При складанні бюджету заходу, який ви намітили провести, варто скласти список перевірочних питань, щоб переконатися, що нічого не втрачено з уваги.
На бюджет значно впливає кількість учасників, також грають роль сезон (високий або низький), тривалість. Для зручності бюджет можна умовно ділити на людські ресурси і матеріальну частину. До людських відноситься: проживання, харчування, персонал (адміністратори, хостесс, ведучі та т. Д.). Матеріальних - різне устаткування, реквізит, транспорт і т. П.
Зверніть увагу, що у кожної площадки свої правила щодо того, що входить в орендну вартість, а що тарифікується окремо. Як правило, все обладнання розраховується додатково, і його обов'язково хтось повинен обслуговувати.
Необхідно врахувати, чи є додаткова плата за можливу затримку і з якого моменту вважаються додаткові витрати.
Часто при бюджетуванні заходи від уваги йдуть найелементарніші моменти. Без них на майданчику не обійтися, але вони настільки повсякденні, що багатьом в голову може не прийти їх врахувати. А адже іноді саме найпростіші речі виливаються у великі витрати.
Якщо проект масштабний, необхідно обговорити з професіоналом, чи достатньо електричної потужності на майданчику, чи не потрібен додатковий генератор. Якщо такі деталі не будуть враховані, дуже часто організаторам доводиться фінансувати це зі свого гонорару.