Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.
Документи-підстави є таким же доказом трудових відносин, як і накази. Вони можуть бути затребувані судом при вирішенні трудового спору. Ці документи може зажадати і інспектор з праці в ході перевірок документації по особовому складу.
До найбільш поширених документів-підстав відносяться доповідні і пояснювальні записки, уявлення, заяви, повідомлення.
Найпоширенішим документом з цієї групи є заява. Цей документ оформляється у всіх випадках, коли ініціатива зміни або припинення трудових відносин належить працівнику. Або ж заява підтверджує згоду працівника на зміну умов трудового договору, коли ініціатором є роботодавець. Обов'язковість заяви передбачена цілим рядом статей Трудового кодексу РФ:
- припинення дії трудового договору (звільнення за власним бажанням) (ст. 80 ТК РФ);
- переклад на іншу роботу (ч. 2 ст. 721 ТК РФ);
- переклад на роботу з більш низькою кваліфікацією на термін до 1 місяця (ч. 3 ст. 722 ТК РФ);
- виконання додаткової роботи (ст. 602 ТК РФ);
- отримання копій документів про роботу в даній організації (ст. 62 ТК РФ);
- компенсація частини щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 днів (ст. 126 ТК РФ);
- надання невикористаної відпустки з подальшим звільненням (ст. 127 ТК РФ);
- отримання всіх видів відпусток без збереження заробітної плати (ст. 128 ТК РФ);
- оформлення трудової книжки, якщо вона втрачена (ст. 65 ТК РФ);
- отримання персональних даних працівника у третю сторону, обробка та використання персональних даних (ст. 86 ТК РФ), передача персональних даних (ст. 88 ТК РФ).
Заява працівника з резолюцією керівника організації є підставою для видання відповідного наказу.
Чи слід писати заяву від руки, або можна надрукувати його на комп'ютері? Багато юристів стверджують, що документ повинен бути рукописним. У практиці роботи багатьох кадрових служб використовують трафарет різних видів заяв, де працівники тільки вказує свою посаду, ініціали та прізвище, дату написання заяви і залишають підпис.
Слід зазначити, що нормативна база кадрового діловодства не містить вимоги про обов'язкове рукописному способі оформлення заяви. А застосування трафаретних текстів заяв дозволяє уникнути принципових помилок в оформленні.
Розглянемо правила оформлення заяв на прикладі заяви про відпустку (Додаток 1).
Заява обов'язково має містити такі реквізити:
Особливої уваги кадрових служб вимагають заяви про звільнення. Така заява є письмовою формою попередження роботодавця про розірвання трудового договору з ініціативи працівника.
Оформляється воно так само, як показано на малюнку, проте в тексті обов'язковим елементом є прохання працівника про звільнення, причина і дата звільнення.
У документі обов'язково повинна міститися і дата подачі заяви, тому що обчислення строку, відведеного законодавством для звільнення, наприклад за власним бажанням, починається з наступного дня після отримання заяви відділом кадрів.
Законодавством на попередження роботодавця про майбутнє звільнення відведені два тижні, отже, написати заяву працівникові слід на два тижні і один день раніше запланованої дати звільнення.
Під заявою обов'язково проставляється власноручний особистий підпис працівника.
У заявах про звільнення (Додаток 2) часто зустрічаються дві принципові помилки.
У заяву про звільнення може бути включена прохання про видачу документів, пов'язаних з роботою в даній організації (копій наказів про прийом, перекладах, звільнення, про нараховані та сплачені страхові внески та ін.). Кадрова служба зобов'язана належним чином завірити копії документів і надати їх працівникові безоплатно (ст. 62 ТК РФ). Причому копії таких документів видаються, відповідно до тієї ж ст. 62, не пізніше 3 робочих днів з дня подачі заяви.
Порядок візування заяв, кількість віз встановлюються самою організацією. Так, наприклад, заяву про переведення працівника на іншу роботу зазвичай візує керівник структурного підрозділу. Якщо переклад передбачає роботу в іншому підрозділі, то необхідні візи обох керівників. На заяві про відпустку обов'язкове віза керівника структурного підрозділу. У всіх цих випадках візи погоджуються з проханням працівника і є письмовим свідченням попередження безпосереднього керівника. У багатьох організаціях прийнято останньої візою оформляти візу начальника відділу кадрів, яка підтверджує і дату отримання заяви, і право працівника, наприклад, на відпустку.
