У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ роблять лише по описам і відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, узгодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Беручи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується в прийманні справ на всіх примірниках річних розділах опису, вказує дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, інші залишаються в архіві.
У невеликих за структурою і штатною чисельністю організаціях, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт, відповідаючи за збереження документації і своєчасну здачу її в державний архів.
Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін, склад переданих документів, порядок і терміни передачі документів на постійне або депозитну зберігання.
Організація може скоротити термін зберігання документів в своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самої організації.
При здачі справ на державне зберігання організація надає до державного архіву:
- відношення на ім'я керівництва державного архіву із зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
- опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
-історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
- довідку про неповну збереження документів (якщо будь - які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номера опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформляється актом. Організація - здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації та зберігаються постійно в діловодної службе.3. Зберігання документів в електронному вигляді
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається в загальних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
· Профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
База даних про документах формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій або електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
Мінімальний термін зберігання документів встановлено Федеральним законом про "Про бухгалтерський облік" - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом терміну зберігання носіїв інформації.
Таким чином, організації, що повністю перейшли на безпаперовий документообіг, мають можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Автоматизовані технології дозволяють істотно прискорити діловодних операції з підготовки справ до архівного зберігання.
Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter