1. Експертиза цінності документів - відбір документів на дер-дарственное зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв. Для визначення строків зберігання документів, підготовки документів до архівного зберігання і відбору документів для знищення на підприємстві створюється експертна комісія (ЕК). ЕК призначається наказом руково-дителя підприємства і складається не менше ніж з 3-х чоловік.
Зразковий склад ЕК:
• заст. директора (головний бухгалтер);
• провідний спеціаліст (юрист, працівник служби делопроізвод-ства, відділу кадрів, архіву);
ЕК є дорадчим органом. Її рішення зі збер-ня або знищення документів набирають чинності після їх затвердження керівником підприємства.
Підприємства, що входять до будь-якої галузеву систему, ис-товують в роботі по визначенню термінів зберігання документів галузеві переліки, наприклад перелік Міністерства фінансів, перелік Міністерства охорони здоров'я і т. П.
ЕК підприємства розглядає кожну справу, знаходить в переч-ні термін зберігання і проставляє його на обкладинці. Встановлювати терміни зберігання справ тільки по їх заголовкам на обкладинці справи нель-зя. Справи проглядаються полистно, щоб не було помилок. Термін зберігання може бути також встановлений за номенклатурою справ.
Залежно від значимості документів в переліках установ-лени наступні терміни зберігання: 1 м 3 м 5 л. 10 л. 15 л. 50 л. 75 л. і постійно.
Термін зберігання "ДМН" (до відпадання потреби) означає, що документ має обмежене практичне значення. Термін зберігання в цьому випадку визначає саме підприємство, виходячи з практичної цінності документації, але він не мо-же бути менше одного року.
За документами, терміни зберігання яких не передбачені переліками, ЕК виносить свій висновок про тривало-сті їх зберігання з урахуванням важливості документів, необхідно-сти їх використання в довідкових цілях, звернення до них у разі виникнення суперечок, позовів, претензій.
В результаті роботи ЕК документи поділяються на 3 групи:
• Документи, що передаються в архів (з терміном зберігання - понад 10 років);
• Документи, необхідні для подальшого використання в діловодстві (з терміном зберігання - до 10 років включи-тельно);
• Документи, що підлягають знищенню (з простроченим терміном зберігання та втратили практичне значення).
3. До документів, що передаються до архіву, відносяться:
• статут, установчий договір, рішення про створення товариства;
• свідоцтво про державну реєстрацію;
• документи, що підтверджують права товариства на майно, яке перебуває на його балансі;
• положення про філіях або представництвах суспільства;
• річні фінансові звіти;
• документи фінансової звітності, що подаються в государ недержавні органи управління;
• протоколи загальних зборів акціонерів, засідань ради ді-ректорів, ревізійних комісій, колегіальних виконай-них органів (правління, дирекції);
• акти ревізій, перевірок суспільства аудиторськими, ревізійними комісіями або органами державного, муніципального фінансового контролю;
• внутрішні документи товариства, які затверджуються спільним зібрав-ням акціонерів або іншим органом управління суспільством;
• документи з особового складу підприємства;
• інші документи на розсуд загальних зборів акціоні-рів або ради директорів.
Документи по особовому складу (особисті справи, особові картки ф. № Т-2, книги обліку співробітників, особові рахунки по зарпла-ті) зберігаються 75 л. керівників підприємства - постійно.