідних документів.
Приклад # 1. Відповідальність за відсутність дорожніх листів автомобіля не перевозить вантажі та людей
Організації (ТОВ) належить транспортний засіб, не задіяне в перевезенні вантажів і пасажирів. При цьому для розрахунку податків використовується спрощена система оподаткування, за податкову базу приймаються доходи компанії. Потрібно зрозуміти, чи є обов'язковим оформлення подорожнього листа в цьому випадку?
Представлена ситуація не підпадає під вимоги обов'язкового оформлення шляхових листів. Більш того, підтвердження витрат палива не потрібно. Таким чином, оформлення подорожнього листа в даному випадку є необов'язковим.
Правила оформлення подорожнього листа
Подорожній лист повинен бути оформлений відповідно до певних правил.
- Такий первинний документ повинен бути оформлений на 1 день або одну поїздку (якщо вона триває більше одного дня), але не більше ніж на місяць.
- Для транспортних засобів, які використовуються в кілька змін, слід заповнювати окремі подорожні листи на кожну зміну.
- Оформленням займається диспетчер, або при його відсутності бухгалтер, водій тільки проставляє свій підпис.
- Подорожні листи заповнюються за встановленими формами. Організація, основною діяльністю якої є вантажоперевезення, має право розробити свій бланк. При цьому він повинен містити обов'язкові реквізити, встановлені законодавчо.
- На зворотному боці бланка подорожнього листа заповнюється маршрут прямування транспортного засобу.
Водій перед виходом в рейс в обов'язковому порядку повинен пройти медичний огляд. В ході нього перевіряються відсутність алкогольного і наркотичного сп'яніння, загальний стан здоров'я, готовність до керування транспортним засобом. Про це обов'язково повинен проставлятися відмітка медичного працівника в дорожньому листі.
Покарання при порушенні вимог про наявність і оформленні подорожніх листів (штрафи)
В законі передбачено покарання, як за відсутність подорожнього листа, так і за неправильне його оформлення. При цьому покарання передбачено не тільки для організації, але і для водія.