Якщо посібник повністю відшкодовує ФСС, то у роботодавця на ССО не виникає ні доходів, ні витрат. Він виступає лише як посередник між співробітником і Фондом соцстраху. Відповідно по такій виплаті ніяких записів до Книги обліку вносити не треба. А виплачені суми допомоги на випадок хвороби потрібно зарахувати в рахунок платежів до ФСС РФ при сплаті страхових внесків. Або, якщо «спрощенець» застосовує пільговий тариф і внески до ФСС не платить, в відділення фонду потрібно звернутися за відшкодуванням.
Разом з тим посібники, які фінансуються соцстрахом, можна зарахувати в рахунок зменшення поточних платежів по страхових внесках (п. 2 ст. 4.6 Закону № 255-ФЗ). Виходить, що до витрат при спрощеній системі можна включити тільки ту суму допомоги на випадок хвороби, яка нарахована працівнику за перші три дні непрацездатності, за умови, що захворів саме він сам, а не член сім'ї (найчастіше лікарняні листи беруть у зв'язку з доглядом за хворою дитиною). Це випливає з підпункту 6 пункту 1 статті 346.16 НК РФ.
Відповідно, в день виплати допомоги в графі 5 Книги обліку доходів і витрат бухгалтеру потрібно відобразити лише нарахування за перші три дні хвороби. А ось допомога, що виплачується за рахунок коштів ФСС, в Книзі обліку доходів і витрат не відбивається.
У користувачів завжди виникає безліч питань щодо відображення обліку лікарняних листів при ССО в ПП «1С: Бухгалтерія підприємства 8». Розглянемо дві методики ведення подібних розрахунків в програмі.
ПРИКЛАД 1.Учет розрахунків за лікарняними листками, коли сума нарахованих внесків перевищує суму нарахування по больничке
В організації «Спрощенка» були зроблені такі записи при нарахуванні та сплаті заробітної і податків з ФОП:
Д 26 До 70 1000 руб. - нарахована заробітна плата
Д 26 До 69.01 300 руб. - нараховані страхові внески за рахунок організації
Д 69.01 До 70 100 руб. - нарахована допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок ФСС.
Д 70 До 50 1100 - виплачені працівникам всі види нарахувань;
Д 69.01 До 51 200 руб. - сплачено кредитовий залишок на кінець місяця по рах. 69.01
ПРИКЛАД 2.Учет розрахунків за лікарняними листками, коли сума нарахованих внесків менша, ніж сума нарахування по больничке
В організації «Спрощенка приклад 2» були зроблені такі записи при нарахуванні та сплаті заробітної і податків з ФОП:
Д 26 До 70 1000 руб. - нарахована заробітна плата
Д 26 До 69.01 300 руб. - нараховані страхові внески за рахунок організації
Д 69.01 До 70 500 руб. - нарахована допомога з тимчасової непрацездатності за рахунок ФСС.
Д 70 До 50 1500 руб. - виплачені працівникам всі види нарахувань;
Д 51 До 69.01 200 руб. - отримано відшкодування з ФСС;
Д 26 До 70 1000 руб. - нарахована заробітна плата
Д 26 До 69.01 300 руб. - нараховані страхові внески за рахунок організації
Примітка: В організації зарплата вивантажується з зовнішньої програми, облік зарплати ведеться зведено за всім працівникам.
Облік розрахунків за лікарняними листками, коли сума нарахованих внесків перевищує суму нарахування по больничке.
Відображення в ПП «1С: Бухгалтерія підприємства 8» (ред 2.0)
Відповідно до російського законодавства ми маємо право визнати в витрати і відобразити в Книзі обліку доходів і витрат лише власні витрати (виплати) організації. У нашому прикладі витратами організації є: 1000 руб. - нарахована заробітна плата, 300 - нараховані внески (За рахунок організації!) В ФСС. Відповідно, до витрат, які ми можемо визнати при спрощеній системі оподаткування, повинна бути включена сума витрат 1300 руб.
Крок 1.Отразім нарахування заробітної плати та внесків. При веденні обліку в зовнішній програми нарахування відбивається документом «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку».
ВАЖЛИВО: При відображенні нарахування за лікарняним листком за рахунок ФСС в поле «Витрати ССО» потрібно вказати «Не приймаються». Це необхідно для того щоб при виплаті заробітної плати, в т.ч. допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС, в КУДіР не потрапило нарахування за рахунок ФСС (рис.1).
Запис до Книги обліку доходів і витрат з того чи іншого витраті потрапляє при виконанні певних умов. Для визнання витрат по заробітній платі і податках з ФОТ необхідно виконання 2 умов:
Нарахування зарплати, податку;
Сплата зарплати, податку.
Порядок виконання умов для програми не важливий, витрата потрапляє в Книгу при виконанні останнього з умов, причому витратою визнається найменше значення (виплата або нарахування) в разі, якщо суми нарахування і сплати не збігаються.
Проаналізуємо руху, сформовані регістром «Витрати при ССО» при проведенні документа «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку» (рис.2).
По кожному виду нарахування (зарплата, нарахування податків з Фот, нарахування по б / л і ін.) Формується Прихід в регістр зі Статусом (поле «Статус оплати») «Не оплачено». Програмі необхідно виконати умову «Оплата» для визнання даного витрати.
