Організація має в місті кілька торгових точок (павільйони і магазини), які є відокремленими підрозділами. У кожному магазині стоять касові апарати. Продавці пробивають виручку і складають її в сейф. Бухгалтер-касир головної організації бачить виручку в програмі 1С та щодня приходует її за прибутковим касовим ордером в касовій книзі КО-4. Один раз в тиждень водій об'їжджає торгові точки, збирає виручку і здає її в касу головного офісу. При цьому він ніде не розписується. Продавці ведуть книги касира-операціоніста (КМ-4) і заповнюють довідки (КМ-6). А касова книга (КО-4) ведеться в головної організації. Як все-таки треба організувати облік касових операцій?
У випадках, коли відокремлені підрозділи здають готівкову виручку до каси головної організації, наказом керівника слід встановити ліміт залишку готівки в цілому по юридичній особі з урахуванням ліміту для відокремлених підрозділів. Примірник розпорядчого документа про встановлення відокремленому підрозділу ліміту залишку готівки направляється юридичною особою відокремленому підрозділу в порядку, встановленому юридичною особою.
Крім цього, юридична особа:
- призначає представника відокремленого підрозділу, уповноваженого вносити гроші в касу юридичної особи;
- встановлює порядок передачі відокремленим підрозділом копії аркуша касової книги 0310004 з урахуванням терміну складання юридичною особою бухгалтерської (фінансової) звітності;
- встановлює порядок прийому від відокремленого підрозділу та видачі відокремленому підрозділу готівки, необхідних для проведення касових операцій. При цьому прийом до каси юридичної особи готівки, що здаються відокремленим підрозділом, оформляється прибутковим касовим ордером 0310001. Видача готівки відокремленому підрозділу з каси юридичної особи оформляється видатковим касовим ордером 0310002.
Згідно п. 5.2 Вказівок № 3210-У при застосуванні ККТ прибутковий касовий ордер може оформлятися на загальну суму прийнятих готівки після закінчення проведення касових операцій на підставі контрольної стрічки, вилученої з контрольно-касової техніки.
Таким чином, кожне відокремлений підрозділ, обладнане контрольно-касової технікою, після закінчення кожного робочого дня має:
- заповнити журнал касира-операціоніста № КМ-4;
- скласти довідку-звіт касира-операціоніста № КМ-6;
- при наявності декількох кас - оформити зведений звіт за формою № КМ-7;
- на виручку дня оформити прибутковий касовий ордер (форма № КО-1), приклавши до нього звіт № КМ-6;
- при наявності декількох кас оформляється прибутковий касовий ордер (з додатком звіту № КМ-6) на кожну касу, а також до звіту касира вкладається зведений звіт № КМ-7;
- записати прибутковий касовий ордер в касову книгу (форма № КО-4);
- звірити залишок по касовій книзі на кінець дня з встановленим для відокремленого підрозділу лімітом залишку готівки (з метою недопущення «переліміту»).
Головна організація повинна видати особі, яка отримує готівку в відокремлених підрозділах для внесення в центральну касу, відповідне доручення. Зазначена особа отримує готівку в касах відокремлених підрозділів від працівників відокремлених підрозділів, призначених наказом керівника, за видатковим касовим ордером (форма № КО-2). При внесенні зібраних коштів у центральну касу касир організації оформляє прибутковий касовий ордер (форма № КО-1) і видає відповідальній особі, яка здала гроші, квитанцію до прибуткового касового ордеру.
У бухгалтерському обліку зазначені операції відображаються проводками:
Дебет 50-2 Кредит 90-1 - щодня відбивається прибуток на підставі звіту касира відокремленого підрозділу;
Дебет 57 Кредит 50-2 - грошові кошти видані з каси відокремленого підрозділу відповідальній особі за видатковим касовим ордером;
Дебет 50-1 Кредит 57 - грошові кошти оприбутковані в касу головної організації за прибутковим касовим ордером.