Завершальний елемент заяви - резолюція керівника організації, яка є підставою для працівників кадрових служб оформити наказ про розірвання трудового договору.
Практично такі ж правила застосовуються при оформленні пояснювальних записок (Додаток 3).
У тексті пояснювальної записки, як правило, містяться причини події - порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання трудових обов'язків, будь-якого завдання та ін. В пояснювальній записці працівник може вказати на відсутність провини в своїх діях, на необгрунтованість пред'явлених звинувачень, т. е. цей документ не тільки є ініціативним в процедурі оформлення дисциплінарного стягнення, а й може служити захистом інтересів самого працівника.
Документ може бути написаний власноручно працівником, надрукований на комп'ютері або з використанням трафаретної форми, розробленої кадровою службою, в якій заповнюється тільки змінна інформація. Пояснювальна записка пишеться в одному екземплярі.
Іншим поширеним в роботі кадрових служб видом документів-підстав до наказів по особовому складу є повідомлення (Додаток 4). Повідомлення - документ, в якому роботодавець повідомляє працівнику офіційну інформацію про будь-які зміни в трудових відносинах.
Повідомлення відноситься до документів, які не мають офіційно встановлених правил оформлення. Однак ТК передбачає обов'язкове направлення працівникові письмового повідомлення роботодавцем в цілому ряді випадків, наприклад:
- розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця (підпункти 1 і 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ; ст. 180 ТК РФ);
- зміна умов трудового договору з причин, пов'язаних зі зміною організаційних або технологічних умов праці (ст. 74 ТК РФ);
- отримання трудової книжки при звільненні (ст. 841 ТК РФ);
- час початку щорічної оплачуваної відпустки (ст. 123 ТК РФ);
- розірвання строкового трудового договору (ст. 79 ТК РФ);
- незадовільний результат випробування (ст. 71 ТК РФ) і ін.
Оскільки повідомлення пов'язано зі зміною спочатку укладеного трудового договору або припиненням трудового договору, то можливе звернення працівника до трудової інспекції, до суду. Ці органи зажадають всі документи, в тому числі необхідне повідомлення. Завдання кадрової служби полягає в тому, щоб підготувати документ, бездоганний з точки зору його офіційності і дотримання вимог трудового законодавства. Для того щоб повідомлення мало юридичну силу, потрібно, щоб цей документ:
Багато кадрових служби оформляють повідомлення як внутрішній документ, де вказують посаду, прізвище, ініціали працівника, текст з інформацією про майбутні зміни. Такі документи часто не проходять реєстрацію і не мають номера. Нерідко зустрічаються випадки, коли підписують повідомлення працівники кадрової служби, які не є представниками роботодавця, з яким було укладено трудовий договір. Оформлені таким чином повідомлення можуть викликати зауваження перевіряючих (наприклад, трудовий інспекції). Однак найсерйознішим аргументом слід вважати ту обставину, що при судовому розгляді в разі виникнення трудового спору такі документи не будуть розглядатися як докази, особливо якщо на них відсутній підпис працівника про ознайомлення з документом.
Для оформлення повідомлень представляється найбільш раціональним використовувати бланк листа організації, тому що він передбачає всі необхідні реквізити і надає повідомленню офіційний характер.
Текст повідомлень також доцільно складати відповідно до рекомендацій по складанню інформаційних листів: в першій частині викладати умови або причини, а в другій - пропозиції або рішення. При недотриманні цих рекомендацій повідомлення може виявитися позбавленим юридичної сили і вже не зможе бути доказом перед-прежденія працівника про майбутні дії роботодавця.
Доповідна записка складається з метою отримати згоду керівника на рішення про переведення працівника на іншу роботу, посаду, в інший структурний підрозділ, про його заохочення або про накладення дисциплінарного стягнення. Тому в тексті записки не тільки викладаються якісь факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.
Доповідні, які використовуються в межах однієї організації, зазвичай оформляють на комп'ютері, проте часто їх пишуть від руки.
