Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
Підписання дублікатів акта наданих послуг та рахунки-фактури новими керівником та головним бухгалтером не є порушенням чинного законодавства.
В даний час нормативні акти з бухгалтерського обліку не забороняють організації формувати дублікати первинних документів з тими ж реквізитами, що були вказані в спочатку оформленому первинному документі.
Однак бухгалтерське законодавство не визначає поняття дубліката первинного документа, а також не пояснює механізм його складання.
Згідно п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" дублікат документа - повторний примірник оригіналу документа, який має юридичну силу.
Таким чином, виходить, що в ситуації, що розглядається покупець просить Вашу організацію уявити йому повторні (Не завірені копії) примірники акта наданих послуг та рахунки-фактури.
Так, відповідно до п.п. 6. 7 частини 1 ст. 9 Закону N 402-ФЗ обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є, в тому числі, найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події, що відбулася, а також підписи даних осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.
Як бачимо, Закон N 402-ФЗ не зобов'язує підписувати первинний документ саме керівника і (або) головного бухгалтера. У зв'язку з цим ми вважаємо, що крім "нових" керівника і головного бухгалтера дублікат акту може підписати і інша особа, відповідальна за правильність оформлення події, що відбулася.
У частині виставлення дубліката рахунку-фактури повідомляємо.
НК РФ не містить такого поняття, як дублікат рахунки-фактури.
З наведеного вище визначення дубліката, на нашу думку, слід, що дублікатом рахунки-фактури визнається повторно виданий продавцем екземпляр, який має однакову з оригіналом юридичну силу. На практиці це може бути оформлений в установленому порядку новий екземпляр рахунку-фактури з написом "Дублікат".
Чинне податкове законодавство не забороняє виставляти дублікат рахунки-фактури.
В силу п. 6 ст. 169 НК РФ рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером організації або іншими особами, уповноваженими на те наказом (іншим розпорядчим документом) з організації або довіреністю від імені організації.
У такому ж порядку підписується і дублікат, тобто новий екземпляр рахунку-фактури. Отже, його за загальним правилом підписують займають дані посади в даний час керівник і головний бухгалтер. У Вашій ситуації, на нашу думку, не буде зайвим прикласти до дублікату рахунки-фактури копію завіреного наказу про призначення на посади керівника та головного бухгалтера.
У зв'язку з цим у покупця (замовника) виникає ризик суперечок з представниками ИФНС на предмет правомірності вирахування пред'явленого Вашою організацією ПДВ.
На жаль, арбітражна практика з питання відрахування ПДВ по дублікату вкрай велика і суперечлива.
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Зав'ялов Кирило
Відповідь пройшов контроль якості
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.