Зверніть увагу: Визнання витрат за нарахованим лікарняним сприймається конфігурацією як оплата страхових внесків. Для програми Д рах. 69.01 (кор. Рахунок не важливий) є оплатою (погашенням заборгованості) з цього податку. Тому при проведенні документа по нарахуванню больнички формується Витрата в регістр «Витрати при ССО» зі статусом «Не оплачено». Відбувається визнання частини наших витрат за нарахованими податками (за найменшою з сум Нараховано 300 (Прихід), по До сч.69.01 пройшло 100 руб. (Витрата).
Дана схема підходить для підприємств, які сплачують до ФСС різницю між сумою нарахованих внесків та нарахуванням по б / л за рахунок ФСС (рис.3).
Не менш важливе значення мають руху по регістру «Інші розрахунки» (рис.4):
Цим регістром фіксується факт оплати або заборгованості по кожному виду витрат. Таким чином відбувається контроль обов'язкової оплати для визнання витрат.
Запис в регістр «Витрати при ССО» робиться на підставі записів цього регістра. Наприклад, якщо у організації була переплата, по регістру «Інші розрахунки» залишиться позитивне сальдо і програма при проведенні нарахування зарплати і податків на цю суму передоплати зробить запис в КУДіР.
Крок 2.Проізведем виплату заробітної плати. Для відображення цієї операції введемо документ «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Виплата заробітної плати за відомостями» (рис.5).
При проведенні документа будуть сформовані наступні руху (ріс.6-9):
Відображення за рахунками бухгалтерського обліку
Відображення в регістрах для податкового обліку по УСН:
Сформуємо Книгу обліку доходів і витрат та проаналізуємо отримані дані (рис.15):
У витрати були визнані 1300 руб. як того і вимагає російське законодавство.
Облік розрахунків за лікарняними листками, коли сума нарахованих внесків менша, ніж сума нарахування по больничке
Відображення в ПП «1С: Бухгалтерія підприємства 8» (ред. 2.0)
Якщо внесків нараховано більше, ніж нарахувань за рахунок ФСС, то залишок внесків буде визнаний при перерахуванні податків або при наступному нарахуванні за рахунок ФСС. Якщо нарахувань за рахунок ФСС більше, ніж нараховано внесків, при наступному нарахуванні внесків вони відразу будуть включені до витрат (в межах залишку нарахування за рахунок ФСС).
Розглянемо особливості обліку за листками непрацездатності при відображенні відшкодування з ФСС в ПП «1С: Бухгалтерія підприємства 8».
За 2 умов (нараховано і сплачено) вся сума нарахованих податків по рах. 69.01 300 руб. потрапляє в витрата в Книгу обліку доходів і витрат. Так як сума нарахування за лікарняним листком перевищує суму нарахованих внесків, організація не повинна в цьому місяці сплачувати внески по рах. 69.01 в ФСС і вся сума понесених витрат потрапляє в книгу відразу при проведенні документа «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку» (ріс.17-19).
Якщо організація сплачує в ФСС всю суму нарахованих страхових внесків, які не віднімаючи нарахування по лікарню, то нарахування за лікарняним листком необхідно відображати документом «Операція (бухгалтерський і податковий облік)», а не документом «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку» (рис.20) .
При нарахуванні внесків ручною операцією не формується записів в регістри ССО і відповідно на цю суму програмою не буде зменшено заборгованість по страхових внесках.
Відображення нарахування за лікарняним листком документом «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку» тягне за собою автоматичне зменшення заборгованості по страхових внесках.
Крок 2.Проізведем сплату заробітної плати працівникам (рис.21)
При проведенні документа були сформовані наступні руху: (ріс.22-23)
Відображення рухів за даними бухгалтерського обліку:
Відображення в регістрах для податкового обліку по УСН:
У витрати організації повинна потрапляти тільки сума нарахування за рахунок організації, в нашому випадку 1000 руб.
Крок 3.Отразім відшкодування з ФСС.
Проаналізуємо, як працює програма при відображенні відшкодування з ФСС з точки зору податкового обліку по УСН.
Сума отриманого відшкодування за замовчуванням визнається доходом для Книги обліку доходів і витрат (рис.26).
Організація повинна визнавати відшкодування з ФСС як дохід в разі, якщо при виплаті нарахувань працівникам до витрат організації приймається вся сума нарахування, в т.ч. нарахування за лікарняним листком.
Якщо організація (як в нашому прикладі) як витрати визнає тільки нарахування заробітної плати (виключаючи нарахування за лікарняним листком), то відшкодування з ФСС не повинно визнаватися доходом, які застосовуються для цілей ССО.
Для цього в документі «Надходження на розрахунковий рахунок» необхідно натиснути кнопку «КУДіР» і зняти галочку «Сума доходів і витрат визначається автоматично» (рис.27).
У вікні, в полі «в т.ч. прийняті »стираємо суму, заповнену автоматично (рис.28).
Зберігаємо внесені зміни по кнопці «ОК».
При проведенні документа бачимо, що надійшли грошові кошти потрапили тільки в Графу 4 Книги обліку доходів і витрат (рис.29).
При проведенні документа будуть сформовані наступні руху по регістрах податкового обліку (ріс.31-33):
Витрати при ССО
При проведенні документа в приймається витрата для цілей ССО потрапляє сума 100 руб. тому 200 руб. вже були визнані в витрати при проведенні документа «Віддзеркалення зарплати в регламентованому обліку» (мал.37).
Таким чином, ми розглянули тонкощі обліку лікарняних листів в ПП «1С: Бухгалтерія підприємства 8», виявили «підводні камені», за якими можуть виникати питання при веденні обліку. Використовуючи дані знання механізмів роботи програми, ви можете вибрати найбільш підходящий для вашої організації спосіб обліку лікарняних листів.